Что такое платежные документы

Что такое первичные документы бухгалтерского учета? Какие документы относятся к первичной документации в бухгалтерии: счет-фактура, накладная, счет на оплату и другие. Обо все об этом читайте на сайте Контур.Бухгалтерии. Платежные документы - важная составляющая пакета бумаг при осуществлении ВЭД. Они подтверждают выполнение участниками сделки их обязательств.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Отражение в учете

• Общие принципы обработки первичных документов
• Порядок определения необходимой для обработки платежного документа схемы операции:
  1. Группа операции - указана в справочнике видов платежных документов;
  2. Вид операции. Возможны два варианта:
     1. Если в платежном документе имеются ссылки на товарные документы, то используется вид операции, указанный в соответствующем товарном документе. Т.е. при обработке платежного документа могут быть применены несколько схем;
     2. В остальных случаях используется вид операции, указанный в платежном документе.
• В учете отражаются лишь документы, имеющие статус "Проведен". Но, есть важное исключение из общего правила - платежные документы по зарплате, имеющие статус "Подготовлен", отражаются в расчетных листках (и только в них) работников.

Платежные документы

Номер Ведется автоматически. Формат ГГГГ/ННННН, где ГГГГ - цифры года, ННННН - порядковый номер документа в пределах года и данного вида платежных документов. Номера платежных документов с 1980/00000 по 1980/99999 зарезервированы системой для ПД в работе. Дата подготовки документа По умолчанию заполняется системной датой. В РКО означает дату начала выдачи. Дата Дата проведения платежного документа в бухгалтерском учете. По умолчанию равна дате подготовки. Вид операции Тип документа Имеет значение для платежных документов, относящихся к расчетам по заработной плате (РКО, ИПП): Массовый Используется в платежных документах, отражающих массовую выдачу (окончательный расчет за месяц) заработной платы. Как правило устанавливается автоматически при формировании платежных документов для массовой выдачи за месяц. Выплаты по таким ПД отражаются в РЛ работника специальным образом. Разовый Используется в платежных документах, отражающих текущие расчеты с персоналом по заработной плате. Внимание! Выдача работнику денежных средств с помощью документов с типом "Разовый", фактически произведенные в следующем за расчетным месяце, уменьшает сумму, причитающуюся этому работнику в окончательный расчет (массовую выдачу) за расчетный месяц. Для отражения выдачи без влияния на сумму окончательного расчета используется тип "Прочий". Аванс Для ПД по выплате зарплаты за первую половину месяца. На сумму, причитающуюся в окончательный расчет влияет также, как "Разовый". Прочий Используется в остальных случаях. В частности, в ПД, не связанных с расчетами по заработной плате и, кроме того, в платежных документах, отражающих расчеты по заработной плате, которые не нужно учитывать при окончательном расчете. Сумма Общая сумма денежных средств по данному документу. В документах, имеющих ведомость (список) работников и /или перечень ссылок на товарные документы вычисляется автоматически и не может быть изменена. В ином случае следует заполнять вручную. Сумма НДС Часть общей суммы, приходящаяся на налог на добавленную стоимость. Если НДС в данном платеже не предусмотрен, то необходимо оставить поле ПУСТЫМ, иначе указать величину (возможна величина НДС, равная нулю). Вид платежа Может принимать значения "почтой", "телеграфом", "электронно" или не заполняться вовсе. Используется только для печати платежного документа и заполняется в соответствии с требованиями банка. Плательщик Указывается код контрагента-плательщика и номер счета, с которого делается платеж. Получатель Указывается код контрагента-получателя и номер счета, на который зачисляются денежные средства. Очередь платежа Заполнение в соответствии с текущим законодательством. Назначение платежа (основание для проведения кассовой операции и т.п.) Заполняются в принятом на предприятии порядке. Дополнительная (налоговая) информация Дополнительная информация ([F5]) для ИПП в уплату платежей в бюджетную систему РФ, требующих указания специальных реквизитов (КБК, ОКТМО, налоговый период и прочих). Состояние Отметка о прохождении. При формировании временного РКО ему присваивается статус "Подготовлен" (смотри особенности). Для остальных документов статус всегда "Проведен".

Перечень работников

Во всех случаях, когда платежный документ отражает какие-либо расчеты с работниками предприятия, необходимо указывать табельные номера работников и соответствующие суммы в ведомости (приложении) к платежному документу.

Табельный. Сумма. Состояние Выдано НЕ выдано Депонент Устаревшая технология учета. В АвтоПарк лицевой счет работника по заработной плате ведется автоматически, поэтому нет необходимости депонировать невыданные суммы.

Ссылки на товарные документы

Для отражения платежей по конкретным товарным документам. Обратите внимание, что в этом случае всегда используется вид операции с назначением "ПД со ссылками на ТД".

Вид документа. Номер. Сумма платежа. НДС.

Взаимодействие с программами "Клиент-банк"

Имеется поддержка систем "Клиент-банк" для обмена платежными документами с банком по электронным каналам связи. Суть ее состоит в экспорте из АвтоПарк платежных банковских документов в транспортные файлы и импорте в АвтоПарк предоставляемых банком выписок с расчетных счетов. Сама процедура приема - передачи производится программным обеспечением банка. В настоящее время реализована поддержка системы "Клиент-банк" следующих банков: Уралсиб, Возрождение, Банк Москвы, Новый символ, ПромСвязьБанк, ИнтерПрогрессБанк, Мострансбанк, Сбербанк. Транспортные файлы (как для передачи в клиента-банк, так и для загрузки выписок) должны быть так называемого "формата 1С". Возможности "Клиент - банк":

• передача с одновременной печатью всех ИПП в состоянии "Подготовлен" за день; можно делать неоднократно - по мере появления новых, не переданных ИПП или один раз в день (по договоренности с банком);
• прием выписки с расчетного счета;
• отмена передачи документа (при надобности повторного экспорта платежного документа - при сбоях, необходимости исправления документа и т.п.).
• Одновременная поддержка нескольких программ "Клиент-банк" из разных банков;
• Подготовка дополнительных файлов, прилагаемых к платежным поручениям, например, списка для перечисления зарплаты работников. Формат файла устанавливается по согласованию с банком.

Передача платежных документов в клиент-банк

В клиент-банк передаются ИПП в состоянии "Подготовлен", которые не передавались ранее (в ПД отсутствует штамп передачи в клиент-банк). Передаются все ИПП с датой документа, совпадающей с датой текущего ПД.

Настройка

Для настройки передачи платежных документов в клиент-банк необходимо в сообщить Разработчику название банка, условия для выгрузки определенных ИПП (как правило, это код расчетного счета контрагента 0000), каталог для выгрузки платежных документов. Рекомендуется создавать каталог для выгрузки в каталоге AutoPark (например, AutoPark\REP\CB\IMPORT) с соответствующим назначением NTFS-разрешений для ограничения доступа к каталогу. В программе "клиента-банка" необходимо указать в настройках этот каталог для импорта платежных документов. По умолчанию, для одного ИПП формируется один транспортный файл для передачи. Имеется возможность все платежные документы выгружать в один файл, однако такой способ выгрузки крайне не рекомендуется - отмена передачи платежных документов в клиент-банк невозможна. При необходимости может быть реализовано хранение копий переданных транспортных файлов (необходимо сообщить имя каталога).

Передача в клиент-банк

1. В АвтоПарк тем или иным способом подготовить ИПП;
2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Передача и печать всех документов дня". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
   • Подготовит транспортные файлы. Формат и состав транспортного файла устанавливается банком: это может быть например текстовый или dbf-файл, помещаемый в указанное банком место на локальном или сетевом диске, где его должен найти соответствующая (поставляемая банком) программа "Клиент-банк";
   • Отпечатает переданные платежные документы (опционально);
   • Сделает отметку в АвтоПарк о передаче каждого конкретного документа. Отметка передачи производится в специальном поле - штампе передачи. В штамп записывается в частности дата, время и оператор, выполнивший передачу.
3. Выполнить импорт транспортных файлов и процедуры передачи средствами программы "Клиент-банк".

Загрузка выписки из клиент-банка

Настройка

Для настройки загрузки выписок из клиент-банка необходимо в сообщить Разработчику название банка и каталог, в котором находятся выписки клиент-банка. Рекомендуется создавать каталог в каталоге AutoPark (например, AutoPark\REP\CB\EXPORT). В программе "клиента-банка" необходимо указать в настройках этот каталог для экспорта выписок. Поддержан следующие виды ПД, которые могут быть загружены из выписки:

• Исходящий мемориальный ордер: Первые три цифры расчетного счета "421", у плательщик и получателя совпадают расчетные счета, ИНН, БИК.
• Чек на получение денег: Первые три цифры расчетного счета получателя "202".
• Объявление о взносе наличными: Первые три цифры расчетного счета плательщика "202".
• Исходящее платежное поручение: Атрибут описания ПД в выписке ВидОплаты=01, расчетный счет плательщика совпадает с расчетным счетом, по которому сформирована выписка.
• Входящее платежное поручение: Атрибут описания ПД в выписке ВидОплаты=01, расчетный счет получателя совпадает с расчетным счетом, по которому сформирована выписка.
• Исходящее требование-поручение: Атрибут описания ПД в выписке ВидОплаты=02 либо 06, расчетный счет плательщика совпадает с расчетным счетом, по которому сформирована выписка.
• Исходящий мемориальный ордер: Атрибут описания ПД в выписке ВидОплаты имеет одно из значений (09, 16, 17), расчетный счет плательщика совпадает с расчетным счетом, по которому сформирована выписка.
• Входящий мемориальный ордер: Атрибут описания ПД в выписке ВидОплаты имеет одно из значений (09, 16, 17), расчетный счет получателя совпадает с расчетным счетом, по которому сформирована выписка.

Загрузка выписки

1. Произвести сеанс связи с банком средствами программы "Клиент-банк"
2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Загрузка выписки с банковского счета". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
   • Чтение и разбор новых файлов, содержащих выписку;
   • Откат загружаемых исходящих платежных документов.
   • Формирование в АвтоПарк входящих платежных документов;
   • Проведение и обработка загруженных платежных документов.
   • Автоматическое распределение платежа.

Протокол загрузки выписки

В протоколе загрузки выписки перечислены все ПД, присутствующие в выписке, и результаты их загрузки в АвтоПарк. Все нормально, если в протоколе запись "Успешно загружен". Запись "Уже загружен" означает, что документ был загружен ранее в, например, утренней выписке, что тоже нормально. Остальные сообщения свидетельствуют о той или иной проблеме.

Ошибка загрузки ПД

ПД загружается в АвтоПарк в неготовом состоянии и нуждается в ручном дооформлении. Следует устранять причины, приведшие к ошибкам загрузки - это уменьшит ручную работу при следующей загрузке.

Не определен плательщик/получатель АвтоПарк выполняет попытку сопоставить данные плательщика/получателя из выписки с конкретным контрагентом из справочника "Контрагенты" двумя способами:

• Идентификация плательщика/получателя по номеру расчетного счета и ИНН: В АвтоПарк должен присутствовать единственный действующий на дату ПД контрагент с таким номером счета. БИК из выписки должен совпадать с БИК банка, в котором открыт расчетный счет. ИНН в выписке может быть пустым, либо совпадать с ИНН контрагента.
• Идентификация плательщика/получателя по ИНН: Если номер расчетного счета не найден в АвтоПарк, выполняется поиск контрагента по ИНН. В АвтоПарк должен присутствовать единственный контрагент с ИНН, указанным в выписке. В этом случае счет плательщика/получателя не может быть идентифицирован.

Не определен собственный счет/Не определен счет контрагента В АвтоПарк определен плательщик/получатель, однако не удалось однозначно идентифицировать его счет (контрагент идентифицирован по ИНН, либо в счетах контрагента отсутствует или не действует расчетный счет, указанный в выписке). Не указан исходный номер/дата подготовки/дата проводки и т.п. Диагностика на полноту представления в файле выписки обязательных для заполнения в АвтоПарк полей ПД. Не удалось распределить платеж Не удалось выполнить подбор неоплаченных ТД ровно на сумму ПД. Нет ТД с несоответствующей оплатой Невозможно выполнить автоматическое распределение платежа из-за отсутствия неоплаченных ТД. Ошибка при обработке <описание ошибки> Неудачная попытка обработки ПД после загрузки. Критические ошибки

Загрузка ПД в АвтоПарк в этом случае не выполняется. После устранения причин, приведших к критической ошибке, необходимо заново выгрузить выписку из клиент-банка и повторить процедуру загрузку выписки в АвтоПарк.

Не удалось идентифицировать ни плательщика, ни получателя Не удалось сопоставить и плательщика, и получателя в документе из выписки с соответствующими контрагентами в АвтоПарк. Неизвестный вид ПД Если в выписке присутствует неизвестный АвтоПарк документ, необходимо оформить Техническое требование, к которому приложить файл с выпиской. ПД не найден При наличии в выписке документов вида ИПП, ЧНД или ОВН на момент загрузки выписки эти документы должны быть оформлены в АвтоПарк. При загрузке ПД ИМО или ИТП в АвтоПарк должен присутствовать встречный ПД, в котором плательщик является получателем, и наоборот. В найденных ПД должны совпадать сумма и исходный номер, ПД не должны быть ранее загружены (не должно быть штампа загрузки выписки). ПД уже загружен В найденном в АвтоПарк ПД уже присутствует штамп загрузки из клиент-банка. Документ уже существует В АвтоПарк уже оформлены ПД вида ВПП, ВМО, ИМО или ИТП без штампа загрузки из клиент-банка. В ПД нет контрагента XXX В ПД в АвтоПарк указан другой плательщик/получатель, чем в выписке. Не передан в клиент-банк Загружаемые ПД вида ЧНД или ОВН не имеют штампа передачи в клиент-банк. Статус - не 'подготовлен' Загружаемые ПД вида ИПП, ЧНД или ОВН на момент загрузки должны быть в состоянии 'Подготовлен'. Различные суммы В найденных в АвтоПарк ПД вида ИПП, ЧНД или ОВН указаны другие суммы, чем в ПД в выписке. Ошибка при откате <описание ошибки> Неудачная попытка отката ПД перед загрузкой.

Проблемные ситуации

При передаче документа возник сбой (документ не был передан в клиент-банк)

• Отменить передачу документа и выполнить передачу заново.
• В режиме передачи в клиент-банк всех ПД одним файлом невозможно отменить передачу одного ПД. В этом случае следует аннулировать проблемный ПД и оформить заново, либо оформить соответствующий документ непосредственно в клиент-банке вручную.

После передачи документа возникла необходимость внести в него исправления Разумеется, речь идет о ситуации, когда проблемный документ еще не был передан в банк.

• Следует отменить передачу ПД, внести необходимые исправления и выполнить передачу заново.
• При невозможности отменить передачу (в режиме передачи в клиент-банк всех ПД одним файлом) - внести исправления в ПД без отмены передачи и продублировать эти исправления непосредственно в клиент-банке.

Виды документов

Существует большое количество платёжных бумаг. Их точный список зависит от конкретной процедуры и уточняется заявителем заранее. Рассмотрим в отдельности основные виды платёжных документов, их назначение и правила заполнения.

Инвойс (счёт-фактура)

Инвойс — обязательный документ, который оформляется продавцом транспортируемой продукции и передаётся заказчику (покупателю). Он выполняет следующие важные функции:

1. Подтверждение факта осуществления продавцом основных условий сделки (передача продукции, которая соответствует всем требованиям и характеристикам договора купли-продажи).
2. Подтверждение выплаты налога на добавленную стоимость для её дальнейшего вычета.

Точный список платёжных документов зависит от конкретной операции.

Документ должен обязательно содержать следующую информацию:

• Данные покупателя и продавца.
• Дата оформления.
• Номер.
• Наименование и количество товара.
• Стоимость товара.
• Налоговая ставка.
• Страна происхождения.
• Размер налога на добавленную стоимость и т. д.

Платёжное поручение

Платёжное поручение представляет собой документ, который оформляется владельцем банковского счёта (при осуществлении внешнеторговой деятельности — покупателем или продавцом). Бумага необходима для перевода установленной в ней денежной суммы на счёт другого абонента (продавца). С помощью платёжного поручения осуществляется безналичный расчёт за поставленные товары.

Выписка из лицевого счёта

Выписка из лицевого счёта покупателя необходима для подтверждения перевода денежных средств и выполнения платёжных условий контракта.

Запросить выписку л/с можно у банковской организации, где оформлен счёт. К общему пакету бумаг прикрепляется копия документа.

Квитанции об оплате налогов

Следующие необходимые платёжные документы — квитанции об оплате налогов. Транспортировка грузов требует оплаты таможенных пошлин в установленном размере. Перед подачей пакета бумаг необходимо взять реквизиты таможенного органа и оплатить налог.

Банковские выписки

Банковские выписки могут потребоваться только в отдельных случаях. Самыми распространёнными из них являются валютные операции. Указывается размер денежных средств, дата осуществления валютных операций и курс валют и т. д.

Задаток

Задаток — документ, который оформляется при внесении предоплаты. Он необходим для подтверждения выполнения основных условий договора покупателем.

Предоплата часто выплачивается при оформлении договора и необходима для подтверждения обязательств по соблюдению всех его условий. Кроме того, задаток — гарантия для продавца. Если по какой-то причине покупатель не выполнил условия договора, предоплата погашает понесённые продавцом убытки. Как правило, такая выплата по истечению сделки не возвращается.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

• выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Виды платежных документов

• Код. Смотри ниже перечень поддерживаемых АвтоПарк видов платежных документов.
• Обозначение. Краткое обозначение вида документа.
• Наименование.
• Наименование (ед.число).
• Группа операций.

Перечень видов платежных документов

Код Наименование Обозначение

• 01 (РКО) Расходные кассовые ордера
• 02 (ПКО) Приходные кассовые ордера
• 03 (ИПП) Исходящие платежные поручения
• 04 (ВПП) Входящие платежные поручения
• 05 (ИМО) Исходящие мемориальные ордера
• 06 (ВМО) Входящие мемориальные ордера
• 07 (ИТП) Исходящие требования-поручения
• 08 (ВТП) Входящие требования-поручения
• 09 (ОВН) Объявления о взносе наличными
• 10 (ЧНД) Чеки на получение денег
• 11 (АВО) Авансовые отчеты
• 12 (ВПК) Входящие платежные корректировки
• 13 (ИПК) Исходящие платежные корректировки
• 14 (ВхП) Входящие платежи прочие
• 15 (ИсП) Исходящие платежи прочие
• 16 (ВПГ) Входящие платежи от головной компании
• 17 (ИПГ) Исходящие платежи от головной компании
• 18 (АИН) Акты инвентаризации (недостачи)
• 19 (РОО) Расходные ордера операционной кассы
• 20 (ПОО) Приходные ордера операционной кассы
• 21 (АИИ) Акты инвентаризации (излишки)

Платёжные документы в ВЭД

Внешнеэкономическая деятельность в большинстве случаев представляет собой процедуру купли-продажи, для чего составляется и подписывается сторонами внешнеторговый контракт. Сделка невозможна без оформления платёжных документов. Они подтверждают выполнение её участниками всех условий договора и могут стать гарантией соблюдения обязательств.

При таможенном оформлении платёжные документы подтверждают стоимость единицы товара и всей партии, оплату государственной пошлины и иных взносов и т. д. Порядок уплаты таможенных платежей прямо тут. На основании сведений в платёжных бумагах выполняют расчёт таможенной пошлины и НДС.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)