Как правильно внести изменения

ГОСТ 2.503-90. Государственный стандарт. ЕСКД. Правила внесения изменений. На нашем сайте вы можете скачать ГОСТ 2.503-90 в формате pdf. Как внести изменения в личную карточку – довольно распространенный вопрос, возникающий у работников кадровой службы. Наша статья поможет на него ответить.   Оформление личной карточки Внесение изменений в личную карточку Итоги   Оформление личной карточки На каждого нового сотрудника при приеме на

Порядок внесения изменений в распорядительный документ

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации, при разработке которых следует руководствоваться требованиями, устанавливаемыми федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к процедуре внесения и оформлению изменений нормативных правовых актов. При разработке собственных нормативно-методических документов организации могут использовать, например:

• Регламент правительства Москвы (утв. постановлением правительства Москвы от № 112-ПП);
• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата ГД ФС РФ от № вн2-18/490).

Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.

Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т. е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение - распоряжением и т. д.

Так же поступают и в том случае, когда изменения вносятся не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень и т. п.

Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:

1. Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
2. В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.

Первый способ, как правило, используется, если в документ вносятся множественные изменения либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Например:

Увеличить документ

В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ. Например:

Увеличить документ

Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте правительства Москвы (п. ).

Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

2.1. Изменения в документы вносят рукописным, машинописным или автоматизированным способом.

2.2. Внесение изменений в документы производят:

зачеркиванием;

подчисткой (смывкой);

закрашиванием белым цветом;

введением новых данных;

заменой листов или всего документа;

введением новых дополнительных листов и (или) документов.

исключением отдельных листов документа*.

2.1, 2.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.3. После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для микрофильмирования (ГОСТ ), а дубликаты и копии соответствовать своему назначению по ГОСТ *.

2.4. Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.

При изменении части изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новое изображение измененного участка должно быть выполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновь изображенный участки так же, как выносные элементы. Над новыми изображениями указывают: "Взамен перечеркнутого".

Если изменяется все изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненным изображением, при необходимости, помещают надпись, например: "Вид слева", "Вид снизу".

Допускается вносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контура короткими штрихами с нанесением нового контура на этом же изображении*.

2.5. Изменение в копию документа в бумажной форме, выполненного с документа в электронной форме, осуществляют заменой (перевыпуском) всего документа в целом или его отдельных листов (страниц), а также добавлением или исключением отдельных листов.

Допускается вносить изменения в эти документы рукописным или машинописным способом.

Замена (перевыпуск) копий документа в бумажной форме, полученных с электронного документа, осуществляется с периодичностью, устанавливаемой организацией*.

2.6. Изменения, вносимые в подлинники документов в электронной форме, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов (ГОСТ ). При внесении изменений в подлинник электронного документа изменяется версия этого документа.

2.5, 2.6. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.7. Изменения обозначают порядковыми номерами арабских цифр (1, 2, 3 и т.д.). Один порядковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному извещению. Его указывают для всего документа, независимо от того, на скольких листах он выполнен*.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8 (обязательное). ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ С ЗАКАЗЧИКОМ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВОМ ЗАКАЗЧИКА)

ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Обязательное

1. Общий порядок согласования изменений документов с заказчиком должен производиться по соответствующей нормативной документации.
________________
В данном приложении рассматривают документы, утвержденные (согласованные) с заказчиком (представительством заказчика), а также документы, не утвержденные (согласованные) им, но по которым ведут (вели) поставку изделий заказчику.

2. Все ИИ и ПИ независимо от содержания предлагаемых изменений должны быть согласованы с представительством заказчика в организациях - держателях подлинников.

3. ИИ и ПИ до представления на согласование представительству заказчика в организации - держателе подлинников должны быть оформлены всеми необходимыми согласующими подписями.

4. ПИ и ПР организации - держателя копий перед направлением организации - держателю подлинников должны быть согласованы с представительством заказчика в организации - держателе копий.

5. Представительству заказчика с ИИ и ПИ представляют при необходимости технические расчеты (отчеты по испытаниям), обосновывающие целесообразность и необходимость вносимых изменений.

Если представительство заказчика не согласно с предлагаемыми изменениями, то оно об этом дает обоснованное заключение.

(Измененная редакция, Изм. N 1; Поправка, ИУС 4-2009).

Кому можно доверить составление такого приказа

Формирование приказа о внесении изменений в приказ может быть возложено на любого сотрудника предприятия, обладающего нужными полномочиями и имеющего представление о том, как писать распорядительные документы. Чаще всего это приближенное к руководству фирмы лицо: юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь.

Однако, вне зависимости от того, кто непосредственно составляет документ, он обязательно должен передать готовый приказ на подпись директору организации – без его автографа приказ не обретет статус законного и его легко можно будет оспорить с помощью трудовой инспекции или суда.

Следует сказать, что чем более тщательно и внимательно отнесется работник, задействованный в формировании приказа к своим должностным функциям, тем менее вероятной окажется перспектива для руководства фирмы оказаться под пристальным вниманием контролирующих органов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (рекомендуемое). ВЫПОЛНЕНИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Рекомендуемое

1. Предварительное извещение (ПИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 и составляют на один документ, в случае, предусмотренном п. настоящего стандарта. Допускается составлять одно общее ПИ на несколько документов, при условии проведения в них одинаковых изменений и в один срок. При этом желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.

2. ПИ выполняют в соответствии с п.3.4 настоящего стандарта.

3. ПИ действует в производстве до его погашения ИИ, переоформления в ИИ, окончания срока действия или аннулирования.

4. На один документ допускается одновременное действие не более четырех ПИ.

5. ПИ обозначают согласно п.3.2 стандарта с добавлением кода "ПИ", например, АБВГ.34-2004ПИ, К.89-2004ПИ.

6. Оформление ПИ

6.1. Если ПИ подлежит погашению ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 2, 5-7, 17, 23.

В графе 5 указывают дату, до наступления которой должна быть произведена соответствующая запись в копиях или изменены копии, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ в другие организации.

В графе 6 указывают обозначение ПИ.

В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.

Графы 2, 17 и 23 не заполняют.

6.2. Если ПИ подлежит переоформлению в ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф 1, 1а, 2, 4, 4а, 5, 5а, 6, 7, 12, 12а, 13, 13а, 17, 19-22, 23.

В графе 4а указывают дату сдачи ПИ в СТД организации, выпустившей ПИ.

В графе 5а указывают дату, до наступления которой должна быть произведена соответствующая запись в копиях или изменены копии документов, а также, при необходимости, отосланы копии ПИ в другие организации.

В графе 6 указывают обозначение ПИ.

В графе 7 указывают дату, до которой действует ПИ.

В графе 12а дают указания об использовании задела изменяемых изделий в выпустившей ПИ организации.

В графе 13а дают указания о внедрении изменения в производство в выпустившей ПИ организации.

Графы 19-22 дублируют над имеющимися для указания в них выполняемой функции (должности) лиц, подписывающих ПИ, их фамилии, подписи и даты подписания. Подписи составившего ПИ, нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии) являются обязательными.

Графы 1, 1а, 2, 4, 5, 12, 13, 17, 23 не заполняются.

6.3. При наступлении даты, указанной в графе 7, если ПИ не было погашено ИИ, не переоформлено в ИИ и не было аннулировано, действие ПИ прекращается.

7. На находящихся в производстве копиях документа, к которому выпущено ПИ, на поле для подшивки делают запись или проставляют штамп, например, "Действителен с АБВГ.58-2004ПИ" ("Действителен с К.72-2004ПИ") с подписью лица, сделавшего эту запись, и указывают дату записи.

Копии документов на опытный образец (опытную партию) и на изделия единичного и вспомогательного производства допускается изменять по ПИ с соответствующими отметками в таблице изменений по ГОСТ (за исключением графы "Изм.") или в блоке внесения изменений по ГОСТ (за исключением графы 16), без записи или штампа "Действителен...".

8. При выпуске документа или замене его документом с новым обозначением по ПИ, эти новые документы нигде не учитывают, а на поле для подшивки таких документов делается запись или проставляется штамп, например: "Действителен с АБВГ.37-2004ПИ" или "Действителен с К.24-2004ПИ".

9. Подлинники ПИ, выпущенные в организации - держателе копий документов, высылают организации - держателю подлинников документов для рассмотрения. Если организация - держатель подлинников принимает ПИ, то она высылает организации - держателю копий документов копии ИИ, в котором указывают о погашении ПИ, или копии ПИ, переоформленного в ИИ.

Если организация - держатель подлинников не принимает присланное ПИ, то она сообщает об его отклонении. В этом случае организация - держатель копий аннулирует отклоненное ПИ другим ПИ или действие ПИ прекращается после наступления даты, указанной в графе 7 ПИ.

10. Погашение ПИ извещением об изменении

10.1. При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых полностью вносят в подлинник, в графе 18 ИИ указывают, например:

"Погасить АБВГ.18-2004ПИ с внесением изменений в подлинник".

10.2. При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых не полностью вносят в подлинник, а также о погашении ПИ, выпущенных организацией - держателем копий, в графе 18 ИИ приводят необходимое содержание изменений, а в конце текста указывают, например:

"Данным извещением погашается АБВГ.83-2004ПИ".

11. При переоформлении ПИ в ИИ незаполненные графы подлинника ПИ заполняют в соответствии с приложением 2.

12. Аннулирование ПИ производят выпуском ИИ или выпуском нового ПИ.

12.1. При выпуске ИИ об аннулировании ПИ в графе 18 ИИ делают запись, например, "АБВГ.86-2004ПИ аннулировать" или "К.49-2004ПИ аннулировать", при этом графу 17 прочеркивают. Сведения об этом ИИ в подлинник документа и его копии не вносят.

12.2. Если в выпущенном ПИ в графе 18 обнаружены ошибки, то выпускают новое ПИ под другим обозначением.

Как правильно составить и оформить приказ

Унифицированного, единого бланка приказа о внесении изменений в приказ нет, поэтому составлять его можно в свободной форме или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.

Одновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.
К последним относятся:

• название компании;
• место, номер, дата составления приказа;
• обоснование и основание для него.

В тексте следует обязательно сделать ссылку на приказ, в который при помощи данного распоряжения вносятся коррективы, а также полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).

Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (рекомендуемое). ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое

1. Дополнительное извещение (ДИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 и составляют на одно ИИ в случае, предусмотренном п.1.9 настоящего стандарта.

2. Обозначение ДИ состоит из обозначения ИИ, к которому оно составлено, и кода "ДИ", например, обозначение ИИ - АБВГ.17-2004, обозначение дополнительного извещения к нему - АБВГ.17-2004ДИ.

3. На подлиннике и копиях ИИ, к которому выпущено ДИ, в верхней правой части первого (заглавного) листа ИИ над рамкой ИИ указывают, например, "Действителен с АБВГ.17-2004ДИ".

4. Заполнение граф ДИ:

графы 1, 1а, 4, 8, 9, 19-22 заполняют так же, как в ИИ;

в графе 2 указывают обозначение ДИ;

в графе 18 указывают содержание изменения, вносимого в ИИ, если это содержание не вошло в другие графы ДИ;

остальные графы не заполняют.

Как часто можно вносить изменения

Законодательство РФ никак не ограничивает частоту внесения правок в данный документ.

Поэтому делать их можно хоть каждую неделю.

Но если приказ настолько сильно требует редактирования или его пункты и положения в какой-то момент стали совершенно неактуальны, то значительно проще отменить его и, при необходимости, создать новый.

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

3.1. ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.

Для электронных документов ИИ составляют на каждый документ*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.2. Каждое ИИ должно иметь обозначение, состоящее из кода организации, выпустившей ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера*.

. Код организации разработчика для обозначения ИИ, выпущенного на технологическую документацию, определяется ГОСТ .

. Порядковый регистрационный номер обозначения ИИ устанавливают в пределах организации.

. Допускается к обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенные знаком тире, например, АБВГ.16-2004; К.137-2004.

Допускается для бумажных документов указывать год двумя последними цифрами.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.3. Извещения об изменении при необходимости оформляют в виде комплекта извещений. При этом для всех выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаков срок внесения изменений.

Каждому ИИ в комплекте присваивают один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе - общее число ИИ, например, АБВГ.136.2/6; К.281.1/4-2004.

3.4. ИИ выполняют в бумажной и (или) электронной форме.

3.3, 3.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 7 (рекомендуемое). ПРЕДЛОЖЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Рекомендуемое

1. Предложения об изменении (ПР) оформляют на формах 1 и 1а приложения 2.

2. ПР присваивают обозначение согласно п.3.2 настоящего стандарта с добавлением кода "ПР", например, АБВГ.27-2004ПР.

3. В целях возможности использования ПР для переоформления в ИИ, их выполняют так же, как ПИ, в соответствии с приложением 5, с учетом следующих дополнений:

предлагаемую причину изменений и производственно-технические указания излагают в сопроводительном письме к ПР;

в графе 6 указывают обозначение ПР;

в продублированных графах 19-22 указывают характер работы (должности), фамилии лиц, подписывающих ПР, их подписи и даты подписания. Подписи составителя ПР, нормоконтролера и представителя заказчика, при его наличии, обязательны.

4. Если, в связи с предполагаемым выпуском ИИ по данному ПР, возникает необходимость замены подлинников изменяемых документов или выпуска новых документов, то организации - держателю подлинников вместе с ПР организация - держатель копий высылает указанные документы в виде проектов подлинников, которые выполняют в соответствии с требованиями к подлинникам, при этом фамилии, подписи и даты в основной надписи не проставляют, а проект подлинника в организации - держателе копий визируют на поле подшивки аналогично правилам, установленным для заполнения основной надписи. Допускается на поле для подшивки проекта подлинника проставлять обозначение ПР, с которым высылают проект данного подлинника организации - держателю подлинников.

5. Организация - держатель подлинников может использовать полученные ПР для переоформления в ИИ, при этом оно должно быть проверено, при необходимости, дополнено и оформлено в соответствии с правилами оформления ИИ.

ПРИЛОЖЕНИЯ 4-7. (Измененная редакция, Изм. N 1; Поправка, ИУС 4-2007).

Каких приказов и в какой их части могут происходить изменения

Редактированию могут подвергаться практически любые приказы, с вольно или невольно допущенными неточностями и нарушениями. Это могут быть приказы:

• касаемые условий работы сотрудников;
• каких-то локальных документов (штатного расписания, графика отпусков и т.п.);
• смены должностных лиц;
• отношений между работодателем и подчиненными.

Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть любыми: редактироваться может основание, основная часть, заключение.

Внесение изменений в личную карточку

Необходимость изменить сведения о сотруднике возникает довольно часто. Как правило, это происходит, если сотрудник:

• сменил фамилию;
• изменил место жительства;
• получил новый паспорт;
• вступил в брак;
• получил новое образование, степень, квалификацию;
• прервал свой отпуск;
• перевелся на другую работу или должность;
• восстановился после увольнения и др.

При внесении изменений важно определить – нужно изменить существующие данные или дополнить уже существующие.

Если речь идет об изменении имеющихся данных о сотруднике, например фамилии или адреса проживания, то устаревшие данные зачеркивают единой чертой. Новые данные пишут над старыми или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают указывать реквизиты документов, на основании которых производится новая запись. Однако отметим, что законодательством это прямо не предусмотрено. Внесение новых данных должно быть заверено подписью работника кадровой службы с указанием даты.

Таким же образом исправляются неверно указанные данные или допущенные в них ошибки.

Иногда требуется дополнить существующие данные новыми. Например, когда сотрудник получил новое образование или квалификацию. В этом случае делается дополнительная запись. Если места недостаточно, оформляется вкладной лист, куда и заносится дополнительная информация.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6 (рекомендуемое). ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Рекомендуемое

1. Дополнительное предварительное извещение (ДПИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 и составляют на одно ПИ в случае, предусмотренном п. стандарта.

2. Обозначение ДПИ состоит из обозначения ПИ, к которому оно составлено, и кода "ДПИ" вместо кода "ПИ", например, обозначение ПИ - АБВГ.32-2004ПИ, обозначение ДПИ к нему - АБВГ.32-2004ДПИ.

3. На подлинниках и копиях ПИ, к которым выпущено ДПИ, в верхней правой части первого (заглавного) листа ПИ над рамкой ПИ указывают, например, "Действителен с АБВГ.32-2004ДПИ".

4. Заполнение граф ДПИ:

графы 1, 1а, 4, 8, 9, 19-22 заполняются так же, как в ПИ;

в графе 6 указывают обозначение ДПИ;

в графе 18 указывают содержание изменения, вносимого в ПИ, если это содержание не вошло в другие графы ДПИ;

остальные графы не заполняют.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (рекомендуемое). ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое

1. Лист регистрации изменений (ЛР) выполняют по форме 3.

Форма 3

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Примечания:

1. ЛР выполняют на листах формата А4 по ГОСТ или по ГОСТ с вертикальным или горизонтальным расположением листа.

2. Для текстовых документов, издаваемых типографским способом, форма ЛР может быть изменена в соответствии с требованиями оформления типографских изданий.

3. Размеры граф ЛР устанавливает разработчик документа.

4. Основная надпись ЛР для конструкторских документов по ГОСТ , для технологических документов - по ГОСТ .

2. ЛР предусматривают в текстовых документах в соответствии с ГОСТ , включают в общее количество листов (страниц) документа и помещают последним листом документа.

Допускается предусматривать ЛР для других видов документов, предусмотренных ГОСТ (для конструкторских документов) и ГОСТ (для технологических документов).

3. ЛР, как правило, предусматривают для эксплуатационных и ремонтных документов, изданных типографским способом.

Допускается для изделий, на которые составлена эксплуатационная и ремонтная документация и не предусматривается внесение в нее изменений в процессе эксплуатации и ремонта, ЛР не предусматривать.

4. Заполнение граф ЛР

4.1. Графы "Изм.", "N докум.", "Подп." и "Дата" заполняют аналогично графам таблицы изменений по ГОСТ и графам блока внесения изменений по ГОСТ .

4.2. В графах "Номера листов (страниц) измененных, замененных, новых, аннулированных" указывают номера листов (страниц) соответственно измененных, замененных, добавленных и аннулированных по данному ИИ.

При переиздании всего документа в графе "Номера листов (страниц) замененных" указывают "Все".

4.3. Графу "Всего листов (страниц) в докум." заполняют в случае заполнения граф "Номера листов (страниц) новых" и (или) "Номера листов (страниц) аннулированных", в остальных случаях графу прочеркивают.

4.4. Графу "Входящий N сопроводительного докум. и дата" заполняют при внесении изменений в эксплуатационные и ремонтные документы в соответствии с правилами, установленными ГОСТ . В остальных случаях графу прочеркивают или в ЛР не предусматривают.

5. При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям.

ПРИЛОЖЕНИЯ 1-3. (Измененная редакция, Изм. N 1).

Основание для приказа

Каждый выпускаемый на предприятии приказ должен иметь под собой какое-либо обоснование и основание.

• Под обоснованием понимается объективная причина создания документа (начинается всегда с «В связи с …»).
• В качестве основания же дается ссылка на какой-либо закон, подзаконный акт, внутренний документ организации (служебную, докладную записку, объяснительную и т.п.).

Как вносить изменения: порядок действий

Внесение изменений в приказ нужно проводить по определенному алгоритму:

1. Принимается решение о том, что данные изменения действительно нужны и неизбежны.
2. Издается специальный приказ, который фиксирует необходимость внесения правок в уже существующий документ и включает в себя список позиций, которые подвергаются коррективам.
3. Приказ подписывается руководителем предприятия и ответственными сотрудниками, и с указанной в нем даты изменения ступают в силу.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

1.2. Изменения в документы вносят в случае, если они не нарушают взаимозаменяемость изделия с изделиями, изготовленными ранее*.
________________
Здесь и далее знаком "*" отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении 1

.

1.3. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.

1.4. Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ . Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением*.
________________
Под изделием в настоящем стандарте понимается любая продукция, изготавливаемая по конструкторской, технологической и программной документации.

1.5. Изменение документов на всех стадиях жизненного цикла изделия вносят на основании извещения об изменении (ИИ) (приложение 2).

Информацию об изменении документа указывают в основной надписи этого документа и (или) в листе регистрации изменений (приложение 3).

Допускается вносить изменения в конструкторские документы опытного образца (опытной партии), изделий единичного и вспомогательного производства, а также технологические документы, разрабатываемые на стадиях "предварительный проект" и "опытный образец (опытная партия)" и изделий единичного и вспомогательного производства без выпуска ИИ на основании журнала изменений (приложение 2) при условии изготовления изделия только в одной организации. Использование журнала изменений для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, производится по согласованию с заказчиком (представительством заказчика).
________________
Под заказчиком подразумеваются управления Министерства обороны, по заказам которого ведется разработка документации и производство изделий или по заказам которого поставляются изделия народно-хозяйственного назначения.

Допускается не вносить в документы изделий народно-хозяйственного назначения изменения, связанные с изменением стандартов и технических условий на материалы и изделия, когда в измененном стандарте (технических условиях) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное обозначение материала (изделия), а новая характеристика качества и параметры, определяющие его взаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпуска новых подлинников) или до передачи подлинников другой организации*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.6. Выпускать ИИ и вносить изменения в подлинники изменяемых документов имеет право только организация - держатель подлинников этих документов.

1.7. Изложенные в извещении указания обязательны для всех подразделений организации, выпустившей извещение, а также организаций, применяющих изменяемую документацию.

1.8. Необходимые исправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным ИИ, должны оформляться новыми ИИ.

1.9. При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы "Содержание изменения"), к нему выпускают дополнительное извещение (ДИ) (приложение 4).

. В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить изменения на основании предварительного извещения (ПИ) (приложение 5).

ПИ имеет право выпускать как организация - держатель подлинников, так и организация - держатель учтенных копий или дубликатов в случаях, когда необходимо:

исправить в документе ошибку, которая может вызвать брак изделия;

проверить предлагаемые изменения в производстве;

произвести технологическую подготовку производства.

При обнаружении ошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве, необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИ или ИИ.

. При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы "Содержание изменения"), к нему выпускают дополнительное извещение (ДПИ) (приложение 6).

. Предложения об изменении (ПР) (приложение 7) рекомендуется оформлять в организации - держателе учтенных копий или дубликатов на формах ИИ и направлять их для дальнейшего оформления организации - держателю подлинников.

На основании ПР не допускается изменять документацию и проводить доработку изделия.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

. Организация - держатель подлинников по всем поступившим от других организаций ПИ и ПР в течение месяца после их получения обязана направить ответ или о принятии предлагаемых изменений, или об их отклонении с указанием конкретных причин отклонения или задержки предлагаемых изменений.

. Порядок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен в приложении 8.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

. Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении 9.

Когда необходимо изменять ЛНА

Когда необходимо изменять ЛНА

Внесение изменений в локальные нормативные акты происходит, если:

• в федеральном законодательстве появились изменения, в результате которых ваш ЛНА стал противоречить закону; правила компании, конечно, должны соблюдаться, но они не могут противоречить законодательству;
• отображенные в принятых локальных нормативных актах данные изменились и теперь не соответствуют действительности; это может быть все, что угодно: должность человека, время, место, различные обстоятельства и прочее;

В качестве примера представим ситуацию, когда на вашем предприятии инспектор по кадрам второй категории назначен ответственным за оформление командировок. Об этом есть приказ. Если с нового года этот самый инспектор получит высшую категорию, или его должность получит новое название, приказ о его назначении ответственным за оформление командировок обязательно придется переписать, ведь теперь фактически в этом приказе обязанности возложены на человека, которого и в компании-то не существует.

• изменились какие-либо персональные данные работников (смена фамилии, паспорта и т.п.);
• локальный нормативный акт перестал работать или более неактуален: в акте не хватает всей необходимой информации, или было принято решение в описанных инструкцией ситуациях вести себя по-другому.

Для чего вносить изменения

Некоторые работники организаций пренебрегают внесением изменений в действующие приказы, полагая, что и без них вполне можно обойтись. Однако, такая точка зрения неправильна, поскольку приказ – документ, регулирующий правовые отношения в организации в строгом соответствии с законом, а значит, имеющий серьезное юридическое значение.

Приказ обязателен к исполнению, а если какой-либо его пункт звучит неверно или ошибочно, в случае возникновения споров и разногласий доказать правоту работодателя будет непросто, а это значит, что как предприятие в целом, так и его руководство могут быть привлечены к административной ответственности.