Как принимать накладные в егаис

Расскажем о работе с накладными в ЕГАИС: как подтверждать ТТН от поставщика через личный кабинет, осуществить переотправку или отказаться от них. Найдете пошаговый алгоритм, узнаете, каковы сроки, чтобы принять бумаги, и штрафы при их несоблюдении. Описание последовательности шагов по подтверждению накладных в ЕГАИС в ЕГАИС

Действия для начала работы

Все участники процесса купли-продажи алкогольной продукции регистрируются в системе и получают специальный ключ на юридическое лицо, а также ID код компании;
Производители вносят в электронную базу список своей продукции, на каждую номенклатурную позицию присваивается код ID по которому можно найти товар в системе;
Перед получением продукции покупатель должен убедиться, что алкоголь, который планируется приобрести, есть в ЕГАИС, сверить наименование со своей базой.

Перемещение ЕГАИС

Процедура перемещения полностью идентична процедуре возврата, однако есть несколько различий:

• при перемещении из магазина на склад /со склада в магазин не указывается контрагент, поскольку перемещение происходит в рамках одной компании.
• при перемещении товара из магазина на склад вместе с количеством возвращаемого товара указывается последняя форма зачисления продукции на склад (номер Справки Б).
• при перемещении в другой магазин выбирается контрагент из списка (владелец этого магазина).

Список формируется по товарам и количество по одной позиции по всем накладным отображается в одной строке.

Критерии поиска документов по перемещению также полностью совпадают с теми, что используются при поиске документов по возврату.

Выберите статус документа о перемещении:

• «Выбрать всё»;
• «Ожидание данных от УТМ»;
• «Отказ»;
• «Завершено».

Приёмка ЕГАИС

Просмотр и редактирование ТТН ЕГАИС

Список накладных ЕГАИС можно просмотреть и отредактировать в разделе «Приёмка ЕГАИС».

Для каждой накладной указаны наименование, включающее номер накладной и наименование организации, дата оформления накладной поставщиком и состояние:

• Новая — накладная ранее не редактировалась.
• Не подтверждена — по накладной отправлен акт расхождения, ожидается ответ от поставщика.
• Завершена — накладная принята, расхождения в количестве (если такие имелись) согласованы и скорректированы.
• Отказ — по накладной в ЕГАИС отправлен отказ.
• Отказ из ЕГАИС — из ЕГАИС пришла квитанция об отказе проведения накладной.
•  Ошибка — при оформлении ТТН в ЕГАИС произошёл сбой или потеря данных в процессе установления соединения. В этом случае происходит автоматическое оформление возврата товара поставщику (откат).
• Ожидание данных от УТМ.

При просмотре списка накладных можно воспользоваться фильтром:

1. Потяните вниз вкладку «Выбор в правом верхнем углу».
2. Выберите период времени.
3. Выберите статус документа.
4. Нажмите кнопку «Применить».

Перечень статусов накладной, отмечаются галочкой:

• «Выбрать все»;
• «Новая»;
• «Ошибка»;
• «Не подтверждена»;
• «Ожидание данных от УТМ»;
• «Отказ»;
• «Завершена».

Для работы с накладной нажмите на строкус наименованием в окне «Приёмка ЕГАИС».
После выбора накладной в состоянии «Новая» на экран выводится список товаров накладной и количество каждого товара

В правой верхней части доступны кнопки «История статусов»  и «Связанные документы» .

Для просмотра информации о позиции накладной, нажмите на наименование товара.

В окне отображается информация о позициях накладной:

• Наименование — наименование товара;
• Код продукции ЕГАИС — код, привязанный к позиции накладной;
• Количество по ТТН — количество товара, заявленное по ТТН;
• Цена за единицу товара — цена закупки за единицу товара;
• Справка А — дополнительная справка к ТТН. Содержит подробную информацию о каждой единице алкогольной или спиртосодержащей продукции;
• Справка Б — дополнительная справка к ТТН. Содержит информацию об отправителе (продавце) и получателе (покупателе) продукции;
• Производитель — наименование компании;
• Объем тары — объем, измененный в литрах;
• Номер партии — задается при приёмке.

Дальнейшие действия зависят от того, есть ли расхождения количества товара по накладной.

Полное подтверждение накладной

Если расхождений нет, нажмите «Принять полностью». В результате:

• В УТМ ЕГАИС будет отправлен акт подтверждения.
• Состояние накладной изменится на «Завершена».

Частичное подтверждение накладной

Если есть расхождения, отредактируйте каждую из строк накладной:

• Если количество товара указано правильно, нажмите «Верно» в строке этого товара. Появится надпись «Подтверждено», строка окрасится в зеленый цвет.
• Если количество товара указано неверно, нажмите «Неверно» в строке этого товара. Откроется окно ввода фактического количества товара вручную.
• Введите фактическое количество товара. Оно может быть равно или меньше количества, заявленного по накладной.
• Нажмите «Ок».
• Строка окрасится в зеленый цвет, если указано значение, равное заявленному. Если указано значение, отличное от заявленного, то строка окрасится в красный цвет.

После того как накладная будет полностью отредактирована, нажмите «Принять частично».
Откроется окно подтверждения отправки акта расхождения.
Укажите комментарий (например, бой при транспортировке) и нажмите «Да».

В случае, если ТТН пришла с полным покрытием марок (10 из 10) и требуется провести частичную приемку, вы должны отсканировать марки тех бутылок, которые хотите поставить на баланс:

1. Отсканируйте нужные марки.
2. После сканирования нажмите «Принять».

В результате:

• В УТМ ЕГАИС будет отправлен акт расхождения по накладной;
• Статус накладной изменится на «Не подтверждена». После подтверждения поставщиком акта расхождения статус накладной изменится на «Завершена».

Отказ от накладной

Для отказа от накладной в ЕГАИС:

1. Нажмите «Отказаться полностью». Откроется окно подтверждения отказа от накладной.
2. Укажите причину отказа (например, ошибочная отгрузка) и нажмите «Да».

В УТМ ЕГАИС будет отправлен акт отказа от накладной.
Статус накладной изменится на «Отказ».

После поступления из ЕГАИС подтверждения о получении акта статус накладной изменится на «Отказ из ЕГАИС».

Как проверить накладную перед подтверждением?

После получения поставки алкогольной продукции важно проверить пришедшую ТТН в системе с бумажной, по следующим параметрам:

Дата электронной накладной совпадает с датой поставки;
Бумажная и электронная ТТН имеют одинаковую дату;
Количество и наименование продукции совпадает;
Общая стоимость товара не различается.
Срок отправки ТТН для поставщиков установлен три дня с момента фактической поставки. Покупателю, для получения электронных документов в день фактического получения товара, срок отправки необходимо согласовать с поставщиком. Срок подтверждения ТТН составляет три рабочих дня.

ВАЖНО! Номера накладных должны совпадать на 100%. Если в ЕГАИС указан номер 789, а в бумажном варианте 0789 одна из ТТН должна быть изменена.

Учет продажи пивной продукции

Росалкогольрегулирование требует поддерживать актуальные остатки по немаркируемой алкогольной продукции. Реализованная немаркируемая алкогольная продукция должна списываться не позднее следующего рабочего дня после продажи. За нарушение порядка учета сведений в ЕГАИС предусмотрена административная ответственность в соответствии с КоАП.

Согласно требованиям ЕГАИС при продаже алкогольной немаркированной продукции (пива и т.д) необходимо ежедневно составлять акт списания из торгового зала с причиной Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС.

Сведения о проданной немаркированной алкогольной продукции, в товарных карточках которой отсутствуют алкокоды ЕГАИС.

В списке также отображаются недавно проданные товары, содержащие алкокоды.
После отправки документов об их продаже в ЕГАИС они удаляются из данного списка.
После продажи пивной продукции сведения размещаются в отчётах «Движение товаров» и «Отчёт по продажам» в разделе «Отчёты» «Управленческие отчёты».

Автоматическое связывание приёмки ЕГАИС с товарной базой Evotor POS

После полного или частичного принятия накладной ЕГАИС открывается окно с предупреждением:

Ниже представлен пример, когда в накладной представлен один товар, однако он взят из разных партий поставки, и различие заключается только в Справке Б:

Поэтому системой ЕГАИС эти два товара воспринимаются как разные.
После нажатия кнопки «Ок» откроется форма связывания товаров ЕГАИС с товарами из базы данных Evotor POS:

Нажмите на наименование товара в ЕГАИС. Если вы хотите связать существующий в базе данных товар с товаром из ЕГАИС, нажмите «Выбрать» и выберите этот товар из БД Evotor POS.

Если товара ЕГАИС в базе данных нет, нажмите «Создать», сформируйте карточку товара вручную и нажмите «Сохранить».

На иллюстрации видно, что двум разным товарам из ТТН соответствует один товар из Evotor POS с порядковым номером 27.

После связывания товара из ТТН с товаром из Evotor POS фон строки окрасится в зелёный цвет.
Нажмите Готово, чтобы отправить акт подтверждения. Терминал установит связь с ЕГАИС и после непродолжительной паузы появится сообщение «Отправка успешно завершена». В ЕГАИС данной ТТН будет присвоен статус «Завершено».

Причины отказа подтверждения накладной в системе!

До подтверждения ТТН, алкоголь резервируется на остатках предприятия-поставщика, факт продажи фиксируется с момента подтверждения получения товара покупателем в системе. Действие с накладной ЕГАИС необратимо. Для отказа подтверждения документа есть несколько причин:

• Поставка не получена Покупателю алкогольной продукции следует ответственно подходить к работе с системой, важно не подтверждать накладные до момента фактического получения товара.
• Номер или дата накладной различается с бумажным документом При расхождениях в номерах и датах ТТН с продавцом можно согласовать изменение бумажного документа, после изменения подтвердить накладную.
• Пересортица товара Покупатель формирует заказ в соответствии со своей номенклатурной базой, поэтому при наличии в документах новой продукции сверх заказа, от накладной следует отказаться.
• Расхождение общей стоимости При верном количестве товара по документам и несоответствии общей стоимости необходимо делать отказ от ТТН в системе.

Списание ЕГАИС

Процедуры списания товара со склада (Регистр 1) и из магазина (Регистр 2) совершенно идентичны. Разница только в том, что при списании со склада формируется Справка Б.
Для просмотра перечня списаний алкогольной продукции используйте фильтр:

1. Потяните вниз вкладку «Выбор» в правом верхнем углу окна.
2. Выберите период времени для отображения (можно выбрать из списка или задать вручную по календарю).
3. Выберите статус документа.
4. Нажмите кнопку «Применить».

Задайте статусы списания:

• «Выбрать всё»;
• «Ожидание данных от УТМ»;
• «Отказ»;
• «Завершено».

Откроется перечень списаний, проведенных за выбранный период в соответствии с заданными статусами.

Для оформления нового списания:

1. Нажмите кнопку  в правой нижней части экрана.
2. Выберите причину списания:
3. Выберите дату списания.
4. Документу будет присвоен уникальный порядковый номер, под которым он будет зарегистрирован в ЕГАИС (поле «Номер документа»). Его не следует менять.
5. При выборе причины «Арест», «Проверка» или «Реализация» считайте штрихкод/акцизную марку сканером:
6. Выберите товар, подлежащий списанию, укажите его количество и нажмите «Ок».
7. Откроется окно документа на списание товара: 
8. Нажмите «Отправить».

Постановка на баланс

Процедура выполняется в том случае, если нужно учесть товар, который по каким-то причинам не был ранее оформлен в магазине.

1. Перейдите в «Алкоголь» «Документы ЕГАИС» «Постановка на баланс» и нажмите  в правом нижнем углу.
2. Выберите тип постановки на баланс.
3. После открытия окна считайте штрихкод/акцизную марку сканером или выберите товар из списка (в случае пересортицы следует указать номер акта списания) и укажите его количество.
4. Сформированный документ постановки на баланс имеет вид:
5. Нажмите , чтобы добавить другую позицию в документ.
6. Нажмите «Отправить».
7. По прошествии некоторого времени окно «Постановка на баланс» примет вид:
8. Нажмите на документ, чтобы открыть акт постановки на баланс.
9. В каждой строке акта присутствует название продукции и количество принятого на баланс товара. Нажмите на название товара, чтобы просмотреть код продукции.

Когда можно отказаться от ТТН и как это сделать?

Отказ от приемки алкоголя — естественная процедура, поэтому ЕГАИС поддерживает данный функционал. Кроме того, реализована процедура отказа таким образом, что она не вызывает особых сложностей у получателя. Отказ составляется в случае, если:

• Расхождение между накладной и реально полученной поставкой слишком большое. Например, по товарно-транспортной накладной получатель должен был иметь 200 единиц продукции, а получил всего 20. Тогда составление акта о расхождении необязательно, но вместо него можно оформить отказ.
• Товар вовсе не был доставлен поставщиком (даже если поставщик предупредил об этом или пытается объяснить происходящее форс-мажором, получатель все равно имеет право оформить отказ).
• Товар ненадлежащего качества — просрочен, на нем отсутствуют марки, свидетельствующие об оплате поставщиком акцизов, стекло бутылок треснулось и так далее.

Для проведения процедуры по-прежнему необходим транспортный модуль: личный кабинет не поддерживает функцию отправки отказа. С помощью личного кабинета можно лишь отслеживать информацию по накладной, а также совершать их переотправку.

При использовании ФСРАР УТМ процедура выглядит следующим образом:

1. Во вкладке «Товарно-транспортные накладные» найти недавно поступившую в ЕГАИС накладную. Для этого ее необходимо загрузить с автоматизированной системы в УТМ.
2. Найти нужную накладную. В нижней части программы будет кнопка «Отправить отказ» рядом с кнопкой о принятии документа.
3. В поле «fsrar ID отправителя» нужно ввести ID код компании-поставщика.
4. В поле «код акта об отказе в приемке» нужно ввести номер акта. Информацию можно получить из физического документа или из электронного — в случае, если пользователь имеет в своем распоряжении более совершенные бухгалтерские программы.
5. В поле «Номенклатура» необходимо указать категорию поставленного товара.
6. Нажать на кнопку «Отправить».

Справка. В самой программе причины отказа нигде указывать не нужно. Это связано с тем, что причины отказа перечисляются в составленном акте об отказе — соответственно, при проверке документа системой возможное нарушение регламента сразу же вскроется.

Если все введено верно, в личном кабинете позже можно будет увидеть статус ТТН: «Отказано». Он означает, что система приняла акт и поставщик получил соответствующее уведомление.

Подтвердить марки с помощью помарочного сканирования

У каждой бутылке сканируйте акцизную марку. СБИС проверит ее формат, наличие в накладной и в других документах на . Для старых акцизов сверит код ЕГАИС. Если все верно — марка будет подтверждена и добавлена в наименование.

Также можно сканировать упаковку, которую промаркировал поставщик, — СБИС добавит в наименование все марки из нее.

• Появилось предупреждение, что акцизная марка уже подтверждена ранее. Что делать?

После успешного сканирования всей продукции убедитесь, что у позиций с помарочным учетом стоит значок — количество бутылок совпадает с числом отсканированных и подтвержденных марок.

При расхождении по маркам и/или количеству система выдаст ошибку, либо отобразит несоответствия цветовой индикацией.

• — количество бутылок больше, чем число отсканированных и подтвержденных марок;
• — количество бутылок меньше, чем число отсканированных и подтвержденных марок.

Подтверждение через личный кабинет

Система предусматривает далеко не только создание товарно-транспортных накладных, но также порядок принятия ТТН сторонами, переотправку при возникновении ошибки и подачу отказа. Кроме того, система позволяет просмотреть акты о расхождении по поставке и прочие документы, непосредственно связанные с поступлением в магазины алкоголя и других спиртосодержащих товаров.

Когда оно необходимо?

В России установлены меры по контролю оборота спиртосодержащих товаров внутри страны. Сам по себе ЕГАИС изначально вводился именно с целью искоренить явление контрафактного алкоголя, распространившегося в 90-е годы.

Подтверждение накладных — один из обязательных этапов в контроле оборота алкоголя: поставщик алкоголя обязан отправить в систему ТТН, однако указать на юридическую чистоту поставки, качество алкоголя и прочие важные вещи может только получатель. Именно он составляет подтверждение, отказ или акт о расхождении — от его обратной связи зависит вся работа системы.

Подтверждение товарно-транспортных накладных в ЕГАИС — обязанность, а не право: необходимость процедуры и сроки, в течение которых ее нужно провести, регламентированы Приказом Минфина России от N 84н. Ответственность за несоблюдение российского законодательства по этому вопросу предусмотрена по ст. 25 Федерального Закона от № 171-ФЗ и КОАП РФ ст. .

Как подтвердить ТТН от поставщика: пошаговая инструкция

Прежде, чем начать процедуру подтверждения накладной, пользователь должен уже иметь в системе личный аккаунт. Как правило, регистрация не вызывает сложностей у пользователей по причине несложности процесса.

Однако, личный кабинет понадобится для доступа к информации, а не к самой работе. На данный момент официальный сайт ЕГАИС позволяет лишь переотправить, проверить накладную через систему и получить другую важную информацию.

Подтверждение поставки исключительно посредством сайта невозможно: необходимо скачать с сайта программу «Универсальный транспортный модуль (УТМ)». Сделать это можно в личном кабинете через вкладку слева «Транспортный модуль».

Внимание! Работать также можно на любом другом программном обеспечении — при условии, что оно совместимо с УТМ (например, известная программа для бухгалтеров «1С:ИТС»).

Как только получатель проверил, нет ли расхождения (например, поставлено было меньше, чем нужно по накладной), в случае, если все в порядке, начинается сам процесс подтверждения накладной.

Для принятия ТТН нужно в программе ФСРАР УТМ следовать следующему алгоритму действий:

1. Для начала в программу необходимо загрузить поступившую в ЕГАИС неподтвержденную накладную. Для этого нужно начать на вкладку «Получение ТТН из ЕГАИС».
2. В открывшемся окне внести десятизначный идентификационный номер товарно-транспортной накладной (его, как правило, получателю сообщает поставщик), после чего начнется процесс загрузки документа.
3. После загрузки в программу накладной необходимо нажать кнопку «Отправить акт о принятии накладной».
4. В поле «fsrar ID отправителя нужно ввести ID код компании, отправившей продукцию — код сообщается поставщиком.
5. В поле «код акта о принятии накладной» нужно ввести номер акта. Его можно увидеть на физическом варианте Акта или же составить сразу в бухгалтерской программе, если в ней есть функционал создания актов.
6. В поле «Номенклатура» нужно ввести категорию, к которой принадлежит продукция.
7. Нажать на кнопку «Отправить». После этого акт поступит в систему ЕГАИС, а после его проверки в личном кабинете ЕГАИС можно будет увидеть, что накладная «подтверждена».

Установленные сроки

Для получателей, чей склад находится в черте города, подтверждение накладной должно происходить в течение трех рабочих суток с момента поступления спиртосодержащего товара.

Внимание! Сроки, в течение которых поставщик и получатель обязаны занести в ЕГАИС информацию об обороте, установлены Приказом Минфина России от N 84н. Приказ разграничивает получателей алкоголя по признаку развитости инфраструктуры в их местности — соответственно, сроки установлены разные.

Штраф за несвоевременное занесение в систему информации об обороте

Какой штраф положен за неподтверждение в срок ТТН? Нарушение Приказа Минфина влечет достаточно жесткие штрафные санкции.

Согласно КОАП РФ, ст. , максимальный штраф за нарушение порядка оборота спиртосодержащей продукции составляет:

• 200 тыс. рублей для юридических лиц;
• 15 тыс. рублей для физических лиц.

Кроме того, согласно ст. 25 Федерального Закона от № 171-ФЗ обнаруженный незаконный оборот алкоголя должен быть пресечен посредством конфискации найденного контрафакта.

Возврат ЕГАИС

Для просмотра перечня возврата алкогольной продукции, сначала задайте параметры фильтра поиска документов.
Потяните вниз вкладку «Выбор».

Задайте временной период, за который формируется отчет по возвратам и статусы документов возврата.
Статусы для документов возврата:

• «Выбрать всё»;
• «Новая»;
• «Ошибка»;
• «Не подтверждена»;
• «Ожидание данных от УТМ»;
• «Отказ»;
• «Завершена».

После задания параметров фильтра нажмите «Применить». Откроется перечень проведенных возвратов за выбранный период с заданными статусами.
Для оформления нового возврата:

1. Нажмите в правой нижней части экрана.
2. Укажите дату возврата, считайте штрихкод/акцизную марку сканером или нажмите .
3. После выбора товара откроется окно:
4. Укажите количество и цену возвращаемого товара и нажмите «Ок».
5. Нажмите на поле «Получатель» и выберите контрагента:
6. Окно со сформированной позицией возврата имеет вид:
7. Нажмите , чтобы добавить другую позицию товара на возврат.
8. Нажмите «Отправить».

Подтвердить марки без сканирования

Если поставщик указал марки в ТТН, то их можно подтвердить вручную сразу по всей позиции, не сканируя бутылки.

В этом случае СБИС не проверяет марки. Поэтому вы рискуете принять на склад контрафактный алкоголь, либо продукцию с пересортом и неучтенными в ЕГАИС марками.

В поступлении откройте режим редактирования номенклатуры по кнопке и в блоке «Акцизные марки» нажмите «Принять все». Все марки будут подтверждены и добавлены к номенклатуре.

Повторите действие для каждой позиции.

Если обнаружили вскрытую коробку, сначала подтвердите только те, которые не вызывают сомнений. В режиме расширенного редактирования позиции наведите указатель мышки на упаковку, нажмите и выберите «Подтвердить». Либо отсканируйте маркировку коробок.

В акт расхождений автоматически будут перенесены номенклатуры с неподтвержденными марками. Если при ручной приемке вы пропустили позицию, она в полном объеме будет указана в акте расхождений.

Что такое ЕГАИС и для чего она нужна

Что такое ЕГАИС и для чего она нужна

Система ЕГАИС – это объединенная информационная система по контролю за торговлей алкогольной продукции в России. В эту систему стекается  абсолютно вся информация о произведенном в стране алкоголе (алкогольные напитки, пиво и пивные напитки), об импортированной из-за рубежа продукции, о любых движениях и перемещениях, о каждой проданной бутылке со спиртным напитком.

Скачать инструкцию по подключению ЕГАИС

Скачать бланк декларации об объеме розничной продажи алкогольной продукции

Скачать правила выбора сканера штрих-кода

Система ЕГАИС внедряется с 2015 года, происходило это поэтапно, в три этапа.

1. В ЕГАИС передают информацию производители алкоголя и пива. Это происходит уже с 2015 года

2. С 1 января 2019 года все, кто занимается продажами алкогольной продукции и пива обязаны передавать в ЕГАИС информацию о закупках продукции. 

Эта обязанность касается всех участников алкогольного ритейла, начиная с сетевых игроков и заканчивая ИП, торгующими пивом в розлив. Этап условно можно назвать «Подтверждение накладных».

Предприниматель (продавец) обязан сначала сверить фактическую поставку с тем, что указано в накладных, и в случае правильности передать в ЕГАИС информацию о том, что он подтверждает накладные от поставщика.

Если данные будут разниться – в накладной одно, а по факту другое – то в ЕГАИС передается акт о расхождении данных.

Попробуйте товароучетную программу Бизнес.Ру, в которой реализована 100% поддержка ЕГАИС для продажи алкоголя и передача всей необходимой информации в Росалкорегулирование. Попробуйте полную версию программы Бизнес.Ру бесплатно>>>

3. С 1 июля 2019 года следующий этап ЕГАИС – «Подтверждение закупок». Все, кто торгует алкогольными напитками, должны не только отчитываться о том, что закупили и в каком объеме через подтверждение накладных, но и подтверждать продажи.

Подтверждение продаж не касается тех, кто продает пиво в розлив – они продолжают только подтверждать закупки.

Подтверждение продаж происходит следующим образом: на каждой бутылке со спиртным напитком есть специальный штрих-код. В каждой торговой точке на кассе есть специальный сканер для этих штрих-кодов.

Считывая с бутылки информацию при продаже на кассе, через сканер информация сразу передается в ЕГАИС.

Теперь, во всех магазинах, на всех кассах стоят специальные кассовые аппараты, печатающие чеки с QR-кодом (Кассовая программа, совместимая с ЕГАИС). И каждый покупатель, считав этот QR-код, может в любое время получить информацию о купленной бутылке алкоголя: когда и на каком заводе напиток произведен, есть ли лицензия у производителя, сроки и условия хранения продукта, а также другую информацию.  

Для тех, кто в нарушение закона продолжает работать, не подключившись к ЕГАИС, введены серьезные санкции. Штраф для ИП и директоров магазинов составляет 10-15 тысяч рублей, для юридических лиц, ООО, магазинов – 150-200 тысяч рублей.