Кто подписывает книгу покупок и книгу продаж

Книга продаж и покупок используется для расчета суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Сведения из книги продаж и покупок включаются в НДС-декларацию. Разберемся, кому вести такую книгу и как ее оформлять. Кто подписывает книгу продаж в 2019 году? Какие изменения произошли в книге продаж в последнее время? Ответы на эти вопросы — в нашей статье.

Оформление книги покупок и книги продаж

Книги продаж и покупок можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1 Правил ведения книги покупок, п. 1 Правил ведения книги покупок и книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137). Способ налогоплательщик выбирает самостоятельно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Книги покупок и продаж направляются в ФНС вместе с декларацией по НДС исключительно в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ).

По окончании квартала, до 25 числа следующего месяца бумажные варианты книг покупок и продаж необходимо:

• подписать (это делает руководитель организации или уполномоченное им лицо, либо индивидуальный предприниматель);
• прошнуровать;
• пронумеровать страницы.

Организация также должна скрепить страницы книг печатью (при наличии).

С книгами продаж и покупок, составленными в электронном виде, ничего делать не требуется: их не нужно распечатывать и подписать придется только в случае отправки в налоговый орган (при этом следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись).

О том, как подписать документ электронной подписью, читайте здесь.

Хранить книги продаж и покупок— как бумажные, так и электронные — следует не менее 4 лет с даты последней записи.

Такие нормы установлены п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137.

Книги покупок и продаж и НДС-декларация

Сведения из книги покупок и книги продаж не только используются для формирования отчетных показателей, но и включаются прямо в декларацию. Так, показатели книги покупок отражаются в разделе 8, а книги продаж — в разделе 9 декларации, составляемой по форме, утв. приказом ФНС России от № ММВ-7-3/558@ (ред. от ). Причем отражаются построчно. И данные каждой записи из книг участвуют в формировании цифр в соответствующих разделах декларации.

Чтобы избежать проблем при камеральной проверке, стоит позаботиться о правильном заполнении книг покупок и продаж. При этом важную роль играют коды книги покупок и книги продаж – с для заполнения графы 2 используются коды видов операций из перечня, утвержденного приказом ФНС России от № ММВ-7-3/136@. С 2019 года этот приказ до внесения в него изменений применяется с учетом разъяснений, содержащихся в письмах ФНС России от № СД-4-3/480@, от № СД-4-3/480.

Как в книге продаж отражать счета-фактуры в валюте, читайте в этом материале.

Когда вести книгу покупок

Книга предназначена для расчета налоговых вычетов по НДС (п. 1 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137). Поэтому ведение книги покупок — обязанность тех, кто эти вычеты применяет, а именно плательщиков НДС.

См. материал «Кто является плательщиком НДС?».

См. также материал «Что такое налоговые вычеты по НДС?».

Книга покупок не нужна тем налогоплательщикам, которые:

• освобождены от исполнения обязанностей плательщика НДС (ст. 145, 145.1 НК РФ);
• реализуют товары, работы, услуги только вне территории РФ;
• осуществляют только операции, не облагаемые НДС согласно ст. 149 НК РФ;
• работают на спецрежимах.

Подробнее об операциях, не облагаемых НДС, узнайте здесь.

Последние новшества по оформлению книги продаж

Требование регистрировать документы в книге продаж закреплено ст. 169 НК РФ. Бланк и сама процедура ведения реестра определены постановлением Правительства РФ от № 1137.

К необходимости постоянно оформлять подобный журнал привыкли уже все организации на ОСН. В книге продаж последовательно накапливаются данные о фактах, влекущих изменения базы обложения НДС (на основании счетов-фактур, лент кассового аппарата, документов строгой отчетности и иных первичных форм) на ту дату, когда они оформляются.

Текущий бланк впервые начал применяться в 2014 году и с тех пор не претерпел сколько-нибудь значимых изменений. На тот момент в нём появились дополнительные столбцы, произошло объединение некоторых полей, стало возможным вносить данные агентам, указывать номер таможенных деклараций и тип валюты.

Когда вести книгу продаж

В этой книге рассчитывается НДС к уплате. Заполняется она во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога (п. 3 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137).

Ведение книги продаж обязательно:

• для плательщиков НДС, включая освобожденных от обязанностей плательщика (последним книга необходима для подтверждения права на освобождение (пп. 3 и 6 ст. 145 НК РФ));
• налоговых агентов по НДС, в том числе тех, которые не являются налогоплательщиками («упрощенцев», «вмененщиков»).

Нюансы работы с НДС налогоплательщиков на спецрежимах узнайте из материалов:

• «НДС при УСН: в каких случаях платить и как учитывать налог в 2019 - 2020 годах?»;
• «При каких операциях на ЕНВД нужно платить НДС?».

Кто подписывает книгу продаж?

Книгу продаж можно вести:

• в электронном виде;
• на бумажном носителе.

В первом варианте книга продаж по окончании квартала распечатывается, пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется печатью организации и подписывается руководителем (уполномоченным представителем) или индивидуальным предпринимателем (уполномоченным представителем). Если организация или ИП работают без печати, можно сделать соответствующую пометку. Дополнительные листы распечатываются и прикрепляются к книге продаж за указанный налоговый период (п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от . 2011 № 1137).

Руководитель предприятия, а также ИП вправе делегировать свои обязанности уполномоченному представителю, оформив при этом доверенность. Уполномоченный представитель налогоплательщика — физическое или юридическое лицо, действующее на основании доверенности, выданной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3, п. 1 ст. 29 НК РФ).

ИП (или его уполномоченный представитель) подписывает книгу продаж с указанием номера и даты свидетельства о регистрации.

При передаче книги продаж в составе налоговой декларации по НДС в налоговые органы в электронном виде, она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП (или уполномоченными лицами). В случае подписания книги продаж в электронном виде уполномоченным лицом, одновременно в налоговую инспекцию передается доверенность, а к декларации нужно прилагать информационное сообщение о ней.

Проводки по НДС

Для учета НДС применяются стандартные проводки:

По итогам квартала:

• дебетовое сальдо счета 68 по НДС подлежит возмещению;
• кредитовое — уплате в бюджет.

Итоговые обороты за квартал по кредиту 68 счета по НДС должны быть равны исходящему НДС по книге продаж, а по дебету — входящему НДС, зафиксированному в книге покупок.

Пример

ООО «Смайлик» приобрело товары для продажи на сумму 120 000 руб. (включая 20 000 руб. НДС). Данные товары были проданы на сумму 144 000 руб. (включая 24 000 руб. НДС).

Проводки:

Рассмотрим обороты по счету 68 (НДС):

Дт 20 000 Кт 24 000 — сальдо 4 000 кредитовое.

То есть ООО «Смайлик» заплатит в бюджет НДС в сумме 4 000 руб. (24 000 – 20 000).

Рассмотрим форму и алгоритм заполнения книг продаж и покупок.

Где скачать бланк и образец заполнения книг продаж и покупок

Бланки книги продаж и покупок, а также правила их заполнения определены в постановлении Правительства от № 1137:

• бланк книги покупок— в приложении 4;
• бланк книги продаж — в приложении 5.

Важно! С года применяется обновленный бланк книги продаж, утвержденный Постановлением Правительства от №15. Что изменилось в форме читайте здесь.

Этим же постановлением утверждены и формы дополнительных листов книги продаж и покупок, с помощью которых в книги вносятся исправления за предыдущие налоговые периоды.

Напомним, что с 4 квартала 2019 года книга покупок и доплисты составляются по форме, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 в редакции постановления Правительства от № 981. А книга продаж и ее доплист с утв. постановления Правительства РФ от № 15.

Скачайте действующие бланки книги покупок и книги продаж здесь:

Скачать форму

Скачать форму

Какие изменения произошли в оформлении книги продаж?

Обязанность по ведению книги продаж оговорена в п. 3 ст. 169 НК РФ, а форма и правила ее заполнения зафиксированы в Постановлении Правительства РФ от № 1137.

Ведение книги продаж не является чем-то новым для налогоплательщиков. Книга продаж — регистр, куда в хронологическом порядке заносятся выставленные счета-фактуры, а также показатели контрольно-кассовых лент, бланков строгой отчетности в том налоговом периоде, в котором они были составлены (п. 1 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от . 2011 № 1137).

Актуальная форма книги продаж действует с . Изменения в нее были внесены в связи с ростом ставки НДС с 18 до 20%.

Подробнее см. здесь.

В прошлый раз форму корректировали в октябре 2019 года. Тогда:

• в форме книги продаж появились новые графы (3а «Регистрационный номер таможенной декларации», 3б «Код вида товара»);
• в порядок заполнения книги продаж внесли новшества и корректировки — уточнили порядок внесения исправлений, перенесли срок подписания бумажного варианта книги продаж (с 20-го на 25-е число), описали подробные правила регистрации корректировочных счетов-фактур и др.

Пример заполнения книги продаж по актуальной форме можно найти здесь.

Книги покупок и продаж — что это такое в бухгалтерии

Чтобы избежать санкций при расчетах с бюджетом по налогу на добавленную стоимость, налогоплательщикам следует обеспечить такой порядок ведения учета, который в полной мере раскроет информацию, представленную в декларации по НДС. Для накопления и систематизации информации из первички используются специальные регистры бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерские регистры по учету входного и исходящего НДС:

• законодательно обязательной формы не имеют и могут быть разработаны компанией самостоятельно в соответствии со ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ;
• оформляются на бумаге или в электронном виде с возможностью распечатки.

Налоговые регистры по учету НДС:

• оформляются в законодательно утвержденной форме книг покупок и продаж, с помощью которых обобщаются сведения о входящих и исходящих счетах-фактурах;
• подлежат обязательному заполнению всеми плательщиками налога на добавленную стоимость.

Как правило, в бухгалтерском учете используются формы книг покупок и продаж, установленные для налогового учета.

О требованиях к регистрам и правилах закрепления их в учетной политике читайте в статье «Регистры налогового учета по НДС: закрепляем в учетной политике».

Кому дано право подписи в книге продаж

Допускается создание описываемого регистра 2 способами:

• на бумажном бланке;
• с использованием специализированных средств.

Выбор последнего способа не освобождает компанию от создания печатного экземпляра реестра. Делается это по итогам каждого квартала путем распечатки на принтере, с последующим проставлением порядковых номеров на страницах и их сшиванием. Полученный таким образом документ подписывается руководителем или предпринимателем. При наличии печати необходимо проставить ее оттиск. Если возникает необходимость в дополнительных листах, они также печатаются на принтере и подшиваются к книге того квартала, за который производится корректировка.

Подписывать регистр может также лицо, на которое распоряжением руководителя возложена данная обязанность, при этом оформляется доверенность. Частному предпринимателю необходимо рядом с подписью указать реквизиты своего свидетельства о регистрации. Если книга затребована налоговиками в электронном виде, она удостоверяется цифровой подписью, подтвержденной надлежащим образом.