Как правильно составить предложение о сотрудничестве

Статья расскажет вам о том, каких ошибок стоит избегать при написании предложения о сотрудничестве. Письмо о сотрудничестве отправляется контрагенту для предложения взаимной работы в том или ином направлении. Предлагаем уникальный образец такого письма.

Как правильно написать коммерческое предложение о сотрудничестве?

Прежде всего следует разобраться, чем отличается коммерческое предложение о сотрудничестве от других — например, о приобретении товара или услуги. Ключевой момент здесь — позиционирование получателя письма. В правильно составленном предложении о сотрудничестве адресат изначально ставится отправителем на место равноправного партнёра, обладающего полной свободой действий (потенциально — в рамках соглашения о сотрудничестве между организациями), а не эпизодического или постоянного потребителя, имеющего лишь возможность решать, приобрести товар или услугу у адресанта или обратиться к конкурентам.

Важно: получатель коммерческого предложения о сотрудничестве с первых строк должен понять, какая ему отводится роль; в противном случае он или просто откажется от дальнейших переговоров с отправителем, или, если заинтересован в товаре или услуге, по собственной воле перейдёт в разряд покупателя, а не партнёра. Последнее нельзя назвать большой трагедией, тем более если индивидуальный предприниматель или организация планируют наладить товарно-денежные отношения на постоянной основе, но и планировать долгосрочные отношения в данном случае будет нецелесообразно: потребитель, не связанный дополнительными соглашениями, может уйти в любой момент, не считаясь с интересами второй стороны.

Впрочем, всегда есть возможность превратить организацию-покупателя в полноценного делового партнёра: для этого придётся послать очередное, теперь уже более продуманное коммерческое предложение о сотрудничестве и пояснить в нём, что вывод отношений на новый уровень будет существенно более выгоден обеим сторонам. Разумеется, окончательный выбор всегда остаётся за адресатом, но чем чётче отправитель изложит свои намерения, тем легче будет добиться ожидаемого результата. Не стоит слишком настойчиво предлагать именно сотрудничество, если контрагента устраивают торговые отношения: лучше сохранить постоянного покупателя, чем раз за разом пытаться приобрести постоянного партнёра.

Коммерческое предложение о сотрудничестве — первый шаг к установлению долгосрочных партнёрских отношений с предполагаемым контрагентом

Составление коммерческого предложения о сотрудничестве — достаточно сложный процесс, требующий от автора не только аккуратности и правдивости, но и немалых литературных способностей: плохо или неграмотно написанный текст просто проигнорируют или бросят, не дочитав. Поэтому, если нет возможности создать достойный документ в рамках ИП или компании, разумно будет обратиться за помощью к профессионалу — маркетологу или экономисту.

Совет: даже если коммерческое предложение составлено специалистом, перед началом рассылки необходимо проверить его соответствие общим требованиям к аналогичным текстам, самые существенные из которых будут перечислены далее.

Правильно составленное коммерческое предложение должно быть:

1. Грамотно написанным. Это одно из самых важных, если не важнейшее требование к тексту. Необходимо понимать: документ, содержащий ошибки любого рода, неизбежно вызовет отторжение у получателя, тем более если последний обладает хоть какими-то познаниями в русском языке. И хотя солидная организация просто не может позволить себе рассылать потенциальным деловым партнёрам коммерческие предложения с огрехами, на практике всё значительно печальнее: множество документов, даже написанных неплохим слогом, оформлено с печальной небрежностью, что на корню лишает их возможности быть всерьёз рассмотренными.
2. Правильно ориентированным. Крайне важно понимать, тем более если речь идёт не о потенциальном покупателе, а о долговременном партнёре, кому именно будет адресован документ и чем он должен заинтересовать получателя. К примеру, предлагая совместное проведение финансового анализа, совершенно незачем рассказывать адресату об огромном автопарке компании; и наоборот, посылая коммерческое предложение о сотрудничестве в сфере перевозок, не стоит рассказывать получателю о профессионализме работников бухгалтерского и юридического отделов отправителя: второй стороне это будет просто неинтересно.
3. Кратким. Согласно общераспространённому мнению, правильно составленное коммерческое предложение не должно быть длиннее двух-трёх страниц. Нельзя забывать, что адресат — не менее занятой и нагруженный человек, чем отправитель, и для него абсолютно неинтересно вникать во все тонкости работы потенциального партнёра. Писать следует строго по делу, избавляясь от лишних деталей: о них можно будет рассказать в дальнейшем, если получатель откликнется на предложение.
4. Привлекательным. Единственная реальная, а не декларируемая цель любых коммерческих отношений — извлечение материальной выгоды. Следовательно, если предложение не сможет (по объективной или субъективной причине) заинтересовать адресата, тот просто не откликнется — или в лучшем случае отошлёт ответное письмо с благодарностью за проявленное внимание и вежливым отказом.
5. Красиво оформленным. Ни в коем случае не следует, только если речь не идёт о коммерческом предложении о сотрудничестве для сугубо официальной структуры, печатать документ на простом листе формата А4 чёрными чернилами по белому фону. Люди уделяют огромное внимание деталям и внешней привлекательности документа — следовательно, необходимо использовать специальный бланк, лучше всего — с эмблемой организации-отправителя и нанесённым узором. Художественные элементы не должны слишком бросаться в глаза и мешать восприятию текста, однако и отказываться от них без серьёзных оснований будет большой глупостью.

Смотрите также: Как считается среднесписочная численность работников?

Перед составлением коммерческого предложения о сотрудничестве необходимо определить его самую общую направленность: будет документ ориентирован на «холодного» (никогда ранее не слышавшего об отправителе или имеющего о нём самое общее представление) или «тёплого/горячего» (ранее тем или иным образом сотрудничавшего с адресантом) получателя.

В первом случае перед тем, как перейти непосредственно к предложению, следует крайне сжато (в двух-трёх фразах) описать, что именно из себя представляет компания-отправитель. При этом рекомендуется, не вдаваясь в историю организации, перечислить основные достижения и награды, а также имена самых выдающихся сотрудников. Теперь, зная, с кем он будет иметь дело, адресат сможет с гораздо большим интересом прочесть основную часть коммерческого предложения о сотрудничестве.

Во втором случае задерживаться на этих деталях вряд ли имеет смысл: получатель самостоятельно может представить, от кого получил письмо; даже если по какой-либо причине у него это не получится, адресат просто воспользуется приведёнными в конце текста контактными данными и уточнит детали.

Прежде чем переходить к рекомендациям по составлению коммерческого предложения, следует остановиться на последнем принципиальном моменте: перспективах последующего общения с получателем. Многие менеджеры и даже руководители организаций, от имени которых обычно и составляются такие документы, ошибочно считают, что не стоит навязывать адресату общение до тех пор, пока он сам не сочтёт нужным позвонить или написать ответное письмо. Это ошибка: связаться с потенциальным партнёром следует не позднее чем по прошествии суток после отправки предложения (если, конечно, адресанту точно известно, что тот его получил). Сделать это проще всего по телефону, просто позвонив и уточнив, прочёл ли получатель текст и что он думает по поводу предложения. Не следует быть слишком навязчивым, но нельзя и пускать дело на самотёк — иначе выгодный долгосрочный контракт может достаться конкурентам.

Приветствие

Поскольку коммерческое предложение, как и благодарственное письмо партнёру за сотрудничество, адресовано конкретному лицу или организации (об этом не стоит забывать даже при проведении массовых рассылок: каждый получатель должен осознавать, что документ составлялся именно для него, а не просто ради случайного «улова»), пренебрегать приветствием ни в коем случае не следует. Несмотря на распространённые в Глобальной сети советы, эта часть коммерческого предложения является обязательной; её можно как угодно видоизменять, но совсем обойтись без неё и при этом правильно составить документ не выйдет.

Совет: не помешает, следуя приведённому ранее совету, снабдить документ красивой шапкой, включающей эмблемы организации. Использовать государственную символику не рекомендуется, даже если юридическое лицо имеет на то право: потенциальный контрагент может отнестись к этому как к проявлению официозности и отказаться от партнёрских отношений в пользу менее притязательного конкурента. В идеале и текст, и бланк коммерческого предложения должны свидетельствовать о сугубо деловых намерениях отправителя, а не о его готовности пользоваться сложившимся преимуществом.

Приветствие необходимо, даже если коммерческое предложение о сотрудничестве в силу приведённых ранее соображений напечатано на простой бумаге, визуально отделить от основного текста и каким-либо образом выделить: полужирным шрифтом, курсивом, орнаментом и так далее. При этом не следует использовать весь арсенал текстового редактора сразу: заголовок должен казаться элегантным, а не перегруженным второстепенными, перекрывающими друг друга деталями.

Совет: даже если шаблон предложения составляется самостоятельно, на этом этапе рекомендуется воспользоваться помощью профессионального дизайнера. Разбираться в тонкостях документа он, разумеется, не станет, зато подскажет, какие лучше использовать шрифты и иные инструменты графического оформления. Нужно как следует запомнить: даже самое привлекательное коммерческое предложение о сотрудничестве рискует быть отправленным в корзину, если оно неряшливо оформлено.

Адресатом «тёплого» или «холодного» послания может быть:

• конкретный человек (обычно — директор или ответственный руководитель; реже — частное лицо);
• организация в целом (тогда, вероятно, его в первую очередь прочтёт секретарь).

В зависимости от того, кто является получателем, следует использовать различные формулы приветствия:

1. Для отдельного человека:
   • «Добрый день, (имя и отчество или, если позволяет этикет, просто имя)!»;
   • «Здравствуйте, (имя и отчество)!»;
   • «Уважаемый (уважаемая) (имя и отчество)!»
   • «(Имя и отчество), рады Вас вновь приветствовать!» — и т.д.

Важно: даже если фамилия получателя известна (а в «тёплых» случаях это почти всегда так), не следует использовать её в тексте. Большинством адресатов неумеренное упоминание фамилии воспринимается, с учётом отечественных реалий, как скрываемая угроза или проявление излишнего внимания к своей персоне и вызывает соответствующую ответную реакцию. Непростительная глупость — употребление фамилии получателя в текстах для «холодной» рассылки. Принимая во внимание те же обстоятельства, это в лучшем случае насторожит, а следовательно, и отпугнёт потенциального партнёра.

2. Для юридического лица:
   • «Добрый день!»;
   • «Уважаемые коллеги!»;
   • «Дорогие друзья!» — и т.д.

Совет: несмотря на то что почти со стопроцентной вероятностью, если только разговор не идёт о небольшой фирме или ИП, коммерческое предложение о сотрудничестве, не имеющее конкретного адресата, вначале окажется в руках секретаря предприятия, обращать приветствие к нему не следует. Секретарь — ответственное лицо, которое обязано обрабатывать и передавать входящие документы выше, а не принимать решение относительно их практического значения. Впрочем, чтобы избежать неприятных недоразумений, рекомендуется адресовать коммерческие предложения о сотрудничестве (даже «холодные») директору или ответственному руководителю; тогда оно гарантированно окажется у него, а не в корзине секретаря.

Заголовок

Следующая важная составляющая коммерческого предложения о сотрудничестве — заголовок. Как и приветствие, он должен быть визуально отделён от следующего далее основного текста. По возможности следует сделать так, чтобы заголовок, даже если послание адресовано государственной компании (а проверить это можно, осуществив поиск контрагента по ИНН), сразу привлекал внимание потенциального делового партнёра. Конечно, если документ правильно составлен и оформлен, получатель всё равно прочтёт его, но пренебрегать возможностью выделить своё предложение из массы скучных однородных писем не стоит.

Важно: серьёзнейшей ошибкой будет считать, что при обращении с предложением сотрудничества в государственную или полугосударственную структуру можно сразу перейти от приветствия к сути текста, минуя заголовок. Необходимо помнить, что любое послание, сколь бы официальным оно ни было, будет читать человек, которого можно или заинтересовать, или, напротив, оттолкнуть от дальнейшего изучения документа.

Заголовок коммерческого предложения о сотрудничестве должен разрабатываться индивидуально для каждого послания, независимо от того, массовая это рассылка или индивидуальное обращение. Привести единый образец хорошего заголовка невозможно, поэтому следует рассмотреть несколько произвольных вариантов:

1. Для завода железобетонных конструкций:
   • «Наша арматура — спокойствие миллионов!»;
   • «Лучшие плиты в России начиная с 2008 года!»;
   • «Качественный цемент и открытость к сотрудничеству»;
   • «Строим отличные здания уже 50 лет!».
2. Для сети магазинов строительной тематики:
   • «Самый крупный выбор фурнитуры в России!»;
   • «Вместе построим лучшую жизнь!»;
   • «Наш кафель — будущее евроремонта!».
3. Для компании бухгалтерско-юридической направленности:
   • «Мы знаем закон — клиенты знают нас!»;
   • «Регулярный и качественный аудит уже десять лет!»;
   • «Все тратят — мы считаем!»;
   • «Лучшая кассационная жалоба в Тверской области!» — и т.д.

Совет: не стоит делать заголовок слишком длинным или использовать в нём узкоспециальную лексику. Коммерческое предложение о сотрудничестве — это в немалой степени художественный текст, в котором не должно быть сложных и непонятных слов. Ответить на вопросы, связанные с профессиональной деятельностью, отправитель послания сможет и в дальнейшем, до заключения контракта или в ходе работы над ним; предвосхищать возможные сложности незачем.

На этапе работы над заголовком, если составитель хочет, сохраняя самостоятельность, добиться максимального эффекта, можно привлечь к работе профессионала. Написание одной части коммерческого предложения о сотрудничестве будет стоить существенно меньше, зато адресат сразу обратит внимание на документ и с очень большой вероятностью прочтёт его до конца.

В оформлении заголовка рекомендуется использовать (если этим не занимается дизайнер-профессионал) разреженный, хорошо читающийся шрифт, а также лучший графический разделитель — длинное тире, благо для написания лозунгов оно отлично подходит.

Суть предложения

Продумав заголовок, составитель коммерческого предложения о сотрудничестве может переходить к основной части документа — сути предложения. Несмотря на обманчивое название, это не полный перечень благ, которые отправитель хочет получить от получателя, а описание выпускаемой продукции или предлагаемых услуг. При этом, как уже неоднократно упоминалось, не следует слишком останавливаться на деталях: адресат должен представлять, что ему сулит сотрудничество, но не испытывать во время чтения скуки и непреодолимого желания оторваться от поднадоевшего текста.

Кроме того, при описании сути предложения необходимо учитывать, чего именно адресант хочет добиться от потенциального партнёра: объединения усилий в работе над конкретным проектом, предоставления права на использование производственных мощностей, продвижения франшизы и так далее.

Например, для завода железобетонных конструкций, намеревающегося открыть филиал в другой области с привлечением сторонних мощностей, суть предложения будет выглядеть приблизительно следующим образом:

«Наш завод, базирующийся в Тверской области, функционирует начиная с 1973 года. За это время мы произвели более 1 миллиона тонн высококачественного бетона, поставили порядка 100 тысяч плит для строительства частных и многоэтажных домов и освоили производство особо прочной, устойчивой к коррозии арматуры.

В 2015 году мы получили престижную государственную награду «Гнутый прут-2014», а в 2017 — «Бетонный забор-2017». Мы сотрудничаем более чем с пятьюдесятью строительными компаниями по всей России, а начиная с прошлого года осуществляем поставки цемента в Республику Молдову.

Объёмы производства, как и заказов, постоянно растут, и теперь нам необходимо расширяться. Ваше предприятие «СпецМонтажПлита» обладает всеми необходимыми характеристиками для производства конкурентоспособного цементного раствора. Предлагаем вам открыть на базе компании цех по подготовке составляющих и замесу; со своей стороны гарантируем постоянный спрос и дальнейшее расширение ассортимента производимых материалов».

Формулировать суть предложения следует по возможности кратко, даже если дело касается нескольких независимых проектов. Детали можно будет в дальнейшем проработать во время переговоров или при составлении договора; при чтении же коммерческого предложения получатель должен просто понять, чего именно от него хочет отправитель послания.

Завлечение контрагента

Чтобы убедить потенциального делового партнёра, что сотрудничество будет взаимовыгодным, необходимо использовать весь арсенал имеющихся в распоряжении составителя коммерческого предложения средств: от предоставления автономии и согласия взять на себя все расходы по оформлению договора до предоставления скидок и увеличения доли прибыли от продаж.

Совет: не следует предлагать адресату заведомо нереальные условия сотрудничества — например, 99,9% от общей прибыли или доминирующие позиции на всех европейских рынках. Умный контрагент сразу поймёт, что это неосуществимо, и, скорее всего, просто не станет отвечать на коммерческое предложение.

Продолжая предыдущий пример, можно представить следующий вариант привлечения и удержания внимания контрагента:

«Мы предлагаем контрагентам следующие условия сотрудничества:

• скидки на приобретение всех производимых нами товаров для внутреннего пользования — от 10% до 25%;
• 30% от прибыли в первый месяц с постепенным ростом до 40% в течение полугода;
• возможность самостоятельного поиска покупателей без одобрения главного партнёра.

Получить более подробную информацию о нашем коммерческом предложении, а также обговорить условия вы можете, связавшись с нами по приведённому ниже номеру телефона или написав письмо по адресу электронной почты».

Контактные данные

В конце коммерческого предложения о сотрудничестве следует привести контакты, используя которые, получатель может связаться с отправителем, получить ответы на все интересующие его вопросы, договориться о личной встрече или развёрнутом собеседовании, а в дальнейшем — о времени и месте подписания контракта. По возможности нужно указать не только номера телефонов (оптимально — городской и сотовый, а также телефоны подразделений предприятия), но и юридический адрес, виртуальный почтовый ящик и страницы организации в социальных сетях. В этом случае не нужно бояться перегрузить адресата информацией: чем больше у него будет возможностей для связи с возможным деловым партнёром, тем скорее он это сделает — а значит, тем больше вероятность продолжения сотрудничества.

Благодарность

Заключаться любое коммерческое предложение должно словами благодарности в адрес читателя. Не рекомендуется слишком увлекаться и переходить к фамильярностям, демонстрируя потенциальному контрагенту излишнюю лояльность, но и сухо прощаться неправильно.

Оптимально для завершения послания использовать следующие фразы:

• «Благодарим за проявленное внимание и надеемся на сотрудничество!»;
• «Желаем успехов в вашей деятельности!»;
• «Будем рады видеть вас в числе компаньонов!»;
• «Искренне надеемся на продолжение общения» — и т.д.

Совет: как и приветствие, текст благодарности следует отделить от основной части письма с использованием графических и оформительских приёмов.

Как «заставить» сотрудничать

Конечно, «заставить» - не подразумевает оказывать физическое воздействие на лицо, принимающее решение о сотрудничестве. Пример предложения о сотрудничестве, который был представлен ранее, показывает, что письмо должно побудить оппонента принять положительное решение.

Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения.

Общие правила

Самое главное, что нужно помнить, – предложение является своеобразным крючком, который должен зацепить потенциального партнера. Текст письма должен быть содержательным, интересным и грамотным. Идеальным исходом прочтения подобного письма будет запрос коммерческого предложения или прайса на товары и услуги.

Несмотря на то что предложение о сотрудничестве (образец его будет представлен далее) считается официальным документом, какой-то стандартной формы нет. Составляется письмо в свободной форме или же по шаблону, который разработан в конкретной организации, исходя из поставленных задач и возможностей предприятия.

Составляя предложения, нужно следовать элементарным правилам русского языка, делопроизводства и деловой этики.

Прежде чем писать письмо, следует узнать реквизиты того сотрудника, с кем предполагается общение.

Итак, предложение будет состоять из:

1. Заголовка (данный этап не является обязательным, ведь плохо составленный заголовок может отбить желание читать остальное письмо).
2. Обращения (начинать этот этап лучше со слов «уважаемый/ая»).
3. Самого предложения.
4. Подписи адресата.

Общие правила, как правильно написать предложение о сотрудничестве

Как обычно пишутся тексты коммерческих предложений?

1. Предприниматель поручает своему помощнику или секретарю написать коммерческое предложение о сотрудничестве.
2. Исполнительный помощник старательно описывает все достоинства компании, упоминает, что она присутствует на рынке уже давно, рассказывает о высоком качестве товаров/услуг. То есть пытается убедить потенциального партнера в том, что ему будет выгодно сотрудничать с ними.
3. Адресат, просматривая почту, замечает письмо с темой «Коммерческое предложение» и отправляет его в корзину. А если и открывает, то, прочитав несколько строчек, все-таки удаляет.

Действительно ли жизненный цикл письма с предложением о сотрудничестве сводится к одному клику «Удалить»?

Нет. Просто нужно знать, какими основными принципами нужно руководствоваться, составляя коммерческое предложение, и каким правилам следовать. Тогда вы сможете написать такое письмо, на которое обязательно откликнутся.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

• Конкурентные преимущества компании: как сформировать и развить
• Как сделать бизнес успешным
• Маркетинговая стратегия компании: от разработки до анализа

Адресовать коммерческое предложение можно непосредственно директору фирмы, с которой вы хотите начать сотрудничество. В качестве конкретного адресата можно также указать заместителя руководителя по одному из направлений, начальника какого-либо отдела или узкопрофильного специалиста. Но решает, начинать с вами сотрудничать или нет, все же руководитель организации.

Не забывайте, что предложение о сотрудничестве выполняет роль «крючка», который должен «зацепить» потенциального клиента/партнера/заказчика. Поэтому старайтесь, чтобы оно было интересным, содержательным и грамотным. В идеале получатель, прочитав письмо, должен запросить у вас коммерческое предложение или прайс на ваши продукты/услуги.

Письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции. Тем не менее единой стандартной формы этого документа не существует. Составляется предложение о сотрудничестве в свободной форме или по шаблону, разработанному внутри предприятия исходя из задач, потребностей и возможностей компании. Составляя письмо, необходимо соблюдать некоторые несложные правила делопроизводства, деловой этики и русского языка.

Начинать письмо следует с обращения к определенному человеку, обязательно используя эпитет «уважаемый» (к примеру, «Уважаемый Александр Николаевич», «Уважаемая Анастасия Вячеславовна» и т. д.).

Естественно, предварительно потребуется узнать, как зовут человека и какую должность он занимает. За обращением следует непосредственно текст письма.

Некоторые эксперты рекомендуют сначала написать заголовок, хотя делать это вовсе не обязательно. Ведь если он будет составлен неправильно, то сослужит отправителю плохую службу (получатель может даже не приступить к чтению самого предложения о сотрудничестве). В связи с этим мы пропускаем данный этап.

Суть предложения должна быть отражена в основной части текста. Не следует использовать размытые фразы и витиеватые выражения. Под запретом также длинные и запутанные предложения и специальные термины. Письмо должно быть понятным и лаконичным. Акцентировать внимание надо на особенностях и преимуществах вашего продукта/услуги.

Что нужно сообщить о своей компании? Год основания и основные направления ее деятельности. Другие сведения на данном этапе будут лишними. Хорошо, если вы назовете организации, которые сотрудничают с вами и могут дать о вас положительные отзывы (лучше, если это будут достаточно известные компании).

В конце текста разместите ссылку на ваш сайт, на котором потенциальный партнер сможет найти ответы на все интересующие его вопросы.

Интонация письма должна быть побудительной, однако не переусердствуйте! Будьте корректны и ни в коем случае не навязывайтесь.

Если объем текста слишком большой, то следует разделить его на абзацы или короткие пункты. Это обеспечит полноту восприятия. Главные темы и посылы лучше размещать в начале письма или в конце, так как эти части запоминаются лучше всего.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что получатели предложений о сотрудничестве готовы тратить на их изучение не больше минуты.

Оставить заявку

Приступая к составлению предложения о сотрудничестве, помните, что оно не должно занимать более одной страницы, а потому не старайтесь вместить в него всю информацию о компании, продукте или услуге.

Есть ряд сведений, которые нужно обязательно указывать в предложении о сотрудничестве:

• название организации-отправителя;
• контактные данные (адрес и телефон);
• должность и ФИО представителя;
• суть предложения.

Помимо этого, можно приложить к посланию какие-либо документы (в таком случае об этом необходимо упомянуть в тексте) либо прикрепить ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, которые имеют непосредственное отношение к предложению о сотрудничестве.

Предложение о сотрудничестве можно написать от руки (способ старый, но в некоторых случаях достаточно эффективный) либо набрать на компьютере. Для оформления подойдет обычный лист формата А4, но можно использовать и фирменный бланк (в таком случае не придется самим вбивать реквизиты организации).

Предложение о сотрудничестве можно писать в нескольких экземплярах. В начале каждого должно быть обращение, а в конце — подпись представителя организации, являющейся отправителем.

Датировать письмо не нужно, однако если вы информируете в нем об акциях, скидках и бонусах, ограниченных по времени, то указание даты все же необходимо.

Регистрация предложения о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции также не требуется.

Есть разные способы отправки такого письма:

1. По электронной почте. Этот способ отличается простотой, доступностью и оперативностью. Однако в таком случае велика вероятность потери письма, ведь оно может попасть в папку «Спам». Поэтому отправлять предложения по электронке следует, если контакт с адресатом уже налажен (по телефону или при личной встрече).
2. Отправка предложения заказным письмом через Почту России с уведомлением о вручении. Этот способ отличается надежностью, но доставка занимает много времени. К тому же он не подойдет, если нужно сделать массовую рассылку. А вот если в письме содержатся ценные сведения, то такой способ подойдет как нельзя лучше.
3. Отправка по факсу. Это классика, остающаяся актуальной по сей день.
4. Отправка через один из мессенджеров либо использование для деловой переписки других современных средств связи (прибегать к такому способу следует, только если отправитель лично знает получателя).

Рекомендуем «Этапы продаж и секреты их применения на практике» Подробнее

Образы и шаблоны – польза и опасности

В нашу эпоху всеобщей стандартизации и унификации, особенно высоко ценится «живое слово». Так как искусству изложения мыслей на бумаге (сейчас – чаще на экране монитора) будущих бизнесменов почти никто не учит, возникает соблазн просто скачать образец предложения о сотрудничестве, заменить в нём названия фирм, имена-отчества и другие нужные слова, и получить готовое письмо. Ничего скверного в этом методе нет, однако такое заимствование таит в себе следующие опасности:

• Нет гарантии, что шаблон составлен абсолютно правильно;
• Образец может не вполне соответствовать актуальной ситуации;
• Кто-то уже прислал такой текст контрагенту, с которым предприятие стремится заключить договор о сотрудничестве. В принципе, ничего страшного, но у адресата может возникнуть подозрение о низком уровне интеллекта вероятного партнёра. Особенно плохо, если это правда.

Из всех перечисленных негативных последствий шаблонного подхода отнюдь не следует, что образцами пользоваться нельзя. Можно и нужно. Только, во-первых, необходимо знать общие правила и структуру составляемого документа, а во-вторых, желательно отнестись к делу творчески.

Как составить коммерческое предложение, которое не выбросят в мусорную корзину

Какая картинка встает у вас перед глазами при упоминании словосочетания “коммерческое предложение”? Если это унылая белая страница с логотипом компании, заголовком «Уважаемый директор» и предложением начать «взаимовыгодное сотрудничество», то вы не одни. На составление таких предложений тратится уйма рабочего времени и тонна макулатуры, которая благополучно оказывается в мусорном ведре.

Как привлечь внимание потенциального потребителя с помощью правильно составленного коммерческого предложения, мотивировать его ознакомиться с предложением и купить продукт? Предлагаем 10 советов, которые помогут превратить коммерческое предложение в инструмент продаж.

1. Забудьте о шаблонах

В сети масса советов о том, как составить коммерческое предложение, приводятся правила и ограничения, причем вполне конкретные:

• “сверху обязательно должен быть логотип” (а если нет?)
• “выравнивать текст нужно только по краю” (а если по ширине, то что-то изменится?)
• “шрифты — одного цвета” (а как же акцентирование?)
• “нельзя использовать аббревиатуры” (даже ВУЗ и ГИБДД?)
• “нельзя указывать цены в «холодных» коммерческих предложениях” (зачем же их утаивать?).

Если следовать таким правилам, то у вас получится сухой официальный документ, с исходящим номером и всеми бюрократическими атрибутами. А зачем вашим потенциальным клиентам такие письма? Они их получают пачками.

По сути, коммерческое предложение — это письмо, в котором вы рассказываете адресату, почему ему будет выгодно с вами сотрудничать, почему среди десятков других предложений он должен заинтересоваться именно вашим. А уже в зависимости от адресата и специфики продукта прорабатывайте структуру письма.

2. Пишите адресно

Коммерческие предложения работают лучше всего, когда они составлены для конкретного адресата. В этом случае можно обратиться по имени, учесть специфику занимаемой должности и предложить решение конкретной проблемы.

При отправке предложения надо убедиться, что оно дойдет до адресата. Большинство писем оседает на уровне секретарей, не доходя до руководства. Если вам не удается «пробиться», примените такой прием: отправьте письмо в конверте для международных отправлений и напишите адрес и имя получателя латиницей.

При составлении «холодного» предложения обратиться к конкретному человеку не получится, тем не менее вы должны понимать, на какую аудиторию оно рассчитано.

3. Канцеляризмы и штампы — под запретом

Считается, что коммерческие предложения пишутся только в официально-деловом стиле — якобы он делает текст значимым и серьезным. Давайте рассмотрим реальный пример такого текста: Как вам? Значимо? По-деловому? Вы бы читали это?

Такое ощущение, что взяли шаблон и просто изменили наименование компании. Здесь сплошные канцеляризмы и штампы, которые можно заменить человеческим языком:

• Компания была основана… Работаем с 2010 года.
• За время работы зарекомендовала себя как надежный партнер За 7 лет ни разу не сорвали поставку.
• Ответственный и конкурентоспособный поставщик привезем в течение 3-х рабочих дней.
• Ассортиментный ряд продукции, имеющийся в наличии на складе компании… у нас 3000 + 1 наименование продукции
• Поставляемая продукция изготавливается на российских заводах-изготовителях продаем только российские детали

Поставляемая продукция изготавливается на российских заводах-изготовителях

4. Не пишите о себе

Потенциальных клиентов не интересует, сколько у вас регалий, покупателей, поставщиков, какие у вас классные сотрудники и как вас любит налоговая. Им важна собственная выгода.

Рассмотрим на примере:

На первый взгляд, текст правильный: вроде бы есть список продукции, услуг, указаны преимущества в виде опыта, сертификатов и прочих документов. По факту же это классический текст о себе — здесь нет ни слова о клиенте.

Клиенту станет легче от того, что у завода куча сертификатов или что «работники выполняли пуск АГНКС с 1987 года»? Неужели клиент все бросит и побежит заказывать АГНКС, если узнает, что «компания располагает опытным и обученным коллективом»?

Преимущества и достижения компании — это хорошо, и их не стоит скрывать. Но их надо так подать, чтобы клиент понимал, как все эти преимущества помогут решить его проблему.

5. Не продавайте, а решайте проблемы

Продать товар хотят все, и это нормально. Но чтобы продать товар, его не надо продавать. Просто расскажите, чем он будет полезен клиенту, какие выгоды принесет, почему его стоит купить.

В следующем примере автор продавал решение проблемы, а не товар (хотя стиль написания далек от идеала):

Обратите внимание, как в самом начале тонко затронуты потребности клиентов, которым нужна аренда площадей: больше зарабатывать и больше экономить. Потом автор подробно рассказывает о выгодах. Если бы еще очистить текст от канцеляризмов и штампов, то цены бы ему не было…

6. Продумайте УТП

Уникальное торговое предложение (УТП) — это то, что выделяет вас на фоне конкурентов. Обычно это 1-2 «убийственных» довода в вашу пользу. Это может быть бесплатная доставка, уникальный продукт, низкая цена, дополнительная гарантия, бесплатная комплектация, большая скидка при оптовой закупке и т. п.

УТП должно быть простым, понятным и однозначно трактоваться. Если вы просто напишете или «У нас самые выгодные условия поставки», то это не УТП. Рассмотрим пример торгового предложения от поставщика пенопласта:

Приводить текст полностью не будем — смысл в том, что поставщик на нескольких листах в энциклопедическом стиле рассказывает, что такое пенопласт, о его применении в народном хозяйстве, свойствах. При этом ни слова не сказано, почему выгодно купить пенопласт именно здесь, а не у конкурента. Очевидно, что такое предложение обречено на провал — если кому-то захочется почитать о пенопласте, он откроет Википедию.

Разберем еще пример:

Есть ли здесь УТП? Его нет. Здесь вообще нет информации, кроме размеров и цены продукции, и то непонятно, что означает цена 38/40000 руб.

Зато автор указал «При оптовых закупках скидки» и поставил целых четыре восклицательных знака — наверняка он хотел подчеркнуть важность аргумента. Но без цифр это не аргумент. Если бы он написал «При закупке от 3 тон скидка 10 %, от 5 т — 20 %», тогда бы это было УТП (при условии, что конкуренты подобные скидки не предлагают).

7. Трансформируйте характеристики в выгоды

Перечисленные в ряд технические характеристики продукции уместны только в том случае, если вы наверняка знаете, что адресат понимает, о чем идет речь. В противном случае подавайте характеристики с позиции их выгоды:

• Оперативная память 16 Гб На ПК пойдет любая игра.
• Мощность пылесоса — 1600 Вт Пылесос высосет пыль даже из-под плинтуса.
• Световой поток — 200 Лм для комнаты 20 кв. м. достаточно одной лампы.

8. Обоснуйте цену

Цена — это важнейший элемент коммерческого предложения. Без нее оно становится просто рекламной листовкой. Даже если у вас цена не отличается от конкурентов, при правильном подходе ее можно выгодно использовать. Укажите не просто стоимость, а что именно человек получит за эти деньги:

«За 100 рублей в месяц вы получаете 5 Гб места на хостинге без ограничений по трафику и поддержку популярных CMS в подарок».

9. Призыв к действию

Коммерческое предложение надо правильно закончить. Часто можно встретить в конце избитые фразы:

• «Обращайтесь» Зачем?
• «Мы ждем вас» Ждите дальше.
• «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество» Надейтесь.
• «С уважением, команда такая-то» Спасибо за вежливость.

Помните, что вы составляете предложение с определенной целью. Скажите прямо, чего вы хотите от клиента: «купите», «закажите», «подпишитесь». Более того, призыв должен содержать мотивацию сделать это действие и сразу не выбрасывать предложение:

Позвоните до Нового года и получите 20 % скидку по промокоду 123.Оформите заказ на любую сумму до конца августа, и получите бесплатную доставку.

10. Алгоритм дальнейших действий

В конце можно подсказать, как совершить целевое действие: «Для покупки перейдите на сайт…», «Для заказа товара позвоните по телефону…», «Менеджер доступен 24/7 по скайпу…». Укажите контактные данные, режим работы, схему проезда, ссылку на сайт. Это поможет быстрее установить контакт.

Заключение

Коммерческое предложение при правильной разработке может стать эффективным инструментом продаж.

Есть стереотип, что его надо писать сухим канцелярским языком, с исходящим номером, печатями и другими бюрократическими атрибутами. Если разорвать этот шаблон, то можно составить живое и полезное предложение, которое будет не просто занимать место в мусорной корзине, а продавать.

По данным с