Сколько лет хранится трудовой договор

Срок хранения трудовых договоровПодборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения трудового договора (нормативно-правовые акты, формы, статьи,. Виды трудовых договоров, основания заключения срочных и бессрочных соглашений, порядок их хранения в соответствии с действующим законодательством.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?

Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

ИнфоВопрос Здравствуйте, как архивировать трудовые договоры с работниками? По окончании года подшить том трудовых договоров и дополнительных соглашений только уволенных работников? Либо все договоры и доп.соглашения к ним, заключенные в завершившемся календарном году? Тот же вопрос о письменных согласиях работников на обработку персональных данных. Спасибо. Ответ Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.
При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Также возможны варианты отдельного формирования трудовых договоров.

То, как вы храните соглашения, большой роли не играет Главное – следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил. Срок хранения трудовых договоров работников Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения. Существует 3 вида документов:

• Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
• Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
• Для постоянного хранения. Уничтожение таких дел не предусматривается.

Определить срок хранения по виду документа:

1. Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
2. Хозяйственные договоры.

При этом, законодательством не установлен определенный порядок хранения согласий работников на обработку персональных данных. Следовательно, в данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются согласия в Вашей организации. Т.к. срок хранения согласий совпадает со сроком хранения личных дел, то в данном случае также возможны два варианта (т.е. согласия хранятся в личном деле работника или согласия хранятся в отдельной папке). Таким образом, если согласия хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Если согласия хранятся в отдельных папках, то в данном случае, на архивное хранение целесообразно их передавать только после увольнения работника из конкретной организации.

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как архивировать трудовые договоры с работниками?

• Важно Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Хранение документов

Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как.

У меня два варианта: — сшивать вместе с приказами по личному составу; — сшивать трудовые договора в отдельную папку.
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Работа с архивами

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.

Особенности договора, заключенного на определённый срок

Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:

• на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
• на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
• когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
• в случае направления на работу за границу;
• если лицо проходит стажировку;
• в случае избрания в состав выборного органа;
• направление от службы занятости на временные, сезонные работы.

Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:

• если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
• если принимается пенсионер;
• при наличии медицинских показаний;
• для работы в районах Крайнего Севера;
• в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
• при проведении конкурса на вакантную должность;
• с творческими работниками;
• с руководителями и главными бухгалтерами;
• со студентами, обучающимися по очной форме;
• в случае работы по совместительству.

После окончания установленного периода договор прекращает свое действие, и сотрудник подлежит увольнению. Об этом необходимо уведомить его за три дня до предстоящего увольнения.

Кроме того, срочный контракт, заключенный для выполнения определенной работы, прекращается, когда работа выполнена.

Трудовой договор: виды, порядок и сроки хранения

С каждым работником, принимаемым на вакантную должность, обязательно заключение трудового договора, который будет регулировать отношения между сторонами. В нем указываются такие данные как:

• сведения об организации и работнике;
• занимаемая должность;
• место и характер работы;
• режим рабочего времени и отдыха;
• права и обязанности сторон;
• размер заработной платы,
• период трудовых отношений и другие положения, предусмотренные законодательством РФ.

На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.

Мнение юриста Дмитрий Иванов Центр правовой поддержки Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).

Сохранение данных

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее. Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф. Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:

• личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
• выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
• сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
• реабилитационные данные;
• подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
• акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
• бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

• резюме и автобиографии уволенных;
• характеристики;
• служебные и докладные записки;
• командировочные удостоверения;
• копии приказов и выписки из них;
• заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Тесты по трудовому праву

1. Срок регистрации трудового договора физ/ лиц.- работодателем:

+ А. 7 дней

Б. 3 дня

В. 10 дней с момента заключения

Г. 1 месяц

2. Когда трудовой договор не обязателен в письменной форме:

А. если это особая форма договора — контракт.

Б. трудовой договор с несовершеннолетним работником.

В. организованный набор работников.

+ Г. трудовой договор с молодым специалистом.

3. Где регистрируется трудовой договор, который заключается с физическим лицом-предприятием?

А. В Министерстве юстиции

Б. В пенсионном фонде

В. В налоговой службе

+ Г. В государственном фонде занятости.

4. Кем разрабатывается и принимается коллективный договор :

А. на референдуме.

Б. на сессии Федерального собрания.

В. на собрании руководителей предприятия, фирмы, организации.

+ Г. на общей конференции трудового коллектива.

5. Сторонами заключения коллективного договора являются:

А. Работодатель (физическое лицо) и работник.

Б. председатель профсоюзного комитета и работники.

+ В. собственник или лицо им уполномоченное и трудовой коллектив.

Г. комитет по трудовым спорам и работники.

6. Моментом начала действия трудового договора считается:

А. через 5 дней после подписания.

Б. с момента заключения.

+ В. после государственной регистрации.

Г. с момента провозглашения трудового договора.

7. Испытания при приеме на работу не применимо к:

А. Лицам пенсионного возраста

Б. Военнообязанным

В. Инвалидам

+ Г. Работникам до 18 лет.

8. Действие коллективного договора предприятия распространяется на:

А. только на администрацию.

Б. на всех субъектов (членов) предприятия, кроме руководителей этого предприятия.

В. только на временных рабочих.

+ Г. На всех членов (субъектов) предприятия.

9. Не является гарантией обеспечения прав граждан на труд :

А. равенство трудовых прав граждан.

Б. свободный выбор вида деятельности.

В. компенсации материальных расходов, в связи с направлением в другую местность.

+ Г. расовая принадлежность.

10. Виды трудового договора по срокам действия:

+ А. срочный, бессрочный, на время определенной работы.

Б. Срочный, бессрочный.

В. Краткосрочный, среднесрочный, на время определенной работы.

Г. Краткосрочный, сезонный, долгосрочный.

11. Локальные источники трудового права-это…

А. Нормативно-правовые акты, принятые правительством РФ.

Б. Нормативно-правовые акты, принятые федеральным собранием.

+ В. Правовые акты, принятые собраниями коллективов на уровне предприятий, учреждений, организаций.

Г. Нормативно — правовые акты принятые Президентом Российской Федерации.

12. При приеме на работу не требуется документ:

А. паспорт

+ Б. свидетельство о рождении

В. трудовая книжка

Г. диплом

13. В случае реорганизации собственности коллективный договор продолжает действовать в течении срока

+ А. срок, на который он заключен.

Б. 10 дней с момента реорганизации.

В. продолжает действовать неограниченный промежуток времени.

Г. прекращает свое действие сразу после завершения реорганизации.

14. По общему правилу срок испытания при принятии на работу не может превышать:

А. 20 дней.

Б. Две недели.

В. В зависимости от сферы деятельности 1-3 месяца.

+ Г. 3 месяца.

15. Испытательный срок для рабочих составляет:

А. 3 месяца.

Б. 10 дней

+ В. 1 месяц

Г. 6 месяцев.

16. Необоснованный отказ в принятии на работу запрещается в случаях:

А. Лицо, устраивающееся на работу было ранее судимо.

Б. Лицо прописано в другой области страны.

+ В. Ни в коем случае.

Г. Предусмотренных законодательством

17. Трудовой договор может прекратится по инициативе:

+ А. Собственника, работника, профсоюза.

Б. Собственника, работника, сотрудников милиции.

В. Работника, членов его семьи.

Г. Профсоюзного органа, начальника отдела кадров

18. Перевод работника на другое предприятие, или перевод на другую должность возможно при:

+ А. Согласии работника.

Б. Необходимости рабочего процесса.

В. Требовании руководства

Г. Строго по решению трудового коллектива.

19. Сфера применения контрактов определяется:

А. Сторонами трудового договора

+ Б. Законодательством РФ

В. Конституцией РФ.

Г. Профсоюзами.

20. Лицо может самостоятельно заключать трудовой договор в возрасте:

А. с 14 лет

Б. с 20 лет

+ В. с 16 лет

Г. с 18 лет

21. Срок действия дисциплинарного взыскания:

+ А. 1 год

Б. 3 года

В. 6 месяцев

Г. 2 недели

22. Днем полного увольнения работника с работы считается:

А. Последний день работы

Б. Следующий за последним днем работы

+ В. День выдачи трудовой книжки

Г. Следующий день, за днем выдачи трудовой книжки

23. Определите, обязан ли работодатель, в случае увольнения работника по инициативе работодателя, выдавать работнику копию приказа:

А. Обязан при любых обстоятельствах

Б. Не обязан.

+ В. Обязан, если требует работник

Г. Обязан, лишь с разрешения начальника отдела кадров

24. Прогулом считается:

А. Отсутствие на рабочем месте свыше 3х часов

+ Б. Отсутствие на работе свыше 3х часов

В. Отсутствие на рабочем месте в течении дня

Г. Неявка на работу более 2х дней

25. При 6-дневной рабочей неделе продолжительность работы не может превышать:

+ А. 7 часов

Б. 8 часов

В. 6 часов

Г. 5 часов

26. Начало и окончание рабочего дня предусматривается:

А. В законе России о коллективных договорах

+ Б. Правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности

В. В уставе предприятия

Г. В постановлении правительства РФ

27. Ночным считается рабочее время с:

А. с до

Б. с до

+ В. с до

Г. с до

28. Для каких работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени и составляет 34 часа в неделю :

А. для учащихся, работающих в летние каникулы в возрасте 14-15 лет

Б. для пенсионеров

В. для инвалидов

+ Г. для работников в возрасте с 16-18 лет

29. Какой документ является единственным свидетельством о трудовой деятельности работника.

А. Трудовой договор

+ Б. Трудовая книжка

В. Приказ о приеме на работу

Г. Все выше указанные варианты

30. К источникам трудового права относятся:

А. Только нормативно — правовые акты, которые составляют систему законодательства о труде

+ Б. Какие — либо нормативно-правовые акты, которые содержат нормы, направленные на регулирование трудовых отношений.

В. Все нормативно — правовые акты, которые содержат нормы поведения работника

Г. Все нормативно-правовые акты, которые регулируют оплату труда.

31. В предмете трудового права центральное место занимают отношения

А. между работниками одной организации

+ Б. трудовые

В. в области организации труда

32. По общему правилу вступать в трудовое правоотношение в качестве работника можно с

+ А. шестнадцати лет

Б. восемнадцати лет

В. четырнадцати лет

33. Одними из основных понятий трудового права являются:

+ а. трудовые отношения, Трудовая дисциплина

б. административная ответственность, трудовой кодекс РФ

в. центр занятости, отдел кадров

33. Ночное время продолжается с:

+ 22 часов до 6 часов;

— 23 часов до 6 часов;

— 00 часов до 7 часов.

34. Выполнение работы в качестве наказания за участие в забастовке – это:

+ принудительный труд;

— дискриминация труда;

— способ правовой защиты работодателя.

35. Предметом трудового права являются:

+ трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения;

— самостоятельная предпринимательская деятельность без найма других работников;

— деловое сотрудничество между организациями.

36. Трудовое право регулирует общественные отношения по:

+ материальной ответственности работодателей и работников в области труда;

— внеслужебному времени работников;

— добровольному страхованию работников от несчастных случаев на производстве;

37. Субъектами трудового права не являются:

+ граждане, осуществляющие самостоятельную деятельность в сети Интернет (фриланс), без официального оформления;

— трудовые арбитражи;

— профсоюзные организации.

Тест № 38. Принципом трудового права является:

+ содействие гражданам в трудоустройстве;

— возмещение вреда, который был причинен работнику на производстве, по собственному усмотрению работодателя;

— недопущение забастовок.

39. Метод правового регулирования в трудовом праве представляет собой:

+ совокупность средств и приемов воздействия на предмет трудового права, то есть на трудовые и непосредственно связанные с ними правоотношения;

— совокупность тех направлений, в которых действует трудовое право;

— основное начало, идею, на которых основано упорядочение трудовых отношений.

40. Метод трудового права характеризуется:

+ комплексным подходом и тесной связью с предметом трудового права;

— однообразным способом установления прав и обязанностей сторон, которые прописываются исключительно Трудовым кодексом РФ;

— наличие лишь императивных способов регулирования трудовых отношений.

41. Какова минимальная продолжительность обеденного перерыва согласно Трудовому кодексу РФ?

+ 30 минут;

— 60 минут;

— 20 минут.

42. Сколько дней может получить работник в качестве дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день?

+ не менее трех;

— не менее пяти;

— не менее семи.

43. Что включается в стаж работы, который позволяет работнику уйти в ежегодный основной оплачиваемый отпуск?

+ период вынужденного отгула при незаконном увольнении;

— период, когда работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин;

— время отпуска по уходу за ребенком, не достигшим установленного законом возраста.

44. Какова максимальная доля неденежной формы заработной платы?

+ 20 % от начисленной заработной платы;

— 10 % от оклада по должности;

— 30 % от средней заработной платы, начисленной работнику за определенный период.

45.Тест. Что не включается в расчетный листок?

+ размер уже произведенных выплат за предыдущие периоды работы;

— размер производимых удержаний из заработной платы за текущий период работы;

— составные части заработной платы.

46. Какова минимальная часть заработной платы, которая должна оставаться у работника после всех удержаний, включая удержания по исполнительным листам и взыскания алиментов на несовершеннолетних детей?

+ 30 %;

— 50 %

— 40 %.

47. Имеет ли право государственный служащий приостановить работу, если ему задерживают заработную плату более 15 дней?

+ нет, не имеет;

— да, имеет, если известит руководство в письменной форме;

— да, имеет в любом случае.

48. Как оплачиваются первые два часа сверхурочной работы?

+ не менее чем в полуторном размере;

— не менее чем в двойном размере;

— так же, как и основное время.

49. Что в данном случае будет признаваться служебной командировкой?

+ производство допроса следователем свидетеля по уголовному делу в другом регионе;

— очередной рейс, в который отправляется бортпроводник;

— перевозка грузов дальнобойщиком.

Личная карточка работника

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2). которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а). а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

Читайте также: Исполнение решений по трудовым спорам

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС). которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2 ) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте Основных правил работы архивов организаций.