Как проверить книгу покупок по оборотам

Как проверить книгу продаж и книгу покупок? Этот вопрос часто задают бухгалтеры, когда идет подготовка декларации по НДС. Чтобы избежать санкций со стороны налоговых органов, необходимо правильно. Если в книгах продаж и покупок налоговиками при проверках будут найдены ошибки, то это может привести к доначислению налогов. Узнайте, как самостоятельно проверить данные документы.

Общий порядок проверки

Книги продаж и покупок следует проверять в определенном порядке. Он облегчает обнаружение ошибок, сокращает объем работы. Рассмотрим все основные этапы проверки книги продаж:

1. Сначала нужно удостовериться в том, что журнал оформлен правильно. То есть каждый зарегистрированный счет-фактура сопровождается указанием точного номера, даты регистрации, названия продукции, суммы НДС и совокупной стоимости. Грубой ошибкой является сквозная нумерация.
2. Проверяется наличие всех нужных подписей. В журнал могут вноситься исправления. Их наличие допускается. Однако все поправки должны быть утверждены управленцем или главбухом. Если этого не сделано ранее, утверждение выполняется в рамках процедуры проверки.
3. Нужно исполнить акт сверки сведений с покупателями. Эта процедура предшествует сшиванию журнала.
4. Нужно сверить эти сведения: номера и даты счетов-фактур, данные о покупателе, ИНН. Производится сверка окончательных сумм. Для этой работы потребуется оборотно-сальдовая ведомость.
5. Для полноценной проверки специалист должен знать правила заполнения журнала. В частности, если товар передается безвозмездно, операцию не нужно регистрировать. Не регистрируется фактура, которая выставляется на размер аванса при проведении частичной оплаты.
6. Последний шаг – проставление нумерации. Книгу нужно сшить, скрепить данные посредством подписи управленца. На заключительном листе проставляется количество страниц.

Второй шаг – проверка журнала покупок. Осуществляется в соответствии с этими этапами:

1. Выполняются акты сверок с контрагентами. В процессе сверки проверяются суммы, даты регистрации. Требуется удостовериться, что реквизиты фирмы указаны верно.
2. Данные из книги сверяются с данными из сальдовой ведомости.
3. Если обнаружен недочет в счете-фактуре за предыдущий налоговый период, необходимо аннулировать его. Для этого книга дополняется еще одним листом. Оформляется декларация по НДС с верно указанной информацией. Подается она в ФНС. Аналогичный порядок действий актуален тогда, когда какой-либо счет-фактура не был зарегистрирован.

Это общий порядок проверки. Основа этой процедуры – сверка сведений.

Проверка книги покупок по оборотке

Книга покупок — это большая таблица, которая ведется в электронном или бумажном виде и в которой регистрируются счета-фактуры и документы, подтверждающие правильность определения суммы НДС, подлежащей вычету или возмещению в порядке, установленном Налоговым кодексом.

Если вся первичка отражена в учетной бухгалтерской программе правильно, книга покупок сформируется без ошибок.

Как проверить книгу покупок?

Для этого обязательно надо проверить за один отчетный период:

• сумму вычетов в декларации по НДС;
• сумму по дебету счета .

Если эти суммы совпали с книгой покупок — значит, у вас всё сформировано правильно, если нет — надо искать ошибки.

Правильность заполнения книги покупок проверяется по формуле:

При наличии ошибок надо сформировать анализ счета и проверить выполнение равенства:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

Кредитовые обороты за период за минусом оплаченного налога (проводка Дт 68 Кт 51) = НДС в книге покупок

Также надо проверить:

• соответствие счетов и : чтобы по одному и тому же контрагенту и одному и тому же договору не было дебетовых и кредитовых остатков;
• сальдо по счету 76.ВА по конкретному контрагенту и конкретному договору (при соблюдении условий, указанных в п. 9 ст. 172 НК РФ) должно быть не более, чем сальдо по счету по этому же контрагенту и договору, умноженному на расчетную ставку 18/118.

Особенности сверки

Книгу покупок рекомендуется сверять не с оборотной ведомостью, а с анализом сч. 68/2. Если неточностей в журнале нет, то должны совпасть эти показатели:

• Размер НДС по журналу приобретений.
• Размер вычетов по декларации.
• Сумма на дебетовом счете 68/2.

Если суммы не совпали, выполняется анализ несоответствий. Декларация по НДС создается на основании налоговых регистров. А потому нужно верно заполнять эти регистры. В рамках сверки ключевым является регистр учета «НДС с приобретений». Он настраивается на основании аналитики. Последняя предполагает детализацию всех операций: обозначение поставщиков, указание документов.

К СВЕДЕНИЮ! Убрать все неточности будет проще, если в электронной документации заполнена строка «разновидности взаиморасчетов».

Самостоятельная проверка

Проверка исчисления в бухгалтерском учете

Благодаря проверке перечня оборотов, что облагаются налогом, можно определить, все ли товары имеют их в расчетах. Необходимо проследить, соответствуют ли суммы в расчете оборотов информации бухучета.

Чтобы реализовать эту задачу используют счет 46, 47, 48, проводится сверка по информации журнала-ордера 11, 13, ведомости 16, 16а.

Проверка общего оборота по продаже продукции в налоговых расчетах проводится с помощью:

1. Выписок расчетных счетов организации в банке.
2. Банковских и кассовых документов.
3. Ведомостей продажи продукции и расчета с поставщиком.
4. Счет, что оплатил покупатель и т. д.

При детальном рассмотрении ведомости продажи можно определить:

• когда сумма с частичной оплаты будет относиться не на счет продажи, а на счет расчета покупателя;
• есть ли ошибки в расчетах НДС.

Все данные, что предоставлялись в Налоговую инспекцию, должны быть идентичными той информации, что указана в бланках бухучета.

Если есть ошибки в составленном годовом отчете, плательщик может вносить уточнения, но только в пределах указанного срока. Иначе будут применены штрафные санкции.

Сверяя показания в расчетах НДС по оборотам, что облагаются налогом, инспекторами будут рассмотрены все записи в ведомостях продаж продукции.

Эти меры нужны для предотвращения неправильных снижений оборотов и налоговой суммы.

С помощью книг покупок и продаж

Плательщиками налога на добавленную стоимость должен вестись учет счетов-фактур, которые были выданы и получены.

Журналы, рассчитаны для этого – книги покупок и книги продаж.

Для исключения такого риска проверяйте, правильно ли все оформлено. Как проверить НДС по книге покупок?

Не пропускайте номера, проставьте даты, названия продукции, печати, подписи, суммы налога. Сквозную нумерацию делать нельзя.

Фото: подписи сторон

До того, как сшивать документ, стоит проводить акты сверок с покупателями. Необходимо сверить номера и даты счетов-фактур, суммы НДС, реквизиты сторон, общие суммы, ИНН.

Для этого используется оборотно-сальдовая ведомость. При безвозмездной или частичной передаче товара счет-фактура не будет регистрироваться.

После сшивания ставят печать, затем книгу подписывает должностное лицо. На оборотке пишут количество страниц. При замеченной ошибке в счетах-фактурах за отчетный период стоит ее аннулировать.

На дополнительном листе оформляют новый образец декларации и затем сдают с уполномоченные органы.

При проверке целесообразно использование отчета о сверке книги покупок с проводками.

По оборотно-сальдовой ведомости (оборотке)

После проверки расчетов в книге продаж и покупок следует сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету:

Сверяйте данные с итоговой суммой. Далее в 1С формируют субконто по каждому контрагенту. Ни одна сумма не должна остаться на счете без сопроводительной документации.

Формируется оборотно-сальдовая ведомость по счету 41, 19 (дебетовое сальдо – ноль). При наличии авансовых платежей используют счет 62 субсчет 2.

Кредитовую сумму разделяют на 118 и умножают на 18. Открывают документ (счет 76, авансовый субсчет) и сравнивают полученные цифры в кредите.

При помощи авансов

Согласно заключенным договорам предусмотрена оплата аванса, главной целью которого – обеспечение выполнения обязанностей. Обычно это 30-50 процентов, в отдельных случаях – 100. Как проверить расчет всех перечислений?

Выданных

Авансовый платеж нужно оформить на балансовом счете, что относится к расчетам по отгруженному товару.

Чтобы правильно вести учет, открывают субсчета. Расчет по выданному авансовому платежу ведут с помощью счета 62 субсчет 51.

При поиске ошибок в указанных суммах НДС с авансов (счет 76АВ) и расчетной суммы используется счет 62. К остаткам налога будет выведен перечень документации, что не соответствует расчетам с контрагентами.

Кнопкой счета 76ВА НДС с платежей, что выданы, проверяют расчеты в том случае, когда предприятие пользовалось правами на вычеты в момент перечисления предоплаты поставщикам.

При несоответствии данных 76АВ и счета могут быть выявлены такие причины:

• наличие ошибок в сумме счета-фактуры;
• наличие ошибок в сумме документации зачетного аванса. Благодаря отчету (структура подчиненности) открывают информацию и осуществляют проверку сумм.

Полученных

Кнопка «Счет » для полученных авансов необходима для проверки правильности начислений НДС. Указываются данные в проводке Дт 51 Кт 76.

Если между сторонами расторгается договор, то платеж, что получил продавец, должен быть возвращен, и операция отмечается в проводке Дт 91 Кт 60.

Как и в случае с выданными авансами, для проверки ошибок стоит воспользоваться программой 1С.

Что собой представляет книга

Плательщики обязаны вести учет всех счетов-фактур. Их нужно фиксировать в журналах, предназначающихся для учета. Обычно составляются они по формам, установленным законом.

Если в этих бумагах будут содержаться ошибки, представители контролирующих органов вычеркнут ранее указанное значение, а затем доначислят налоги. Наличие неточностей приводит к необходимости дополнительного документооборота. А потому книгу нужно проверять заранее.

Проверка книги продаж

Книга представляет собой налоговый регистр. Он необходим для фиксации всех бумаг, касающихся определения НДС. Верность содержания книги проверяется так:

Журнал продаж = Оборот по сч. 90/03 (НДС с продаж) + Оборот по ДТ сч. 76АВ + Оборот по ДТ сч.76АВ/

Как проверяется журнал продаж? Процедура потребует составления сальдовой ведомости по сч. 90/01. В журнале могут отсутствовать эти операции:

• Необлагаемые НДС.
• Со ставкой, равной 0%.

При данных обстоятельствах оборот по КТ счета 90/01, помноженный на ставку 18/118, тождественен обороту по дебету счета 90/03 (запись ДТ90/03 КТ68/02).

Что делать, если эти значения не равны друг другу? Необходимо исполнить проверку этих показателей:

• Если отсутствуют операции без обложения НДС или со ставкой 0%, сальдо по сч.19 на завершение периода составляет ноль.
• Счета 62/01 и 62/02 соответствуют друг другу. По одному партнеру и соглашению отсутствуют остатки по дебету и кредиту.
• Сальдо сч. 76АВ тождественно сальдо сч. 62/02, помноженного на 18/118. Если присутствуют авансы в валюте, необходимо добавить к формуле сальдо и этих счетов.

К СВЕДЕНИЮ! Проверкой занимается бухгалтер компании. Контроль выполняется перед оформлением декларации.

Детали проверки журналов

Рассмотрим конкретные нюансы проверки журналов.

Проверка книги приобретений

Книга представляет собой обширную таблицу. В ней фиксируются счета-фактуры, а также бумаги, удостоверяющие верность расчета суммы НДС к вычету. Если сведения из первички зафиксированы в учетной программе верно, журнал покупок заполняется без недочетов.

Как осуществляется проверка? Сначала нужно обратить внимание на эти значения за единый период:

• Размер вычетов по НДС.
• Дебетовые суммы счета 68/2.

Ошибки можно найти при помощи программы «1С». Для этого нужно найти вкладку «НДС с приобретений», а затем нажать на вкладку по аналитике по первичке и контрагентам. Верность заполнения журнала покупок можно проверить по этой схеме:

Журнал покупок = Оборот по счету 19 (НДС с приобретений) + Оборот КТ счета 76АВ + Оборот КТ счета 76ВА.

Если обнаружены неточности, требуется сделать анализ сч. 68/02. Затем выполняется проверка равенства:

Кредитовый оборот за исключением выплаченного налога (запись ДТ68 КТ51) = НДС из журнала покупок.

Необходимо также выполнить проверку этих значений:

• Счета 60/01 и 60/02 соответствуют друг другу. По одному партнеру и соглашению не может быть остатков по дебету и кредиту.
• Сальдо по счету 76ВА по определенному контрагенту и по определенному соглашению (если соблюдаются положения из пункта 9 статьи 172 НК РФ) не превышает сальдо по счету 60/02 по такому же партнеру и соглашению, помноженному на ставку 18/118.

Проверка подразумевает проведение расчетов, сравнение документов.

Проверка НДС налоговыми органами

Вы считаете, что все внимательно проверили? Не стоит расслабляться, ведь при проверке уже уполномоченными органами может быть выявлено то, чему вы не придали значения.

Перестрахуйтесь, запаситесь знаниями, которые помогут встретить проверку без страха.

Формирование налоговой базы

Проверяя декларацию, Налоговая обратит внимание, правильно ли сформирована налоговая база. Налог должен быть начислен по единой методике – начислением по отгрузкам.

Есть некоторые особенности определения:

1. При продаже продукции по договору о купле или продаже налоговой базой считается цена продукции, расчет которой проведен из стоимости, выделенной в соответствии со ст. 40 НК, учитывая акцизы (если товар подакцизный) без налога.
2. При продаже имущества, что учитывается на балансе с налогом, налоговой базой считается разница цены продаваемого товара с НДС, акциза (если необходимо) и остаточной суммы, учитывая переоценки продаваемого товара.
3. При получении прибыли по поручительному договору, комиссиям или договору агентов, базу определяют как сумму прибыли, что была получена в качестве вознаграждения при выполнении условий документации.
4. Если есть договора уступок финансовых требований, базу определяют по общей схеме.
5. При продаже задолженностей базу определяют как сумму превышений прибыли, что была получена кредиторами при дальнейшей продаже, над суммами затрат на покупку (НДС определят по расчетной ставке).
6. При передаче безвозмездно, база – цена продукции, подсчитана в соответствии с рыночными рамками стоимостей.

Средства субсидии, что предоставлены бюджетом при применении налогоплательщиками сумм, регулируемых государством, при определении базы налога не будут учтены.

Как проходит камеральная налоговая проверка по НДС смотрите в статье: камеральная проверка по НДС к возмещению.

Какой порядок начисления НДС, читайте здесь.

При предоплате НДС должен начисляться после отгрузки товара. Формирование налоговой базы проверяется при продаже продукции.

При этом будут использованы данные из налоговой декларации и сопоставлены с той информацией, что отражается в бухучете:

Представителем налоговых структур проверяется формирование налоговой базы с использованием данных, что указывались плательщиками в 3-м разделе декларации (по расчету налоговых сумм).

Они подлежат перечислению в госказну с операций по продажам продукции, передачи прав на имущество, что являются налогооблагаемыми согласно ст.164 НК.

Здесь будет отображена вся информация о налоговой базе по продаже продукции.

Проверяя, уполномоченное лицо обратит внимание на договор, что заключался с покупателем, акты оказанных услуг/работ.

По авансам

Документальная проверка по авансовому платежу должна быть осуществлена в соответствии с законом РФ №1992-1 «О НДС», оплата по которому проводится по определенным правилам.

Зависят перечисления от меры поступлений денег за продукцию на счет организации. Счета, что используются:

Видео: проверка ведения учета НДС в программе 1С Бухгалтерия

По дате отгрузок исполнителю или заказчику. Определяется при предоставлении счетов в банковскую организацию на инкассо или при передаче документации заказчикам или исполнителям, что предусмотрены документацией. Используют счета Дт 62, Кт 46, 47, 48.

Правомерность вычетов

Проверяя правомерность использования вычета по налогу на добавленную стоимость, налоговик должен:

1. Быть ознакомлен с проведением аналитического учета (счет 19 для определения налога по купленным ценностям).
2. Оценивать, насколько качественно выполнен учет и проконтролированы операции.
3. Должен быть уверен в том, что имеется раздельный учет налогов по покупке товарным материальным ценностям.
4. Проверяется, насколько соблюден порядок и сроки проведения вычета.

Проверяют и то, правильно ли оформлен счет-фактура, который является основой вычетов НДС, а также – соблюден ли принцип соответствия вычета по времени с оприходованием товарных материальных ценностей.

Формирование счетов-фактур

Счет-фактура – основание для использования вычета, поэтому налоговая инспекция внимательно проверяет ее оформление.

Как налоговики проверяют налог? Для того чтобы не возникло проблем, стоит внимательно заполнить документ.

Представитель налоговых структур обратит внимание на наличие таких деталей (согласно ст. 169 НК):

• номера и даты выписок;
• наименований, адресов и ИНН обеих сторон;
• наименований и адресов отправителей и получателей груза;
• номера платежно-расчетных документов при предварительной оплате;
• наименований продукции;
• стоимость единицы;
• цену продуктов без НДС;
• акцизную сумму акциза;
• налоговую ставку;
• сумму НДС;
• цену продукции, учитывая НДС;
• наличие подписей.

Если присутствуют ошибки, которые не будут препятствовать определить продавцов, покупателей, суммы, права на имущество, ставки – не будет основания для отказа в вычетах.

Не последует отказ в праве на вычет и при невыполнении некоторых требований к счетам-фактурам, что предусмотрены пунктом 5,6 ст. 169.

Правильность заполнения декларации

Многие плательщики налога злоупотребляют возмещением НДС из бюджета. Поэтому до того, как проверить правильность начисления НДС придет налоговая, стоит внимательно самостоятельно сверить все данные.

Видео: проверка НДС. Функциональные возможности

Что же стоит знать? Применяется одна декларация для отражения операций по ставке 0%, 10% и 18%.

Вместе с ней должны быть предоставлены все сопутствующие документы, которые подтвердят право на возмещение НДС. Особое внимание налоговики уделяют правильности формирования налоговой базы.

Начинаются проверки с того, что рассматривают, соблюдено ли порядок отчетности.

Плательщиками заполняются 1-й и 2-й раздел. Стоит отметить, что разделы должны быть заполнены в отдельности по всем плательщикам налога – иностранным лицам, что не находятся на учете в налоговой структуре.

Остановимся на том, чего нельзя упустить:

1. Проверьте правильность заполнения всех реквизитов на титульном листе. К примеру, из-за несоответствия ИНН придется воспользоваться услугами юриста, чтобы отстоять в суде принадлежность данных к определенному плательщику.
2. Определитесь, какая форма декларации будет подана: полная или сокращенная.
3. Перечитайте все данные. Разделы и операции должны соответствовать тем, что проводились компанией.
4. Проверьте, не перепутали ли коды.
5. Уточните, нужно ли вам заполнить 5 раздел. Если подтверждено 0%-ставку, тогда придется вписать информацию.

Как проверяется книга продаж?

Книга продаж — это налоговый регистр, который служит для отражения всех документов по начислению НДС.

Правильность заполнения книги продаж проверяется по формуле:

Как проверить книгу продаж по оборотке?

Для этого формируется оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счету . Если нет операций, не облагаемых НДС, и операций по ставке 0%, то кредитовый оборот по этому счету, умноженный на расчетную ставку 18/118, должен быть равен дебетовому обороту по счету (Дт Кт ).

Как проверяется книга продаж, если данное равенство не выполнено? В этом случае необходимо проконтролировать следующее:

• Если нет операций, не облагаемых НДС, и операций по ставке 0%, то сальдо счета 19 на конец налогового периода должно быть равно 0.
• Соответствие счетов и : чтобы по одному и тому же контрагенту и одному и тому же договору не было дебетовых и кредитовых остатков.
• Сальдо счета 76.АВ должно быть равно сальдо по счету , умноженному на 18/118. Если прошли авансы в валюте или в условных единицах, то надо прибавить сальдо и этих счетов.

Зачем это нужно?

Главному бухгалтеру предстоит постоянно следить за правильностью составленной документации по НДС, иначе не обойтись без разбирательств с Налоговой инспекцией.

Небольшая ошибка, которая кажется каплей в море, может стать фатальной для деятельности организации.

Налоговиками при выявлении несоответствий будут наложены штрафы, иногда не обойтись без судебных разбирательств.