Как хранить личные дела сотрудников в организации

Как производится формирование и хранение личных дел сотрудников в отделе кадров. Что входит в его состав, что с ним следует делать после увольнения работника. Что такое личное дело работника? Как формируется: необходимые документы, практика делопроизводства. Образцы оформления внутренней описи и листа-заверителя. Ответственность за ведение личных дел и их срок хранения.

Состав личного дела

Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:

• анкета;
• заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 Федерального закона от № 79-ФЗ);
• копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от № 609.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Скачать

Состав личных дел сотрудников

Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие. В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов (распоряжений, заявлений), хранящихся на постоянной или временной (более десятилетия) основе.

Сроки хранения определены Минкультуры в приказе от 25 августа 2010 г. № 558.

Элементы можно классифицировать следующим образом:

1. предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;
2. возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
3. заверяющие факт прекращения рабочих отношений.

К первым относят:

1. библиографическую анкету;
2. резюме;
3. рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
4. копии удостоверения личности и страхового номера персонального счета;
5. документацию об образовании,
6. документацию воинского учета;
7. подтверждение наличия либо отсутствия факта тюремного заключения, незакрытого уголовного преследования либо его прекращения (требуется для претендования на должность, к которой не допускаются судимые граждане, а также подвергавшиеся или подверженные преследованию со стороны уголовных структур);
8. заявление о трудоустройстве;
9. справки медицинского характера (важны при приеме на работу граждан, не достигших совершеннолетнего возраста и в иных, предусмотренных ТК, случаях);
10. трудовой контракт;
11. персональную карточку ф. Т-2;
12. копию локального распорядительного акта о трудоустройстве.

Под вторыми подразумевают:

• копии брачного свидетельства;
• свидетельство о появлении на свет ребенка;
• водительские права;
• копию договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• рабочие инструкции;
• допсоглашения к трудовому контракту;
• копии приказов о внутренних перемещениях и переводах;
• подтверждения систематического прохождения медосмотров;
• документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности;
• соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если штатная единица имеет к ней доступ);
• листы аттестации;
• свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации;
• докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т.д.

Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства.

Что касается трудовой книжки, то в личное дело можно вкладывать исключительно ее копию, но не оригинал, поскольку он считается бланком строгой отчетности, который полагается хранить в специальных условиях (специально оборудованных помещениях, к примеру) и выдавать по заявлению.

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от № 79-ФЗ, Указ Президента от № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже).

Формирование и ведение документа

Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение (решение Росархива от 06 февраля 2002г.).

Они могут заводиться на весь коллектив или на определенные должности (зачастую, на руководящие). Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность (зачастую – сотрудник отдела кадров). При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

На штатные единицы, к которым не предъявляются специфические требования (технический персонал, к примеру), личные дела зачастую не заводятся.

На практике для открытия личного дела требуется:

• папка — скоросшиватель с твердой картонной обложкой;
• дырокол;
• пакет документов.

Общие положения по формированию следующие:

• наличие титульного листа, пример которого можно найти в 11-м Приложении к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), с номером дела согласно регистрационного журнала (при ведении нумерации), данными подчиненного, датами открытия и закрытия документа (являются, следовательно, датами издания приказа о приеме и увольнении), номерами трудовой и медицинской книжек, количеством страниц содержимого (графа заполняется при передаче дела в архивное учреждение) и периодом хранения (прописывается при закрытии дела). Фотография не обязательна;
• наличие описи содержания, пополняемой в случае изменения рабочего статуса подчиненного (Приложение 10 Правил).
• размещение документации в следующем порядке: карточка ф. Т-2, анкета, резюме, копии образовательных и личных документов, заявление и приказ о трудоустройстве, трудовой контракт, документация, свидетельствующая о перемещениях внутри организации (в хронологическом виде), материалы об окончании трудовой деятельности. Последним подшивается копия локального распоряжения о расторжении трудового контракта.

Кроме этого, нецелесообразно включать в личное дело более 1-го экземпляра каждого документа ввиду того, что его объем не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

Листы нумеруются (арабскими цифрами карандашом или нумератором в правом верхнем углу).

Завершается формирование личных дел сшиванием и проставлением печати организации.

После этого оно подлежит регистрации в журнале учета. Его форма нигде не определена, поэтому он может составляться в произвольном виде.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

• какие документы входят в состав ЛД;
• кто формирует ЛД;
• где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

• они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
• если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
• если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
• как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

• на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
• трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Порядок работы с документом

При ведении личных дел следует помнить о конфиденциальности данных подчиненных, обусловленной президентским указом № 188 от 06 марта 1997 г.

Запрещено подшивать в папку документацию, содержащую информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности трудящегося (ст.8 ФЗ № 119 от 31 июля 1995 г). Получение и обработка работодателем первых сведений, согласно ст. 24 Конституции, возможны только с письменного согласия работника.
Все персональные данные следует уточнять лично у подчиненного. Если получить их можно только у третьей стороны, работника заранее об этом уведомляют с целью получения от него согласия в письменном виде. Для этого ему сообщается о целях, источниках, способах получения, содержании подобной информации и последствиях отказа.

Чтобы обезопасить себя, следует в уставных документах отразить перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

Ознакомиться со своим личным делом имеет право и сам работник. В некоторых компаниях это происходит ежегодно, один раз и в обязательном порядке, под расписку в карточке, прилагаемой к делу.

Запрещена передача информации сторонним лицам, за исключением правоохранительных и медицинских работников по факту официального запроса первых и в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника вторыми, а также их хранение в структурных подразделениях, не являющихся юрлицом и не относящихся к работодателю.

Учет документов должен производиться по одному из следующих методов:

1. в номерном порядке;
2. в алфавитном порядке;
3. по разделам согласно наименованиям подразделений организаций, а внутри них — одним из вышеуказанных способов.

Также разрешено хранить личные дела в составе нарядов — алфавитных групп хранения. При этом в начале наряда вкладывается сводная опись включенных в него документов.

Как правило, отдел кадров хранит только дела работающих членов коллектива, а документы уволенных работников передаются на хранение в архив. Альтернативным вариантом является выдача на руки увольняющемуся в последний день его работы копий документов, подшитых к делу. Целесообразно для этого открыть журнал, в котором работник будет расписываться о факте получения.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Архивный порядок хранения личных дел сотрудников

Архивный порядок хранения личных дел сотрудников

Исполненные после увольнения или смерти сотрудников личные дела передаются на хранение в архив организации. Когда такого архива нет, они хранятся в отделе кадров до того, как будут переданы в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комлектования таких архивов. Перед тем, как дела будут переданы в архив, их соответствующим образом подготавливают. Алгоритм следующий:

папки с документами расшивают и проверяют - при наличии оригиналов изымают копии и дубликаты, канцелярские скрепки и скобы от степлера удаляют;

если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело;

документы группируют по хронологическому признаку — самый ранний располагает сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу;

составляют внутреннюю опись дела;

все листы дела нумеруют, номера проставляются простым карандашом в левом верхнем углу листа, нумерация сквозная, внутренняя опись имеет свою нумерацию;

документы брошюруют и подшивают в обложку их твердого картона;

оформляют и приклеивают на обложку описание дела.

Обложка личного дела, передаваемого на хранение в архив, представлена ниже

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Обложка оформляется в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В соответствии с ней указывается индекс и сроки хранения личных дел. Дата дела — это крайнее сроки тех документов, которые в нем хранятся, то есть — даты приказа о приеме сотрудника на работу и приказа о его увольнении.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Порядок хранения личных дел сотрудников

Порядок хранения личных дел сотрудников

Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

Справка

Текущий порядок хранения личных дел работников

В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам.

Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы.

Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу. Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено. Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги.

Работник, желающий ознакомиться с содержанием своего личного дела, находящегося в текущем хранении, может это сделать только написав соответствующее заявление и получив визу руководителя. Посмотреть документы сотрудник может только в присутствии работника кадровой службы. При обнаружении ошибочных или неточных данных сотрудник должен предоставить документы, на основании которых в личное дело будут внесены изменения.

Обратите внимание: Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт.

После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.

Читайте также:

• Как составить опись дел
• Опись дел
• Оформление личного дела сотрудника

Правила использования архивной информации

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Передать документы в архив нужно не позднее 12 месяцев с момента увольнения.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от  № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

На практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года.

Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от  № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:

• глав предприятий;
• главы предприятия;
• членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
• членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
• сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Нюансы закрытия личного дела и его передачи в архив

Датой закрытия личного дела является дата увольнения сотрудника.

Перед этим проверяется наличие всех документов в папке, нумерация листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем и к ней составляется итоговая запись, в которой, в буквенном и цифровом эквиваленте, указывается количество имеющихся бланков и размер самой описи. Ее нумеруют отдельно.

После этого составляется заверительный лист (Приложение 9 Правил), в котором фиксируются:

• количество страниц (цифрами и прописью);
• объем внутренней описи;
• особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и так далее).

Он также подлежит визированию составителем. Все последующие корректировки ЛД подлежат отметке в нем со ссылкой на соответствующий акт.

Опись подшивается в начале, а лист – в конце дела.

Если в личном деле имеются документы с разными сроками хранения, то дело хранится по максимальному из них.

Ст. 22.1 ФЗ № 125 определяет такие сроки хранения: 50 лет (для дел, открытых с 2003 г.) и 75 (открытых, соответственно, до). На практике, для коммерческих организаций срок – это вторая цифра (согласно п. 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558), для государственных – десятилетие, после чего документ подлежит передаче архивариусу на сохранение в течении все тех же 75 лет.

Личное дело следует передать архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после их завершения в делопроизводстве.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

• все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
• документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
• ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

• личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
• копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
• заявление работника о приеме на работу;
• один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
• копия приказа о приеме на работу;
• заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
• документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
• отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
• копия приказа об увольнении;
• заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

Видео — состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

• все персональные данные работника;
• об образовании работника;
• о стаже работника;
• о родственниках;
• о месте жительства;
• о воинском учете;
• о работе и ее изменениях;
• информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
• информацию об отпусках работника;
• сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

• личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
• все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

• вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
• вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных дел на сохранность документации;
• Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.