Как поставить принтером печать в трудовую книжку

Часто сотрудники отдела кадров не понимают, где на самом деле правильно нужно ставить печать. Вы узнаете, ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу, как и зачем. Подробно разбираем вопрос, какую именно печать ставить в трудовой книжке, ее местоположение, формат, кто ставит. Также нововведения о возможности не использовать печать вообще

Печать в трудовой книжке

Обязательна ли печать?

Постановка печати в трудовой книге не оговорена Трудовым кодексом, однако упоминание об этом есть в инструкции по заполнению трудовых книжек для кадровиков.

Поэтому, следуя пунктам данного документа можно сделать вывод, что наличие печати в документе не только важно, но и обязательно одновременно.

Ведь только печать может придать документу всю его необходимую официальность и законность.

А вот в каких именно случаях ставится печать в документе, поговорим в следующем пункте.

Когда ставится?

Печать ставится в трудовой книжке и это факт, как мы выяснили в предыдущем пункте. Но начинающий кадровик, который еще не ознакомился до конца с инструкцией по заполнению трудовых книжек, наверняка не до конца разобрался в том, какие ситуации предполагают собой постановку печати. Начнем с их обсуждения.

Титульный лист трудовой книжки содержит очень важную информацию о работнике. К примеру, там содержатся сведения о его имени, фамилии, отчестве, дате рождения, образовании и специальности. Для того, чтобы подтвердить эти данные и тем самым доказать, что работник не приписывает себе чужие заслуги, первый официальный работодатель, который заводит работнику трудовую книжку, ставит на титульном листе соответствующую печать.

Что касается печатей в бланке трудовой, то здесь она имеет место быть сразу в нескольких случаях.

Так печать ставится в обязательном порядке при приеме гражданина на работу.

Также, постановка печати обязательна в случае, если работник был награжден или поощрен и об этом упоминалось в трудовой книжке.

В случае если работник был переведен или перемещен, также оставляем печать.

Если работник был уволен, мы тоже удостоверяем запись об этом в трудовой книжке печатью.

Последний случай, который тоже заверяется печатью трудовой, это случай когда изменено наименование организации.

Тогда в трудовую вносится упоминание об этом и ставится соответствующая печать с новыми измененными данными.

Где ставится?

В зависимости от того, какой случай стоит перед сотрудником отдела кадров, мы решаем, где ставится печать. Например, если речь идет о постановке печати на титульном листе, то мы ставим печать в нижнем правом углу. В данной печати мы ставим подпись и дату.

Если же речь идет о постановке печати в бланке, то, как правило, одной половиной она должна заходить на сведения о работе, а другой на упоминание о приказе.

Эта постановка печати считается правильной.

Также печать на которой ставится отметка в трудовой книге должна отвечать ряду особенностей. Так она должна не оставлять за собой грязь. Помимо этого печать должна быть достаточно четкой чтобы основные знаки и символы на ней читались. Также печать должна быть овальной или прямоугольной формы.

Какую именно печать нужно ставить?

Можно ли в трудовой книге ставить печать для документов?

В трудовой книге ставится печать, которая является официальной по всей организации. Поэтому если в организации есть еще какая-либо печать, кроме печати для документов, то поставить в трудовую нужно именно ее. Если же печать для документов является единственной в наличии в организации, то постановка отметки в трудовой осуществляется именно ей.

Причина постановки печати в трудовую книжку

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

Первично вносится такая информация:

• ФИО
• дата рождения;
• специальность;
• место обучения;
• уровень образования.

Данная информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации.

Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.

Что еще заверяется печатью:

• Увольнение работника (запись об увольнении)
• Перевод работника внутри организации или в другую организацию
• Награждение (поощрение) работника
• Факт повышения квалификации
• Вшивание вкладыша в трудовую

Где ставить?

Печать должна иметь четкое определенное место на страницах трудовой книжки. В зависимости от того, какая информация занесена в трудовую, определяется и место соответствующей печати.

Если необходимо поставить печать на титульный лист трудовой книжки, то необходимо для начала поставить подпись работодателя. Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.

Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.

Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет.

Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.

Проблемы возможны

Часто при постановке печати возникают проблемы различного рода. Плохо отпечаталась информация со штампа, по ошибке отпечаток оказался не на том месте и некоторые другие.

Также частенько сотрудники отдела кадров, у которых в пользовании находится большое количество печатей, путают штампы, и могу поставить совсем не относящийся к заполнению трудовой.

О том, что делать в таких ситуациях мы также расскажем далее.

В трудовой книжке поставлена не та печать

Бывает так, что сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Неправильную печать не стоит зачеркивать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Все, не этом исправление ошибки закончено и трудовая может спокойно отправляться в личное дело. Главное не забыть предварительно сделать запись в книге движения и хранения трудовых о том, что была допущена, но тут же исправлена ошибка.

Образец исправления печати смотрите ниже:

Если печать плохо видна и нечитаема?

Если поставленная вами печать не читается – не стоит огорчаться. Выход есть всегда. Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной.

Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте.

Место, куда ставить печать

При первичном заполнении

Печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

• его фамилия, имя, отчество
• день, месяц и год рождения
• информация о получении им соответствующего образования
• наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации. Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя.

При изменении записей и данных

Печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

Периодически все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки становятся заполненными. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

При увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Место, где должна ставиться печать

Печать организации или печать кадровой службы ставится в следующих местах:

1. На титульном листе трудовой книжки, когда она оформляется впервые, вместе с персональными сведениями о работнике (фамилией, именем, отчеством, датой рождения)} информацией о наличии соответствующего уровня образования} наименованием полученной профессии, специальности или специализации, после чего ставится подпись работника, подтверждающая корректность предоставленных данных.
2. На обратной стороне обложки трудовой книжки при смене фамилии, имени, отчества работника после аккуратного зачеркивания прежней записи и внесения новой на титуле трудовой. Печать ставится на реквизиты документа, подтверждающего факт изменений, например, свидетельство о браке, расторжении брака и т.д.
3. На вкладыше, выдаваемом в результате отсутствия пустого места в трудовой книжке, который действует исключительно совместно с ней. Ставится печать (штамп) о выдаче такого вкладыша.
4. В разделе, содержащем основные сведения о работе, при увольнении по собственному желанию либо по иным причинам.
5. При внесении в трудовую книжку недостающих записей, когда нужно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации.

В сведениях о работе печать организации-работодателя ставится только единожды – при увольнении.

При приеме на работу вносится лишь соответствующая запись, содержащая:

• дату принятия на работу,
• полное наименование организации,
• назначение в определенный отдел,
• название должности, специальность либо профессия,
• номер, дату и название документа, на основании которого произведено зачисление в штат.

Печати в трудовых книжках отменяются

С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от . 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.

Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Вопросы без ответов, спорные ситуации

Обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от № 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от № 14-ФЗ). Однако требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах нет. Получается, что организации вправе не проставлять печати на трудовых книжках, если у них нет печати.

Читайте также: Куда вшивать вкладыш в трудовой?

Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:

• в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от № 225;
• абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69
• письмо Роструда от  № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Пояснение Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции. На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.

Чиновники разъясняют следующее:

• если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
• то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
• адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Как мы выяснили, не ставится печать в данном документе в случае ее отсутствия у ООО или АО. Такие данные: о наличии печати — обязательно должны быть зафиксированы в Уставе организации. Значит, чтобы отказаться от наличия круглой печати и ее использования в ведении документации, необходимо произвести соответствующую корректировку Устава. Там четко, однозначно должно быть записано, что печати у компании нет.

Что делать, если в трудовой плохо видна печать?

К сожалению, бывает так, что сотрудник отдела кадров не проверил печать заранее и при постановке непосредственно в трудовую книжку выяснил, что она не отчетливо видна. Такую трудовую работнику нельзя выдавать на руки.

Сотрудник отдела кадров должен либо сходить и поменять печать на работающую такого же вида и образца, либо попросить работника на пару ней отсрочить получения трудовой и изготовить новую печать.

Ставить поверх уже нанесенной печати другую, которая не совпадает с поставленной по форме и содержанию нельзя.

Если поставлена не та печать?

Часто бывает так, что в распоряжении сотрудников отдела кадров находится сразу несколько печатей. Иногда, задумавшись, сотрудники ставят совсем не ту печать в документ и не знают, что с этим делать. Самый плохой вариант – это отдать трудовую сотруднику.

Правильный вариант, это написать строкой ниже в трудовой, что данная запись не верна и уже под следующим порядковым номером продублировать ранее сделанную запись, но уже с правильной печатью.

Образец верной постановки печати в трудовой книжке

Какая она должна быть?

В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.

Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов?

Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации. Печать для документов в данном случае не подходит для постановки.

Нормативно-правовые документы и акты

Законодатель своими статьями пытается регулировать вопрос постановки печати, но, к сожалению, данные статьи не сгруппированы в один раздел, а разбросаны по нормативно правовым актам в трудовой сфере.

Так самый важный документ, закрепляющий вообще все трудовые отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс, не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке печати.

В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, разработанные специально для кадровиков, немного разъясняют ситуацию с печатью. В пункте 35 говорится о том, какая именно печать должна утверждать записи в трудовой книжке.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

Вся остальная информация, озвученная в данной статье – ничто иное, как многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек.

У сотрудников отдела кадров есть специальные инструкции. С недавних пор в них появился образец трудовой книжки, где можно посмотреть место для правильной постановки печати.

Но напрямую никакого руководства по постановке штампа не существует. Надеемся, в ближайшем будущем законодатель исправит это недоразумение, существенно облегчив жизнь гражданам нашей станы и молодым сотрудникам отделов кадров в организациях.

Как правильно поставить штамп в трудовую книжку

Чтобы исключить ситуацию, когда у специалистов кадровых служб возникают вопросы, связанные с действительностью трудовой книжки, нужно правильно расположить печать. В этой связи она должна захватывать название должности сотрудника частично так, чтобы легко читалась подпись работника и ее расшифровка. Они не должны вызывать никаких сомнений. Кроме того, сам штамп, оставленный печатью должен быть ясным, четким, хорошо читаемым и просматриваемый.

Какую печать выбрать?

Действующим законодательством закреплено положение, в соответствии с которым можно выделить две разновидности печатей, которыми может пользоваться субъект трудовых отношений – предприятие-работодатель. К ним относятся следующие:

• печать организации}
• печать отдела кадров.

Правильнее всего везде, где законодательно предусмотрено проставление подписи уполномоченного лица и печати, ставить печать организации. Ее необходимо размещать поверх подписи руководителя предприятия либо иного уполномоченного на совершение такого действия лица. Именно такая печать несет в себе высшую юридическую силу, в отличие от штампа сотрудников отдела кадров. Ее необходимо также размещать на копиях трудовых книжек, документах о получении работником образования, различных справках, которые выдаются отделом кадров, и выписках из трудовых книжек.

Вместе с тем, в Письме Федеральной службы по труду и занятости даются некоторые разъяснения по данному вопросу, в том числе следующее. Если печать содержит информацию о наименовании организации, месте его фактического или юридического нахождения, то это не должно повлечь нарушение прав работников, поскольку является своеобразным подтверждением, что он был трудоустроен у конкретного работодателя.

Какую именно печать использовать?

1. Общая печать организации
2. Печать “Для документов” (Печать отдела кадров)

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – общую печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Читайте также: Образец записи в трудовой книжке и ее самой

Проблемы и их решения

Проставлена не та печать

Иногда сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Нельзя зачеркивать ошибочную печать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Этого достаточно, также отметьте в книге хранения и движения трудовых книжек эту информацию про исправление ошибок (записей).

Пример исправления печати (образец)

Вообще не поставлена печать

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Печать слабо читаема, не видна или плохо видна

Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.

Неверные реквизиты организации

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной} во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Регламентирующие документы по печати

Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.

Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.

Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.

А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.

Ставьте печать правильно

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Читайте также: Записи в трудовой книжке. Актуальные правила и образец с заполнением

Зачем ставится печать в ТК?

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Таким образом, весь смысл в постановке печати в трудовую книжку заложен в том, что запись, заверенная таким образом, является правдивой и имеет место быть как факт.

Место, где ставят печать в трудовой книжке

При первичном и последующем оформлении на работу, переводе с одной должности на другую в рамках одного предприятия либо переводе из одного структурного подразделения в другое, при увольнении и в других случаях перед работодателем стоит важный вопрос, где ставят печать в трудовой книжке.

При внесении данных

В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

• его фамилия, имя, отчество}
• день, месяц и год рождения}
• информация о получении им соответствующего образования}
• наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

При изменении данных

Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Печати в трудовых книжках: особые случаи

Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».

Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.

Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.