Как бухгалтерия перечисляет зарплату на карту

Перечисление заработной платы на карту работника осуществляется бухгалтерией организации в установленном законодательством порядке. В статье представлены особенности и нюансы оформления. Перечисление зарплаты на банковскую карту в 2019 году – самая распространенная форма оплаты труда. Как организации начать работать с безналичной формой оплаты труда, какие подводные камни встречаются в этом вопросе? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Важные нюансы

• НДФЛ.

Перечисление зарплаты на банковскую карту сотрудника обязывает не позднее следующего операционного дня произвести уплату НДФЛ: так как выплата денежных средств на карту является их фактической выдачей, отсутствие перечисления подоходного налога – прямое нарушение положений п. 6 ст. 226 НК РФ.

Подробней о сроках уплаты налога и иных платежей в бюджет см. в материале «Что нужно знать о сроках уплаты налогов».

• Перечисление зарплаты на банковскую карту по заявлению сотрудника в счет третьих лиц.

В случае если в трудовом договоре указан данный пункт и присутствует заявление от работника с просьбой перечисления заработной платы третьим лицам, организация имеет право выполнить данную операцию (ч. 5 ст. 135 ТК РФ). Это могут быть, например, перечисления в банки (в счет погашения кредитов), физическим лицам (займы, взаиморасчеты). Для корректности проведения данной операции заявление работника должно содержать следующую информацию: получатель, платежные реквизиты, назначение платежа, сумма (удобнее, чтобы сумма формировалась как процент от начисленной зарплаты) и срок, в течение которого должны производиться выплаты.

ВАЖНО! Чтобы избежать неприятных ситуаций при проверке организации контролирующими органами, не рекомендуется перечислять 100% заработной платы третьим лицам.

Какие еще трения могут возникнуть у работника и работодателя, см. в материале «Материальная ответственность работодателя перед работником».

Обязательно ли?

Согласно норме, прописанной в ТК РФ, выплата заработка производится по месту осуществления трудовых функций или может быть перечислена на банковский счёт подчинённого, если одновременно выполняются два условия.

А именно:

• такая возможность предусмотрена локальным актом организации;
• имеется письменное обращение сотрудника с указанием реквизитов для совершения финансовой операции.

Таким образом, выбор способа передачи денежных средств осуществляется по соглашению сторон.

Перечисление зарплаты на банковскую карту в 2019г.: порядок действий

1. Составление реестра на перечисление зарплаты.

В реестре обязательно должны отражаться следующие данные:

• Ф. И. О. сотрудников;
• номера лицевых счетов;
• суммы для зачисления;
• назначения платежей;
• реквизиты банка.

Реестр должен быть подписан уполномоченными лицами организации и иметь оттиск печати. Форма реестра устанавливается каждым банком самостоятельно и согласовывается при подписании договора на подключение к зарплатному проекту.

Порядок представления и заполнения зарплатного реестра и платежек установлен пп. , , , приложением 1 к положению ЦБ РФ от № 383-П.

Большинство банков используют специальное программное обеспечение для составления и отправки реестра, что позволяет сократить время составления самого реестра и не допустить опечаток в реквизитах.

2. Подача реестра в банк.

Правила документооборота требуют, чтобы организация предоставляла в банк 2 реестра на перечисление заработной платы, но при наличии электронного документооборота между банком и организацией, как правило, в этом нет необходимости.

3. Составление платежного поручения и отправка его в банк.

В платежном поручении в поле «Получатель» указывается банк, а в назначении платежа – номер и дата реестра.

ВАЖНО! Большинство банков для проведения расчетных операций по перечислению заработной платы открывают дополнительные счета, поэтому при составлении платежного получения надо проверить правильность указания «зарплатного» счета.

4. Получение от банка реестра с отметкой об исполнении.

Этот пункт важен для организаций, передающих реестры на выплату заработной платы в банк на бумажном носителе, потому что без отметки об исполнении реестр считается неисполненным, а заработная плата – неперечисленной. Если же реестр отправляется в банк через специальную программу, то после зачисления заработной платы сотрудникам в программе приходит уведомление и реестр отражается как «Исполненный».

Какую карту выбрать для зарплаты работнику: оформленную лично или предоставленную компанией?

Работодатель не имеет права принуждать сотрудника соглашатьсяна перечисление зарплаты на карту. Исходя из толкования ч. 3 ст. 136 ТК РФ, только заявление работника с указанием реквизитов кредитной организации является основанием для выплаты ему зарплаты по безналичному расчету.

Безусловно, когда вновь принятый работник подписал трудовой договор, в котором предусмотрен перевод денег на его лицевой счет в банке, это означает, что согласие по данному вопросу между ним и работодателем достигнуто. Соответственно, в такой ситуации необходимости писать заявление нет.

Иначе обстоит дело в ситуации, когда работнику ранее выдавали вознаграждение через кассу организации и получать его иным образом он не желает. В таком случае бухгалтеру компании придется проводить выдачу денег прежним способом — наличными.

Работник также имеет право самостоятельно выбрать банк-эмитент, услугами которого он желает пользоваться для получения зарплаты. Для этого потребуется подать работодателю соответствующее заявление с указанием реквизитов счета и самого банка. В случае смены финансовой организации сотрудник обязан письменно уведомить работодателя о новых реквизитах, но не позднее 5 рабочих суток до дня, в который будет производиться перечисление зарплаты (ч. 3 ст. 136 ТК РФ).

Перечисление заработной платы на карту работника в 2019 году

Согласно действующему законодательству для перечисления вознаграждения за труд непосредственно на банковский счёт служащего необходимо следующее:

• зафиксировать возможность такого способа расчётов с персоналом в локальном документе компании;
• получить от сотрудника заявление с указанием реквизитов для осуществления операции.

Работник вправе самостоятельно определить кредитную организацию и сменить её, если посчитает нужным.

Кроме того, готовится проект о наказании лиц, препятствующих свободе выбора. Планируется, что Госдума рассмотрит его осенью этого года.

Кто может стать инициатором?

Любая сторона трудового либо коллективного договора вправе потребовать включения условия о перечислении зарплаты на карту.

Вместе с тем, изменить документ можно только по взаимному согласию.

На какую можно?

Кодекс разрешает работнику самостоятельно выбирать кредитную структуру для обеспечения безналичной выплаты жалования и менять банк по своему усмотрению.

Пластиковая карта, прикреплённая к счёту, – всего лишь носитель информации, позволяющий осуществлять финансовые операции.

Она может быть любого вида, так как это не влияет на процедуру зачисления средств.

Если есть зарплатный проект

Нередко возникает ситуация, когда новичка не устраивает банк, с котором у компании оформлено соглашение о переводе вознаграждения за труд на карточные счета служащих (зарплатный проект).

В этом случае ТК РФ позволяет написать заявление об изменении реквизитов для перечисления средств.

Обращение нужно представить не позднее пяти дней до даты, когда должна быть проведена финансовая операция.

Без зарплатного проекта

Если работник хочет, чтобы жалование отправлялось непосредственно на его счёт, и такая возможность уже предусмотрена в трудовом либо коллективном соглашении, то ему достаточно передать свою просьбу в письменной форме.

На карту другого человека (мужа/жены/родственника)

ТК РФ допускает возможность перечисления зарплаты на чужую карту по заявлению работника, если это предусмотрено локальным актом организации.

Сотрудник вправе самостоятельно распоряжаться собственными средствами, представив в бухгалтерию соответствующее обращение.

Чтобы минимизировать риски, важно правильно подготовить следующие документы:

• заявление, форма которого является свободной, вместе с тем, в нём обязательно указывают реквизиты, сумму, срок, период и основание для перечисления;
• к трудовому договору составляется допсоглашение, которое включает ссылку на 313 статью ГК РФ, регламентирующую соответствующее право служащего, порядок расчётов, размер и дату платежа, ответственность сторон;
• третьему лицу передаётся уведомление, позволяющее распознать поступившие средства;
• в банк направляется поручение об исполнении платежа с указание реквизитов получателя и документа, являющегося основанием для финансовой операции.

На кредитную

Сотрудник вправе потребовать перечисления зарплаты на свою персонифицированную пластиковую карту, подтверждающую наличие банковского счёта, с которого происходит списание средств для погашения займа.

Но при этом ему необходимо учесть, что:

• за снятие наличных чаще всего предусмотрена комиссия;
• работодатель вряд ли возьмёт на себя покрытие дополнительных издержек.

На личную карту сотрудника

Если в локальном акте компании закреплена возможность перечисления зарплаты на банковский счёт работника, то он вправе самостоятельно выбрать кредитную организацию для осуществления операций и в дальнейшем заменить её по своему усмотрению.

Правда, иногда случаются нестандартные ситуации. Например:

Служащий неожиданно скончался и осталось невыплаченное вознаграждение за фактически отработанный период. После смерти подчинённого его соглашение с компанией больше не действует. Перечисление средств на выбранный счёт невозможно. В этом случае необходимо руководствоваться ст.141 ТК РФ, которая устанавливает порядок выдачи денег близким умершего.

Зарплату несовершеннолетнего ребенка

Для лиц, не достигших 18 лет, ГК РФ установлены разные уровни дееспособности.

В связи с этим можно выделить две категории работников:

• дети, которым уже исполнилось 14, могут самостоятельно открывать банковские вклады и распоряжаться средствами в пределах своего заработка;
• малолетние граждане, сделки от имени которых совершают законные представители.

Таким образом, в первом случает зарплату можно будет перечислять на дебетовую карту, зарегистрированную непосредственно на имя сотрудника, а во втором счёт придётся открыть на его родителя или опекуна.

На пенсионную (социальную)

Лицам, претендующим на денежное обеспечение в связи с наступлением определённого возраста или потери здоровья, нередко предлагают финансовые продукты на льготных условиях.

Например, в Сбербанке пенсионная карта обслуживается бесплатно, а на остаток начисляется 3,5% годовых. Пополнение возможно безналичным переводом средств, в том числе, через сторонние учреждения.

Чтобы получать на такой счёт зарплату необходимо обратиться с соответствующим заявлением в бухгалтерию организации.

Информация про виды премий и их различия поможет вам разобраться в данном вопросе.

Форму приказа о предоставлении отпуска работнику вы найдете здесь.

Кто контролирует сроки выплаты заработной платы? Узнайте тут.

Как оформить документально?

Для правомерности выплаты жалования в порядке безналичного расчёта необходимо подготовить:

• дополнительное соглашение к договору с сотрудником (если такая форма вознаграждения за исполнение обязанностей не была предусмотрена ранее);
• письменное согласие работника.

Какие реквизиты требуются?

Стандартного бланка заявления о перечислении причитающегося заработка на указанный счёт нет. Документ заполняется в свободном порядке.

Вместе с тем он обязательно должен содержать следующие данные:

• название кредитной организации;
• БИК;
• номер расчётного и корреспондентского счетов;
• ФИО получателя.

В одном банке

Для работника, планирующего перевод жалования на свою карту в полном объёме, других реквизитов, кроме указанных выше, не потребуется.

В разных банках

Если сотрудник решил разделить заплату на части и отправить их на счета в нескольких учреждениях, то в первую очередь ему необходимо заручиться согласием работодателя.

Дело в том, что по закону можно заменить финансовую структуру, а не добавить ещё одну.

В заявлении потребуется указать следующую информацию:

• названия банков;
• номера счетов;
• размеры денежных сумм;
• даты перечисления;
• период исполнения.

Образец заявления (согласия)

Приказ (образец)

Бухгалтерское оформление

Если в организации для выдачи зарплаты используются пластиковые карты, то необходимо составить только расчётную ведомость.

При этом в банк направляются следующие документы:

• реестр с информацией о сотрудниках, банках, суммах, подлежащих перечислению, номерах и датах платёжек, их количестве;
• поручения на перевод средств и НДФЛ.

Назначение платежа

В поле 24 необходимо указать текстовое пояснение не более 210 символов:

Перечисляется зарплата за март 2019 года по реестру №6 Сумма 95015-85.

Платежное поручение (образец)

Чтобы правильно подготовить документ, потребуется аккуратно заполнить реквизиты получателя и графу назначение платежа:

Проводки

В соответствие с Инструкцией выплата зарплаты на карту отражается по дебету счёта 70 (расчёты с персоналом по оплате труда) и кредиту счёта 51 (расчётные счета).

Учёт расходов на ведение

Как правильно учесть затраты на изготовление обслуживание пластиковых носителей показано в таблице:

Преимущества и недостатки

С развитием информационных технологий компании всё чаще стараются организовать расчёты по оплате труда с использованием банковских карт.

На сегодняшний день этот способ широко распространён среди хозяйствующих субъектов и признан достаточно удобным.

Вместе с тем у него имеются как положительные, так и отрицательные особенности.

Для работника

Отношение к безналичным выплатам неоднозначно и зависит от конкретной жизненной ситуации.

Например, если на счёт сотрудника обращено взыскание, поступившие средства могут быть изъяты для её погашения.

В таблице, представленной ниже, собрано несколько таких плюсов и минусов:

Для работодателя

Среди компаний широко распространена практика осуществления выплат персоналу посредством использования пластиковых карт. Это позволяет снизить затраты и упростить процедуру передачи денег.

Вместе с тем, чтобы наладить систему безналичных расчётов с подчинёнными придётся приложить некоторые усилия:

• получить письменное согласие каждого работника;
• внести необходимые изменения в локальные акты компании;
• заключить с кредитной структурой договор, в котором прописывается порядок открытия счетов для сотрудников и выдачи им пластиковых карт;
• собрать и представить в финансовое учреждение необходимый пакет документов;
• оплатить комиссию за осуществление операций;
• производить перечисления в соответствии с нормами ТК РФ, чтобы деньги поступали работникам в сроки, установленные законодательством;
• для каждого сотрудника составлять расчётный листок, содержащий информацию относительно общей суммы выплаты, её составных частей, а также всевозможных начислений и вычетов;
• исполнять обязательства по удержанию НДФЛ не позднее дня списания средств со счёта фирмы и отправлять налог в бюджет в течение суток после перевода жалования работникам.

Образец приказа о премировании сотрудников (2018) вы найдете в нашей статье.

Про лишение работника премии вы можете узнать тут.

Как работодателю организовать перевод заработной платы на банковскую карту сотрудника?

Нормами трудового или коллективного договора может быть установлено условие о выплате ЗП не только наличными в месте, где лицо выполняет свою трудовую функцию, но и посредством перевода денег в банк (ч. 3 ст. 136 ТК РФ). Но в любом случае выплаты должны осуществляться как минимум 2 раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Практически любой банк в перечне своих услуг предусматривает для юридических лиц и ИП специальную возможность — зарплатный проект. Инициатором заключения договора о данном виде обслуживания выступает работодатель. Приняв решение о выплате заработной платы «по безналу», работодатель должен предпринять следующее:

• обратиться в финансовую организацию с намерением заключить договор;
• подготовить документы: список трудящихся, их заявления об открытии счета и копии паспортов, учредительные, а также иные документы компании, которые могут быть запрошены банком дополнительно;
• заключить договор о перечислении заработной платы и обслуживании лицевых счетов сотрудников;
• организовать выдачу банковских карт работникам.

Положения о том, что выплаты работнику будут осуществляться путем перевода на банковский счет, должны быть отражены в локальных нормативных актах компании, в коллективном договоре, а также трудовых контрактах. В случае если такие условия вносятся в порядке изменений, они оформляются соответствующими дополнительными соглашениями (ст. 44, 72 ТК РФ).

Какие документы необходимы для реализации зарплатного проекта?

Правила перевода денежных средств между банками и организациями (ИП или гражданами) отражены в одноименном положении, утвержденном Банком России № 383-П (далее — Положение).

Предоставить в банк документы представитель работодателя может лично — в бумажном виде или посредством электронного документооборота (п. 1.9 Положения). Документы должны быть следующие:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

1. Реестр заработных выплат, подлежащих перечислению в банк по согласованной с ним форме (далее — реестр). В реестре указываются данные о кредитных организациях, дата перечисления, Ф. И. О. сотрудников, их лицевые счета и суммы выплат (а также дополнительная информация, необходимая для проведения операций) (п. . Положения).
2. Платежные документы. Правила их оформления, а также порядок перечисления денег регулируются Положением. Стоит отметить, что сумма выплат в реестре обязательно должна совпадать с итоговой суммой расчетного документа (п. Положения).

Реестр составляется при массовом перечислении выплат. Если выдавать вознаграждение нужно только одному сотруднику, достаточно предъявить в банк отдельное платежное поручение, заполненное в отношении этого получателя.

Нормативная база

Согласно ТК РФ вознаграждение за осуществление трудовых функций имеет денежную форму в валюте Российской Федерации.

Выплата допускается в ином виде, если выполняются требования, приведённые ниже:

• способ расчёта зафиксирован в локальном акте компании;
• имеется соответствующее заявление служащего;
• нет противоречий с действующим законодательством.

Таким образом, чтобы перечисление заработной платы на карту работника было правомерным необходимо придерживаться следующего алгоритма:

• зафиксировать возможность безналичного способа расчётов в трудовом или коллективном соглашении;
• заключить договор банковского счёта, позволяющий кредитному учреждению выполнять распоряжения клиента относительно финансовых операций;
• согласовать с сотрудником реквизиты для перевода средств.

Обязательства не считаются погашенными в срок, если деньги были отправлены без письменного разрешения служащего.

В этом случае к работодателю применяются санкции, установленные законодательством:

• взыскание финансовой компенсации, рассчитанной по ставке рефинансирования;
• административная ответственность в виде штрафа или дисквалификации.

Подача документов в банк для подключения организации к зарплатному проекту

В большинстве случаев банком, с которым организация намерена заключить соглашение о зарплатном проекте, является тот, где она имеет расчетный счет. Для своих клиентов банк не только делает льготы при выпуске карт, но и снижает комиссию на перевод средств или предлагает иные выгодные условия. Сторонние же банки, не получая текущей выгоды от клиента, будут стремиться получить прибыль из расходов по проекту.

В зависимости от политики банка процедура подачи документов может быть несколько различной, но основной список документов везде примерно одинаков:

• заявление на предоставление услуги по переводу денежных средств в рамках зарплатного проекта (по форме банка);
• список сотрудников организации (Ф. И. О., должность);
• персональные данные сотрудников (Ф. И. О., дата рождения, реквизиты паспорта данные, сведения о регистрации по месту жительства);
• положение о заработной плате организации с указанием сроков выплат;
• информация о сотруднике, уполномоченном решать оперативные вопросы по зарплатному проекту: доверенность, копия документа, удостоверяющего личность данного сотрудника

Помимо указанных бумаг банк может затребовать копии учредительных документов, штатное расписание, альбом подписей доверенных лиц и т. д.

ВАЖНО! Стоит помнить, что передача в банк информации о сотрудниках попадает под действие закона «О защите персональных данных» от № 152-ФЗ, поэтому, чтобы не возникало спорных ситуаций у организации со своими сотрудниками, необходимо собрать с них согласие на обработку персональных данных и передачу их в банк.

После передачи указанных документов с банком заключается договор на подключение организации к зарплатному проекту, производится выпуск пластиковых карт для сотрудников, а фирма получает специальное программное обеспечение для формирования зарплатных реестров.

Что говорит закон?

Нормативные акты

Согласно Конституции РФ любые трудовые отношения регулируются законом и другими правовыми документами, в том числе, Трудовым Кодексом, постановлениями Президента и Правительства, федеральными законами.

Регулирование системы оплаты труда с применением пластиковых карточек осуществляется следующими нормативными документами:

• трудовыми контрактами;
• Трудовым (ст. 44,136,73), Гражданским (гл.45,46), Налоговым Кодексами;
• Положениями Центрального Банка страны о порядке проведения безналичных расчетов физическими лицами (№ 222 от ) и о выпуске (эмиссии) банковских карт и совершаемых с их использованием операциях (№ 266 от ).

Согласно статье Трудового Кодекса России работодатель осуществляет выплату зарплаты своим работникам в срок и в объемах, устанавливаемых контрактами (коллективным) и положениями трудового распорядка компании, не противоречащих законам страны.

Работодатель должен производить своевременную выдачу полагающейся работникам зарплаты через кассовое отделение компании либо иным способом, в том числе посредством выплат на банковскую карту. Организация осуществляет перевод денег на основании письменного согласия самого сотрудника.

Порядок, определяющий нюансы зачисления заработка на банковский картсчет, нормативами или законами страны не определен.

Но в любом случае предприятие обязано соблюсти пункты законов страны (положений Трудового Кодекса о порядке и периодах выплаты заработка, статей Налогового Кодекса о получении дохода и об особенностях налоговых расчетов, порядке уплаты налогов).

Это значит, что выдача зарплаты в любом виде должна производиться не менее 2-х раз ежемесячно, при этом сотрудник имеет право в письменном виде получать информацию обо всех видах начислений и произведенных удержаний из причитающихся ему денежных средств. Несоблюдение порядка выдачи заработка компанией влечет административную ответственность согласно Кодексу страны об административных правонарушениях, которая выражается в наложении денежных штрафов либо в приостановлении деятельности компании.

Деятельность предпринимателя можно начать на чужие деньги. Читайте, как получить грант на развитие малого бизнеса.

Открыть детский центр развития под силу даже новичкам. Инструкция здесь.

Обязательно ли?

В соответствии со статьей ТК РФ выплата работнику заработанных средств должна выполняться по месту его занятости или переводиться по предоставленным им реквизитам для перечисления согласно положениям и условиям, устанавливаемым коллективным соглашением.

Зачисление заработка на банковский счет в случае отсутствия положений, регулирующих перевод средств, в контракте или в случае отсутствия в письменном виде волеизлияния работника (заявления) являются нарушением законодательства страны в части, описывающей место и способы выплаты заработанных денег.

Безосновательное направление заработка работника на карточку в банковское учреждение в правовом смысле не может считаться выдачей заработка и влечет за собой уголовную ответственность.

Положение о возможности выдачи заработанных средств путем зачисления на банковскую карточку должно отражаться в трудовом контракте. Или  данная процедура может оформляться приложением (дополнительным соглашением) к нему, а также фиксироваться в личном заявлении работника. В такой ситуации у работодателя появляется законное основание для указанного метода проведения расчетов с сотрудниками.

Если работник организации отказывается от получения зарплаты через пластиковую карточку, работодатель не имеет законного основания заставлять его написать заявление с согласием. В таком случае работодатель должен принять меры к обеспечению получения сотрудником заработанной суммы денег из кассы.

Подготовка к работе по зарплатному проекту

Перечислять заработную плату на банковскую карту работника работодатель имеет право только при наличии его согласия и строго на указанные работником реквизиты (ст. 136 ТК РФ).

Как соблюсти все нормы трудового законодательства в этом вопросе?

1. В случае если на предприятии ранее не практиковалось перечисление зарплаты на банковскую карту:

• Подготовить локальный акт/положение о переводе коллектива на зарплатный проект с указанием даты, с которой все расчеты будут производиться в безналичной форме.
• Предусмотреть пункт о форме и порядке выдачи заработной платы в коллективном и трудовом договорах (подписать с коллективом и каждым отдельным сотрудником).

Подробнее о составляющих частях положения об оплате труда вы можете узнать здесь.

Многие банки производят бесплатный выпуск пластиковых карт при подключении к зарплатному проекту или осуществляют его на льготных условиях. В любом случае расходы на выпуск карт и последующие транзакции денег для зачисления заработной платы будут существенно меньше расходов на ее выдачу через кассу предприятия, поскольку исключают комиссию за выдачу денежных средств на выплату заработной платы, расходы на транспортировку денег до кассы предприятия, а также снижают занятость кассира предприятия или вовсе исключают эту ставку.

2. В случае если на предприятии уже существует зарплатный проект, при приеме нового сотрудника следует:

• Уведомить его о существовании на предприятии зарплатного проекта в рамках выбранного компанией банка.
• Предложить сотруднику открыть карту в рамках уже существующего зарплатного проекта или попросить сотрудника предоставить реквизиты его банковской карты/счета для перечисления заработной платы.

Как правило, организации выгоднее присоединить принятого сотрудника к текущему зарплатному проекту, затратив средства на выпуск карты, чем создавать реестр и перечислять индивидуально ему выплаты в сторонний банк. Но отказать работнику в перечислении выплат на карту в любом выбранном им банке работодатель не вправе (ст. 3 закона от № 333-ФЗ).

ВАЖНО! Навязывать работнику банк для получения заработной платы категорически запрещено. За это предусмотрены санкции до 5 000 руб. на должностных лиц и до 50 000 руб. для юрлиц. Подробности читайте в материале "Навязывание банка для зарплаты: какой штраф"

Методика перехода на карточную систему

Выпуск пластиковых карт, предназначенных для сотрудников компаний, осуществляется с учетом правил, регулируемых инструкцией ЦБ РФ о выпуске (эмиссии) банковских карточек и об операциях, совершаемых посредством платежных документов.

Банк и предприятие подписывают соглашение с указанием конкретных условий для открытия счетов (карточных) сотрудников компании и для предоставления пластиковых карт.

Подписание документа с банком производится компанией от лица юридической организации (для возможности дальнейшего учета расходов на осуществление карточного проекта, расходов по обслуживанию (комиссии) в составе расходов организации для налогообложения).

Документация для банка

Для заключения соглашения предприятие передает в банковское учреждение требуемый пакет документов, перечень которого связан с наличием расчетного счета компании в данном учреждении.

Когда у предприятия в банке, с которым предполагается заключение соглашения о переводе заработков на пластиковые карты, действует расчетный счет, то требуется предоставление:

• письменного согласия каждого работника на зачисление денег на карту,
• списка сотрудников компании,
• графика по выплатам зарплаты, заверяемого руководством предприятия,
• персональных сведений о сотрудниках,
• информации об ответственном работнике, полномочия которого включают разрешение вопросов, возникающих при выполнении условий договора (главный бухгалтер, сотрудник отдела кадров).

Если компания не является клиентом этого банка, последний имеет право потребовать предоставление учредительных документов и подтверждение полномочий ответственных лиц.

При этом размер комиссионного банковского вознаграждения будет больше.

Еще один вариант предусматривает открытие карточных счетов самими работниками в выбранных ими банковских учреждениях. Расходы (по открытию и ведению счетов) возмещаются работниками компании путем удержания комиссионного вознаграждения из зачисляемой зарплаты.

Банк производит открытие для каждого работника карточного счета, осуществляет выдачу пластиковых документов и их ведение (обслуживание). Банковские карточки являются принадлежностью (собственностью) выпустившего их учреждения и передаются держателям в пользование (временное).

Оповещение персонала

Руководство компании, приняв решение о начале работы по зарплатному проекту, издает соответствующий приказ о начале действия безналичной формы оплаты труда с указанием конкретной даты.

Приказ может содержать затрагивать следующие аспекты исполнения решения:

• назначение лиц, ответственных за внедрение карточной системы выдачи зарплаты;
• изменение в положении, касающемся порядка начисления и выплаты заработка;
• изменения в должностных инструкциях сотрудников бухгалтерии;
• изменение в должностных инструкциях сотрудников кадрового подразделения в части приема или увольнения работников, передачи соответствующей информации в банк.

Содержание приказа должно быть доведено до сведения каждого работника, который должен расписаться в сопроводительном листе ознакомления (к приказу). После чего изменения в способе выплаты заработка прописываются в контрактах с работниками, в приложениях к ним или в коллективном соглашении.