Как заполнять журналы регистрации инструктажа по охране труда. Учебный центр охраны труда Юнитал-М. Листы в журналах по охране труда нумеруются в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.
Содержание
- Где брать типовые формы?
- Общая информация
- Полный перечень
- Как заполнять журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности не электротехническому персоналу
- Образцы документов
- Какие нужны на предприятии — перечень
- Особые журналы
- Требования по оформлению
- Нумерация журналов по технике безопасности
- Как заполнять журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
- Как правильно прошнуровать и пронумеровать
- Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек
- Вопросы и ответы
Где брать типовые формы?
Формы журнала, правила и стандарты по его заполнению содержатся в рекомендациях министерства труда, касающихся норм охраны труда и безопасности на предприятии. Также они содержатся в ГОСТах по документообороту организаций.
Предприятие может самостоятельно разработать стандарт ведения, однако при этом должно отразить все важные вопросы в отношении данного инструктажа – дата, место и срок проведения, перечень должностей и сотрудников, в отношении которых проводится инструктирование, а также ответственных лиц, тему мероприятий и перечень используемых материалов.
Скачать бесплатно образцы и бланки
Типовые формы учетных журналов по проведению инструктажа:
- вводного по ОТ;
- первичного по ОТ;
- целевой по ОТ;
- внеплановый по ОТ;
- по пожарной безопасности;
- по электробезопасности;
- по ГО и ЧС;
- для водителей.
Другие журналы учета и регистрации:
- инструкций по ОТ.
Как правильно прошить?
Для исполнения требований по длительному хранению ответственному специалисту необходимо правильно прошить и заполнить тот или иной журнал инструктажа.
Для правильной прошивки следует использовать:
- многостраничные журналы в обязательном порядке (в соответствии с правилами и стандартами ГОСТ по ведению документации) шнуруются с использованием иглы и плотной нити;
- для непосредственного сшивания используется шпагат, специальная лавсановая лента или прошивная нитка;
- после подготовки отверстий (4 штуки) необходимо через средние отверстия продевать нить и поочередно через стороны сшивать крайние отверстия проходя через все листы;
- при завершении одного цикла процедура повторяется. В конце нить заводится за обратную сторону всех страниц и завязывается в узел.
Прошивка учетных журналов позволит сохранить их в первозданном виде на протяжении срока службы, а также оградить от внешнего вмешательства, внесения исправлений и нежелательных корректировок со стороны.
Как нумеровать – порядок нумерации
Нумерация журнала происходит также в соответствии с правилами ГОСТ по документоведению.
Как правильно нумеруются журналы:
- Нумерация страниц производится арабскими цифрами, начиная с описи и оглавления документа. По обыкновению нумерация осуществляется карандашом, однако на многих предприятиях производится шариковой черной ручкой.
- Отметка о номере страницы производится в верхней правой части (без затрагивания основного текста).
- В случае наличия нескольких томов одного журнала нумерация производится по отдельности в отношении каждого.
Правильная нумерация является залогом законного ведения документов, она позволяет избегать различных повторов, нестыковок, а также проявления многих негативных факторов – подмены, служебного подлога и иных противозаконных действий.
Требования к ведению и заполнению в организации
Законодатель не устанавливает жестких требований к виду учетного, однако обязательными для заполнения в данном документе выступают:
- дата, время и место проведения инструктажа;
- круг ответственных лиц за его проведение;
- наименование организации и визы руководителей вместе с печатью;
- наименование вида проводимого инструктажа и используемых материалов;
- обязательные отметки о прохождении такого инструктажа со стороны сотрудников организации с указанием должности и персональных данных.
Соблюдая данные требования к оформлению, ответственный специалист за ведение данных документов сможет избежать наложения штрафов и административной ответственности по результатам проверки государственных органов.
Общая информация
Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.
Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.
Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.
Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.
К ним относятся:
- ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
- периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.
Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.
Для чего нужны?
Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.
Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.
Полный перечень
Есть набор журналов, которые должны присутствовать на предприятии в обязательном порядке.
- Регистрация по вводному инструктажу. Включает сведения о перечне представителей персонала, которые прошли соответствующий инструктаж и ознакомились с техникой безопасности.
- Регистрация инструктажей на месте работы. Вносятся материалы о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный ответственным лицом. Завершение производится устным опросом в целях проверки закрепленных знаний.
- Учет инструкций по ОТ. Документом занимается соответствующая служба или отдельный специалист предприятия. Для удобства рекомендуется каждой инструкции присваивать уникальный номер.
- Учет предоставления инструкции в адрес персонала. Действителен для каждого подразделения, хранится у руководителя.
- Учет присвоения определенной группы по электробезопасности. Включают всех сотрудников, которые не заняты в сфере технического обслуживания электрических установок. Фиксируются итоги проверки прохождения инструктажа.
- Регистрация несчастных случаев. Проводится в соответствии с Постановлением Минтруда России №73. Заполнение осуществляется в ходе проверочных мероприятий по случившимся ситуациям. Занимается ответственное лицо, которое имеет третью группу по электробезопасности.
- Учет по проверке навыков и норм работы в специальных электрических установках. Фиксируются итоги проводимых для работников проверок.
- Регистрация вводного инструктажа по защищенности от пожаров. Проводится со всеми работниками, которые берутся на вакансию. Ответственность за ведение возлагается на сотрудника, который ручается за пожарную защищенность на фирме в целом.
- Учет обучающих мероприятий по охране труда. Чтобы предупредить травматические случаи на производстве, работники должны регулярно проходить обучение. По завершении осуществляется проверочный контроль знаний.
- Журнал учета первичных инструментов тушения пожара. Необходим для проведения своевременной проверки оборудования на предмет работоспособности. Ведением занимается компетентный сотрудник пожарной службы.
- Документ по учету контроля за состоянием трудовых условий. Заполняется на регулярной основе.
- Учетные мероприятия по проверкам. Согласно действующему законодательству, документ обязуются вести не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели. Здесь содержатся детальные сведения обо всех проверках и нарушениях.
Это не весь перечень журналов, формируемых на предприятии, но здесь перечислены основные направления.
Как заполнять журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности не электротехническому персоналу
Форма журнала: описана в п.2 Примечания к Приложению № 1 к Правилам по охране труда при эксплуатации электроустановок, утвержденным приказом Минтруда России от N 328н.
Кто заполняет (проводит инструктаж)? Работник из числа электротехнического персонала, имеющий не ниже III группы по электробезопасности , назначенный распоряжением руководителя организации. Обратите внимание, что специалисты по охране труда не относятся к электротехническому (электротехнологическому) персоналу, поэтому не имеют право проводить данный вид инструктажа (п.6 Примечания к Приложению № 1 к Правилам по охране труда при эксплуатации электроустановок, утвержденным приказом Минтруда России от N 328н).
Информация для заполнения. Для проведения инструктажа необходимо иметь:
- Перечень должностей, рабочих мест, требующих отнесения производственного персонала к группе I. Руководитель организации (обособленного подразделения) самостоятельно определяет,кого включить в Перечень. Логика простая: существует возможность поражения работника электрическим током при выполнении работ, работник не относится ни к электротехническому, ни к электротехнологическому персоналу (т.е. является неэлектротехническим персоналом)- включаем в перечень;
- утвержденную программу инструктажа, инструкцию для проведения инструктажа для неэлектротехнического персонала на I группу по электробезопасности.
«Дата предыдущего заполнения». Периодичность присвоения Iгруппы- не реже 1 раза в год. Если инструктируем нового сотрудника, в данной колонке ставим прочерк, если инструктаж проводится повторно, ставим дату предыдущую инструктажа сотрудника.
Где встречается информация: п..Приказ Минэнерго РФ от N 6″Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей».
Может оказаться полезной наша статья.
Бесплатно скачать журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу
Образцы документов
В основном журналы оформляются в табличной форме. Вот пример журнала по регистрации вводного инструктажа, который включает данные о сотрудниках, прошедших его:
Читайте так же: Образец карточки выдачи и учета спецодеждыТак выглядит журнал по учету инструкций:
Он включает номера инструкций, названия, число экземпляров, которые были выданы, данные о сотруднике. Ниже представлен журнал учета присвоения группы электробезопасности:
В данной бумаге отображается название конкретного подразделения, указывается должность сотрудника, время прошлого и текущего присвоения, подписи сторон. Журнала регистрации несчастных случаев выглядит таким образом:
Он представлен большой таблицей, в которой отражен перечень данных по сотрудникам, подвергшимся влиянию несчастных случаев, а также другие обстоятельства.
Какие нужны на предприятии — перечень
Применение журнала на предприятии производится в процессе проведения тех или иных профилактических мероприятий.
Перед проведением журнал изымается специалистом по охране труда и в него вносятся данные о проводимом инструктаже, круге ответственных лиц и список должностей с указанием персональных данных, в отношении кого проводится мероприятие.
Также ответственные лица ставят свои подписи об осуществлении профилактических мер. После этого учетный документ доставляется к месту постоянного хранения.
Стандартный перечень таких журналов исходит из самих требований законодательства по проведению различных инструктажей.
Список необходимых журналов по охране труда на предприятии:
- Учета вводного инструктажа. Содержит сведения о проводимых мероприятиях в отношении сотрудников принятых на работу впервые.
- Проведения первичного инструктажа – содержит материалы и данные о проведении профилактических мер с командированными сотрудниками и специалистами, переведенными из иных подразделений.
- Учета инструкций по охране труда. Каждый отдельный вид инструктажа требует наличия специальной инструкции и плана мероприятий (это также может касаться и различных подразделений организации). Журнал ведет учет всех имеющихся инструкций.
- Регистрации несчастных случаев. Данный журнал ведется в строгом соответствии с постановлением министерства труда РФ № 73. В документе отражаются все случаи нештатных ситуаций на производстве, их характер, дата, время и место происшествия, а также должности ответственных лиц.
- Учета проведения инструктажей по пожарной безопасности. В данном журнале указываются данные о проведении мероприятий по пожарной безопасности среди сотрудников организации.
- Учета проведения инструктажей по электробезопасности на различные категории безопасности (от 1 до 5). В данном журнале указываются сведения о сотрудниках и мероприятиях по профилактике электробезопасности на производстве.
- Проверок состояния норм охраны труда на производстве. Заполняется ответственным специалистом по охране труда, и указываются данные о результатах проведенных проверок состояния охраны труда в организации.
- Учета проведения иных мероприятий по охране труда и иных видов инструктажей. В документе указываются иные виды инструктажей в области охраны труда и безопасности производства.
- Учета проведения инструктажей по ГО и ЧС.
Особые журналы
Помимо обязательных документов, фигурирующих в сфере охраны труда, присутствуют некоторые особые бумаги. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Учета выдачи удостоверений
Согласно Постановлению Минтруда России, Минобразования России №1/29, руководящий состав и специалисты обязуются проходить специальную обучающую программу, которая охватывает обязательства для каждого сотрудника.
Мероприятия начинаются сразу после трудоустройства и должны быть пройдены на протяжении первого рабочего месяца. Разработка программ осуществляется на базе отраслевой принадлежности, характера работы, трудовых условий. Полный перечень утверждается руководящим составом.
Сотрудники, работающие в отделе кадров, для личного удобства нередко используют журнал по учету выдачи удостоверений по ОТ. Он применяется в целях фиксации сведений обо всех удостоверениях, которые были выданы. Ведением документа занимается ответственный компетентный специалист.
В рамках ст. 197 ТК РФ отмечено, что каждый работник имеет право на бесплатное прохождение профессиональной подготовки. Ученическое соглашение составляется на условиях, которые не предполагают отрыва сотрудника от производственного процесса.
Отражаются сведения:
- число удостоверений, которые были выданы на руки;
- контроль их предоставления, отрывные талоны;
- особенности, касающиеся электротехнических работников;
- данные о выданных экземплярах в адрес руководящего звена;
- информация по разрешениям на работу в опасных условиях.
Хоть документ не относится к списку обязательных бумаг, его использование рекомендуется.
Относительно распоряжений по ОТ
Еще одним особым документом является журнал распоряжений, связанных с ОТ. Он способствует систематизации всех сведений и совершенствованию рабочего процесса в плане повышения уровня безопасности. Этим документом рекомендуется обзавестись на участке, в цехе или отделе.
В нем должно присутствовать определенное количество распоряжений, приказов касательно стажировки, разрешения к самостоятельному труду, закрепления ответственных лиц. Его ведение осуществляется в едином экземпляре в общем порядке.Требования по оформлению
Чтобы отразить все данные об охране труда и избежать проблем с законодательством, лица, ответственные за оформление документов, должны соблюдать ряд правил.
Внедрение происходит со стороны сотрудника, проводящего инструктаж по ОТ. Именно он несет ответственность за ведение документа.
- В процессе внесения данных недопустимы пропуски страниц, срок, а также внесение изменений, закрашивание корректором.
- После завершения заполнения составитель вносит запись о том, когда ведение будет завершено, а далее передает на хранение.
- Если документ будет утерян или испорчен, он подлежит списанию с последующим оформлением акта в произвольной форме с отметкой о причине сложившихся обстоятельств.
- Хранение осуществляется уполномоченным лицом.
- Если ответственное лицо меняется, происходит передача документа новому сотруднику.
Нумерация журналов по технике безопасности
Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье.
Из статьи вы узнаете:
Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания
Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.
В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности — это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах. Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним.
Справка
На заметку
- Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
- Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда. Они оговариваются специальными отраслевыми нормативными документами.
Инструкции по технике безопасности
Типовое занятие по технике безопасности, которое проводится для всех сотрудников организации, а также специалистов других фирм, привлекаемых для работы в данной организации, состоит из изучения основ безопасного труда, на основе трех видов документов:
- локальных нормативных актов компании;
- технической документации по эксплуатации оборудования;
- общих инструкций по охране труда и технике безопасности.
Несмотря на то, что порядок проведения занятий может варьироваться от фирмы к фирме, существует Примерные учебные планы обучения, разработанные Минтруда РФ, которые рекомендуется учитывать при подготовке плана обучения сотрудников.
В свою очередь, сами инструкции по технике безопасности, которые являются основным предметом данных занятий, также должны разрабатываться самим работодателем. Это положение закреплено ст. 212 ТК РФ. Традиционно это обязанность возлагается на специалиста по охране труда. Однако в ходе работы по составлению инструкции он имеет право обращаться за консультацией к специалистам профильных служб, в частности медицинской части.
Читайте также:
Журнал регистрации инструктажей
Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности предназначен для фиксации факт проведения всех видов обучающих занятий по охране труда. Такое положение определено п. Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29.
Локальная инструкция по охране труда и технике безопасности, которая должна быть в обязательном порядке утверждена нормативным документами фирмы, содержит перечень конкретных видов занятий по безопасности труда и порядок их фиксации в Журнале регистрации инструктажей. Такой порядок определен «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда», принятыми Минтруда РФ г.
Как правило, если организация небольшая, то журнал учета таких занятий заводится один. В него вносят данные обо всех видах инструктирующих мероприятий. На крупных предприятиях чаще всего создается несколько журналов для каждого вида занятий или для каждого структурного подразделения.
Существует ряд случаев, когда журнал не является единственным документом, подтверждающим факт проведения занятия. Информация об этом мероприятии может содержаться в наряде-допуске. Такими случаями, как правило, являются случаи проведения целевых инструктажей.
Читайте по теме в электронном журнале
Журнал регистрации: образец 2019 года
Современное российское законодательство никак не регламентирует форму ведения журнала регистрации инструктажа по технике безопасности. Каждая организация может самостоятельно определять структуру содержания и форму заполнения данного документа в соответствии со своими потребностями и профилем деятельности.
Еще в 1990 году Госстандарт СССР в Приложении № 4 к Государственному стандарту СССР ГОСТ «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» утвердил бланк такого журнала. Несмотря на то, что в настоящее время эти нормативные положения утратили силу, многие организации пользуются это формой ввиду ее удобства и полнотой вносимых сведений.
Справка
Чаще всего стандартная форма журнала регистрации имеет форму таблицы, в которую включают следующие графы:
- дата, когда обучающее занятие было проведено;
- разновидность занятия — вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж;
- ФИО сотрудника, прошедшего обучение;
- дата рождения сотрудника;
- должность и структурное подразделение, в котором числится обучавшийся работник;
- данные об преподавателе, проводившем занятия — ФИО, должность;
- дополнительные сведения о занятии. Например, если это внеплановый инструктаж, то можно указать его причины;
- подпись сотрудника, проходившего обучение;
- подпись сотрудника, проводившего обучение.
Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.
Нумерация журналов по охране труда
Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности
Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности.
Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом — дату окончания и общее количество страниц документа. На титульном листе также указывается срок хранения журнала и дату, когда этот срок заканчивается.
Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определяет срок хранения журнала в 10 лет.
Нумерация страниц в журнале
Справка
Нумерация страниц в журнале преследует две цели:
- Когда каждая страница имеет порядковый номер, возможность несанкционированного изъятия страниц исключается;
- Нумерация позволяет облегчить учет общего количества страниц в журнал при добавлении этой информации на его титульную страницу.
Номера страниц проставляются черным карандашом, вверху страницы, справа. Использование чернил или карандашей других цветов не допускается.
Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.
Справка
На заметку
В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда. Ответственным за журнал учета инструктажей по технике безопасности может быть также назначен другой сотрудник компании, которому вверены данные полномочия. Об этом руководство должно издать соответствующий приказ.
Читайте также:
Как заполнять журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Форма журнала: рекомендуемая — Приложение 6 «ГОСТ . Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Синим цветом выделены те пункты, которые мы предлагаем вам внести в предложенную ГОСТом форму.
Кто заполняет(проводит инструктаж)? Непосредственный руководитель работ.Закрепите обязанности проведения инструктажей на рабочем месте за конкретными работниками приказом по организации (например, «О проведении инструктажей по охране труда»), приказ должен охватывать все структурные подразделения вашей компании. Помните, что ваши ответственные должны иметь действующее удостоверения о прохождении специального обучения по охране труда (не реже одного раза в 3 года).
Информация для заполнения.
В данном журнале регистрируется проведение первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажей.Каждый ответственный за проведение перечисленных инструктажей ведет свой Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте для своего подразделения.Для проведения инструктажей вам также понадобятся:
- Перечень действующих в вашей организации инструкций по охране труда;
- Программы инструктажей;
- Инструкции по охране труда — вам может быть также интересна наша статья.
Как правильно прошнуровать и пронумеровать
За счет рациональной прошивки бумаги подлежат систематизации. Кроме того, сокращается вероятность их подмены, подделки, порчи или утраты. Для прошивки и нумерации используются стандартные правила государственного стандарта ГОСТ.
Читайте так же: Основные законы и нормативные акты об охране труда- Несмотря на отсутствие четких инструкций в законодательстве, следует опираться на индивидуально разработанные требования организации.
- Следует провести ознакомление с общими советами по организации систематизации документов, которые могут быть полезными для проведения процедур.
- Прошивка в многостраничной документации осуществляется с применением классической иглы и нитки плотного типа.
- Для сшивания используется банковский шпагат, обычные прошивные нити или лента лавсановая.
- Начинать процесс нужно с подготовки отверстий (3-4 штук) в листах с использованием дырокола.
- Сначала игла вводится в среднее отверстие, а затем нить распределяется по сторонам – выше и ниже относительно средней дырки.
- После каждого «цикла» нужно возвращаться к середине. Лучше всего использовать схему двойной прошивки.
- Когда процесс окончен, игла с нитью вводится в центральное отверстие и выводится на «изнаночную» сторону скрепленных бумаг. Оставшийся кончик завязывается узлом.
Журналы должны быть грамотно пронумерованы. Используются классические стандарты:
- на листиках проставляются цифры в арабском виде с помощью простого карандаша, в возрастающем порядке, как в книгах и обычных журналах;
- номер указывается справа сверху, текст документа при этом остается нетронутым;
- нумерация приложений осуществляется в рамках общего порядка, а что касается вспомогательных писем, то номер проставляется на конверте и только после этого – на листах;
- если документ представлен несколькими томами, их нумерация осуществляется по отдельности;
- приложения, которые выделены в отдельный том, также подлежат отдельному проставлению номеров.
Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек
Заполнение книги учета движения трудовых книжек
Все листы книги учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Руководитель организации своей подписью заверяет количество листов в книге, после чего документ скрепляют сургучной печатью или пломбируют. Разрешается при опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004. При заполнении книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать хронологический порядок, то есть первыми в списке должны указываться данные сотрудника, принятого на работу раньше всех.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- менеджеры по персоналу.
- сотрудники кадрового отдела;
- бухгалтеры;
Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств. Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.
Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек
Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.
Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа. Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.
Журнал учета трудовых документов и правильная нумерация страниц
Все данные о документах работника помещаются в специальный журнал учета трудовых документов. Информация о вкладышах, которые были выданы, о бланках и так далее. Если на предприятии работнику вкладыш не выдавался, а он принес с собой свой, то данные о нем тоже заносятся в журнал учета книжек.
Как выглядит дневник для внесения записей о книжках?
Что должны сделать работники?
Для того чтобы журнал по учету трудовых документов был оформлен по всем правилам, вначале проводятся следующие процедуры:
Сургучной печатью.
Нумеровать необходимо с титульного листа, но на самом титульном листе не должно быть цифрового символа.
Лист переворачивается , на следующей странице в правом нижнем углу ставится цифра два и так последующие номера.
Когда пронумерована последняя страница, книга прошнурована, необходимо отнести ее руководителю, чтобы он поставил подпись и печать. Руководитель заверяет документ на задней обложке. Так журнал по учету трудовых документов готов к использованию.
Когда он заканчивается, начинают вести следующий, но при этом, нумерация продолжается, то есть, если прошлый был закончен страницей 120, то следующий начинают со страницы 121, как вы понимаете, 121 страница, это титульный лист, а значит, страница для записей будет начинаться с номера 122.
Трудовая книга
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом: облачить журнал в жесткий переплет; пронумеровать по возрастающей; прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?
Книга учета должна быть прошита.
Делается это для того, чтобы избежать замены листов при ее дальнейшем использовании. Определенного порядка прошивания на законодательном уровне не закреплено, поэтому сотрудники кадровой службы при возникновении вопроса, как прошивается книга движения трудовых книжек, пользуются следующим алгоритмом: Можно ли исправлять записи в книге Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.
Как оформить опломбирование.
Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству
42 Правил №225, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от №105). Пунктом 44 Правил №225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п.
Вопросы и ответы
Источники
Использованные источники информации.
- https://azbukaprav.com/ohrana-truda/dokumenty-ohrana-truda/perechen-obyazatelnyh-zhurnalov.html
- http://kadriruem.ru/zhurnaly-po-ohrane-truda/
- https://znaybiz.ru/kadry/oxrana-truda/ob-ohrane/perechen-zhurnalov.html
- http://www.unitalm.ru/blog/kak-zapolnjat-zhurnaly-registracii-instruktazha/
- https://basel-realty.ru/raznoe/kak-pravilno-pronumerovat-zhurnal-kak-pravilno-pronumerovat-zhurnal-kak-numerovat-stranicylichtyv-zhurnale-kassira-operacionista-22-otveta.html
